Dokumentation

Am Anfang steht ein kurzer Abgleich: Welche Abläufe, Rollen, Vorlagen und Dokumente werden gebraucht? Danach wird Ihr Pluvius vorbereitet, gemeinsam eingerichtet und Schritt für Schritt mit Ihrem Team eingeführt.

Ja. Über eine Demo können Sie die wichtigsten Bereiche ausprobieren und prüfen, wie Projektanlage, Terminplanung, Dokumentation, Angebote und Rechnungen in Ihren Alltag passen.

Ja. Firmenname, Anschrift und Logo pflegen Sie unter Einstellungen ▸ Admin ▸ Unternehmen; diese Angaben gibt es genau einmal. Alles, was sich je Niederlassung unterscheidet, gehört zum Standort: Rechnungsadresse, Steuernummer, Bankverbindung und das Briefpapier. Je Standort lassen sich bis zu drei Briefpapiere hinterlegen. Seitenränder, PDF-Vorlagen und Sondervorlagen je Versicherung, Hausverwaltung oder Kunde stellen Sie unter PDF Layout ein. Ausführlich in den Guides 10.1 Unternehmensdaten, 10.2 Standorte und 10.18 PDF Layout.

Mit dem Rundgang: Guide 1.1 zeigt, wie die Oberfläche aufgebaut ist, Guide 1.3 erklärt die Startseite. Danach geht es je nach Aufgabe weiter — im Innendienst mit 3.1 Neues Projekt anlegen, im Außendienst mit 4.1 Terminansicht im Außendienst. Über Suche und Kategorien finden Sie anschließend gezielt einzelne Funktionen, damit nicht jedes Detail erneut erklärt werden muss.

Ja. Pluvius läuft im Browser und ist für alle Betriebssysteme ausgelegt; es muss nichts installiert werden. Sie können also von jedem Endgerät arbeiten, ob Windows-Rechner, Apple- oder Android-Gerät. Fotos, Notizen, Termine und Dokumentationsschritte werden direkt im laufenden Vorgang erfasst und später im Büro weiterverarbeitet. Für den Einsatz ohne Verbindung gibt es zusätzlich eine Offline-Funktion. Ausführlich in den Guides 4.1 Terminansicht im Außendienst und 4.11 Offline-Funktion.

Das Gerätecockpit zeigt nur Geräte des Standorts, der am eigenen Benutzerprofil hinterlegt ist. Ist dort keine Niederlassung eingetragen, bleibt die Übersicht leer, auch wenn im System Geräte stehen. Den Standort setzen Sie unter Einstellungen ▸ Mitarbeiter beim jeweiligen Benutzer. Ausführlich in den Guides 9.1 Gerätecockpit und 10.8 Standort und Abteilung je Mitarbeiter.

Ein externer Zugang sieht nur Projekte, die zu seinen Zuordnungen passen: Hausverwaltung, Versicherung, Agentur, Subunternehmer oder Kunde. Ohne jede Zuordnung wird bewusst nichts freigegeben, die Ansicht bleibt leer. Mehrere Zuordnungen grenzen die Auswahl weiter ein, sie summieren sich nicht. Die Zuordnungen pflegen Sie unter Einstellungen ▸ Externe Nutzer, ausführlich in Guide 10.21.

Dafür sind zwei Freigaben nötig. Am Zugang muss das Recht „Kann Dokumente sehen" gesetzt sein, und am einzelnen Dokument die Freigabe für externe Sichtbarkeit. Fehlt eine von beiden, bleibt das Dokument gesperrt, auch wenn das Projekt sichtbar ist. Ein Dokument, das der externe Zugang selbst hochlädt, wird automatisch freigegeben. Ausführlich in den Guides 10.21 Externe Nutzer und 3.12 Dokumentenupload im Auftrag.

Die Abtretung liegt als Dokument-Layout im System, erscheint im Termin aber erst, wenn sie aktiviert und der jeweiligen Tätigkeit zugeordnet ist. Ohne diese Zuordnung ist sie nicht auffindbar, obwohl sie angelegt ist. Die Zuordnung setzen Sie unter Einstellungen ▸ Tätigkeiten bei der Tätigkeit im Bereich Dokumente. Ist am Dokument zusätzlich ein Versicherer eingetragen, erscheint es nur bei Projekten mit genau diesem Versicherer. Ausführlich in Guide 10.19 Dokumentvorlagen und Pflichtdokumente.

Feiertage werden je Jahr importiert und nicht automatisch fortgeschrieben. Für ein neues Jahr führen Sie den Import erneut aus. Ein Feiertag ohne Standort gilt für alle Niederlassungen, ein Feiertag mit Standort nur für diese. Ausführlich in Guide 10.20 Einstellungen ▸ Feiertage.

Solange eine Rechnung nicht gebucht ist, trägt das PDF die Überschrift „Rechnungsentwurf". Sobald Sie die Rechnung buchen, steht dort „Rechnung", bei Abschlagsrechnungen „Abschlagsrechnung". Zum Buchen muss an der Rechnung eine Kontonummer ausgewählt sein. Ausführlich in den Guides 6.1 Rechnungserstellung und 6.3 Rechnungen erstellen und zuordnen.

Zahlungsziel und Skonto stehen nicht am Beleg, sondern am Kunden; von dort werden sie auf Angebot und Rechnung übernommen. Sie ändern beides in den Kundendaten: im Bereich Stammdaten den Kunden suchen und bearbeiten, Felder Zahlungsziel (in Tagen, Vorbelegung 14) und Skonto. Auch aus der Projektansicht heraus sind die Kundendaten erreichbar. Die Änderung wirkt auf neue Belege dieses Kunden und auf die Mahnstufe. Ausführlich in Guide 8.2 Kunden.

Der Steuersatz einer Rechnung kommt aus dem Buchungskonto. Legen Sie dafür ein Konto mit 0 Prozent an: Personensymbol ▸ Abrechnung ▸ Konten, oben rechts über Hinzufügen. Tragen Sie den Steuersatz 0 ein und wählen Sie als Steuerkategorie „Reverse Charge (§13b)". In der Rechnung wählen Sie dieses Konto anschließend im Bereich Info aus. Der Hinweistext zum §13b ist in der PDF-Vorlage hinterlegt. Ausführlich in Guide 10.10 Einstellungen ▸ Buchungskonten.

Einen zeitgesteuerten Mahnlauf gibt es nicht. Pluvius berechnet die Mahnstufe automatisch aus dem Zahlungsziel des Kunden und stellt die offenen Rechnungen in der Mahnliste zusammen; die Zahlungserinnerung verschicken Sie dort per Sammelauswahl auf Knopfdruck. Es gibt eine Textstufe, die Zahlungserinnerung, und keine getrennten Texte für erste, zweite und dritte Mahnung. Ausführlich in Guide 7.4 Mahnliste.

Der Lohnanteil einer Leistung wird in ganzen Prozentwerten von 0 bis 100 hinterlegt; Nachkommastellen sind an dieser Stelle nicht möglich. Die Angabe ist eine Voreinstellung für die jeweilige Leistung. Bei der Rechnungserstellung lässt sich der Lohnanteil für die einzelnen Positionen weiterhin individuell anpassen.

Ja. Die Einheit wird an der Leistung als Text hinterlegt, Sie können also auch „m²/Std" eintragen, damit ersichtlich ist, dass es sich um Quadratmeter je Stunde handelt. Ausführlich in Guide 5.8 Leistungen und Leistungsverzeichnis.

Ja, dafür gibt es die Lesezeichen in der Angebots- und Rechnungsmaske. Markieren Sie die Positionen und speichern Sie sie mit der Taste F6 unter einem Namen, zum Beispiel „Set Vorarbeiten"; später fügen Sie die Gruppe wieder ein. Für die dauerhafte Pflege von Preisen und Texten dient zusätzlich das Leistungsverzeichnis. Ausführlich in den Guides 5.4 Kurztasten und Einstellungen und 5.8 Leistungen und Leistungsverzeichnis.

Zum Angebot lässt sich ein PDF ohne Preise erzeugen; es wird als Leistungsverzeichnis ausgegeben und nutzt eine eigene PDF-Vorlage. Unabhängig davon sehen Benutzer der Gruppe Außendienst in der Termin- und Auftragsansicht ohnehin keine Preise und keine Rechnungen. Ausführlich in den Guides 5.8 Leistungen und Leistungsverzeichnis, 4.1 Terminansicht im Außendienst und 10.7 Rechte und Rollen.

Über Excel-Import. Geräte, Material, Fahrzeuge, Leistungstexte und die meisten Stammdaten lassen sich als Tabelle einlesen. Abteilung, Standort und Lieferant müssen dafür vorher als Stammdaten angelegt sein und in der Tabelle exakt gleich geschrieben werden, denn die Zuordnung läuft über den Namen. Ausführlich in den Guides 8.7 Stammdaten per Excel importieren und 5.9 Leistungen per Excel importieren.

Der Import erwartet die Spaltenaufteilung der Pluvius-Vorlage. Eine Tabelle von der Versicherung hat in der Regel eine andere Struktur und lässt sich deshalb nicht unverändert einspielen. Der Weg ist: im Importfenster zuerst die Excel-Vorlage herunterladen, die Werte aus der Tabelle der Versicherung in die Spalten der Vorlage übertragen und die Vorlage anschließend hochladen. Bleibt die ID-Spalte leer, wird ein neuer Datensatz angelegt; steht dort eine ID, wird der vorhandene Datensatz aktualisiert. Die Prüfung läuft beim Hochladen automatisch und meldet fehlerhafte Zeilen. Liegt das Leistungsverzeichnis als GAEB- oder CSV-Datei vor, gibt es dafür im Angebot einen eigenen Import. Ausführlich in Guide 5.9 Leistungen per Excel importieren.

Mieter und Ansprechpartner hängen am Projekt, nicht am Objekt. Innerhalb eines Projekts stehen sie allen Aufträgen zur Verfügung. Wird zum selben Objekt ein neues Projekt angelegt, ist die Mieterliste dort wieder leer und wird neu erfasst. Ausführlich in den Guides 3.2 Mieter und Ansprechpartner hinzufügen und 8.3 Objekte und Gebäude.

Über den Geräteaufbau im Termin. Dort ordnen Sie die Geräte dem Auftrag zu; beim Abbau werden sie wieder freigegeben. Die Zählerstände werden beim Auf- und Abbau erfasst und sind die Grundlage für die Stromverbrauchsabrechnung. Ausführlich in den Guides 4.7 Geräteaufbau, 4.8 Geräteabbau und 3.11 Stromverbrauch generieren.

Über den Arbeitsnachweis im Termin und über das Abhaken des Angebots. Die tatsächlich ausgeführten Positionen und Mengen werden dort erfasst und stehen bei der Rechnungsstellung zur Verfügung. Ausführlich in den Guides 4.3 Arbeitsnachweis hinzufügen, 4.10 Angebot abhaken und 3.6 Arbeitsnachweise im Projekt.

27 · NEU

Der automatische Versand nimmt nur Rechnungen, die gebucht sind, eine Kontonummer haben und noch nicht übertragen wurden. Ohne Kontonummer lässt sich eine Rechnung ohnehin nicht buchen. Zusätzlich muss ein DATEV-Beleg-Eintrag zum Standort des Projekts passen; gibt es weder einen passenden noch einen Eintrag ohne Standort, wird ohne Meldung nichts versendet. Ausführlich in Guide 11.2 Schnittstelle ▸ DATEV Online.

Nein. Für den E-Mail-Versand genügt ein hinterlegter Zugang, entweder klassisch per SMTP oder über Office 365; SMTP ist die Voreinstellung. Ohne hinterlegte E-Mail-Daten lässt sich kein Versand auslösen, und bei SMTP muss der Testversand erfolgreich gewesen sein. Sie richten das unter Einstellungen ▸ E-Mail ein, ausführlich in Guide 10.12.

Das Projekt ist der Schadenfall an einer Adresse — mit Kunde, Objekt, Mietern und Versicherung. Der Auftrag ist die einzelne Arbeit darin und trägt die Abteilung: Leckageortung, Trocknung, Instandsetzung. Zu einem Projekt gehören deshalb mehrere Aufträge, Berichte, Bilder, Dokumente und Termine hängen jeweils am Auftrag. Ausführlich in den Guides 3.1 Neues Projekt anlegen und 3.3 Aufträge im Projekt.

Der Benutzer ist der Zugang zum System mit Anmeldename, Rechten und Profil. Der Mitarbeiter ist ein Stammdatensatz, der auch für Personen ohne Zugang geführt wird und zum Beispiel im Leckageortungsbericht als Messtechniker erscheint. Für Auswertungen und die Sichtbarkeit zählt die Niederlassung am Benutzerprofil, nicht die Angabe am Mitarbeiterdatensatz. Ausführlich in den Guides 8.4 Mitarbeiter, 10.6 Mitarbeiter anlegen und 10.8 Standort und Abteilung je Mitarbeiter.

Ein Gerät ist ein Einzelstück mit Nummer und Seriennummer, das aufgebaut, eingesetzt und wieder abgebaut wird — etwa ein Trockner. Material ist Verbrauchsware mit Menge und Einheit, von der ein Bestand geführt wird. Beides liegt im Menü Lager, wird aber getrennt verwaltet. Die Kosten eines Schadens werden zusätzlich als Materialkosten am Auftrag erfasst. Ausführlich in den Guides 9.2 Geräteverwaltung, 9.4 Materialverwaltung und Lager und 3.10 Materialkosten.

An den Rechten. Die allgemeinen Gruppen bauen aufeinander auf — Außendienst, Bauleitung, Innendienst, Management —, die Fachrechte für Angebot, Rechnung, Buchhaltung und Archiv dagegen nicht: sie werden je Mitarbeiter zusätzlich vergeben. Deshalb kann jemand im Innendienst arbeiten und trotzdem keine Rechnung anlegen oder einsehen. Auch der Reiter Admin in den Einstellungen erscheint ausschließlich für die Gruppe Management. Wenden Sie sich an die Person, die in Ihrem Betrieb die Rechte verwaltet, ausführlich in Guide 10.7 Einstellungen ▸ Rechte und Rollen.

Die Startseite zeigt nur die Abteilungen, Status und Label, die Sie selbst dafür ausgewählt haben. Die Auswahl treffen Sie im Personenmenü unter den eigenen Einstellungen im Bereich Design. Solange dort nichts angehakt ist, bleibt die Übersicht leer. Ausführlich in Guide 12.5 Design und Dashboard.

„Pluvius" ist der Zugang für Ihre Mitarbeiter, mit dem vollen Funktionsumfang entsprechend der vergebenen Rechte. „Business-Nutzer" ist ein eigener, eingeschränkter Bereich für externe Partner wie Versicherungen, Agenturen oder Hausverwaltungen. Ausführlich in Guide 1.1 Rundgang.

Über die Gliederung der Positionen. Legen Sie eine Textposition als Titel an und ordnen Sie ihr die zugehörigen Leistungen als Unterpositionen zu. Der Titel bildet dann automatisch die Zwischensumme der ihm zugeordneten Leistungen, und diese wird auf dem Dokument gesondert ausgewiesen. Ausführlich in Guide 5.3 Angebotserstellung ▸ Positionen und Zwischensummen.

Über weitere Kunden am Projekt. Sind im Projekt mehrere Kunden hinterlegt, wählen Sie in der Rechnung vor dem Buchen aus, wer Rechnungsempfänger und wer Leistungsempfänger ist. Es sind zwei getrennte Angaben, und der Leistungsempfänger kann auch wieder entfernt werden. Ausführlich in den Guides 8.2 Kunden und 6.3 Rechnungen erstellen und zuordnen.

In der Angebotsmaske gibt es dafür drei Wege. Die Volltextsuche findet Leistungen über Nummer und Bezeichnung. Über die Kategorien arbeiten Sie sich durch die Struktur Ihres Leistungsverzeichnisses. Und häufig gebrauchte Positionsgruppen legen Sie als Lesezeichen ab und fügen sie später als Ganzes wieder ein. Ausführlich in den Guides 5.2 Leistungen suchen und erfassen, 5.4 Kurztasten und Einstellungen und 5.8 Leistungen und Leistungsverzeichnis.

Nein. Die Leistungsaufnahme ist mit 0 vorbelegt, ein Gerät lässt sich also ohne Stromverbrauch anlegen. So werden auch Akkugeräte, Werkzeuge und bereitgestellte Ausrüstung in der Geräteverwaltung geführt, damit Ausgabe und Rücknahme dokumentiert sind. Ein Gerät mit 0 erzeugt keinen Verbrauchswert in der Stromabrechnung und erscheint nicht in der E-Check-Liste, weil diese nur Geräte mit Leistungsaufnahme über 0 zeigt. Ausführlich in den Guides 9.2 Geräteverwaltung und 9.1 Gerätecockpit.

Nein. Feiertage werden im Kalender kenntlich gemacht, sperren die Terminplanung aber nicht — Sie können bewusst an einem Feiertag planen. Voraussetzung ist, dass die Feiertage für das jeweilige Jahr importiert wurden. Ausführlich in Guide 10.20 Einstellungen ▸ Feiertage.

Die Übernahme läuft nicht laufend mit. Die Termine werden bei der Anmeldung an Outlook nach Pluvius geladen — ein Termin, den Sie danach in Outlook anlegen, erscheint nicht von selbst. Voraussetzung ist außerdem, dass die Outlook-Übernahme am eigenen Profil eingeschaltet ist; sie ist standardmäßig aus. Zu finden im Personenmenü bei den eigenen Einstellungen, ausführlich in Guide 12.4 Eigene Kalender.

Ja. Für den Leckageortungsbericht lassen sich die Abschnitte einzeln ein- und ausschalten — Schadstelle, Leitungsart, Fliesen, Messergebnis, Besonderheiten, Trocknung, Folgearbeiten und Schadenhöhe. Eigene Leitungsarten und eigene Ursachenfragen können ergänzt werden. Welche Berichtsart ein Auftrag überhaupt erhält, hängt an der Abteilung. Ausführlich in den Guides 10.16 Einstellungen ▸ Leckageortungsbericht und 10.17 Einstellungen ▸ Berichtsarten.

Die Konfiguration wirkt auf Berichte, die danach erstellt werden. Ein bereits ausgefüllter Bericht behält seinen Stand. Wenn Sie eine Änderung prüfen wollen, legen Sie einen neuen Bericht an. Ausführlich in Guide 10.16 Einstellungen ▸ Leckageortungsbericht.

Ja. Neben den festen Angaben lassen sich zusätzliche Projektfelder führen — etwa für die Schadennummer eines Sachverständigen, die Auftragsnummer einer Hausverwaltung oder eine eigene Versicherungsnummer. Welche Feldarten zur Auswahl stehen, richtet das Pluvius-Team für Ihren Betrieb ein — sprechen Sie uns dafür

Als Bilddatei, JPG oder PNG. Pluvius legt sie als Hintergrund unter das Dokument. Je Standort lassen sich bis zu drei Briefpapiere hinterlegen. Für ein DIN-A4-Blatt empfiehlt sich eine Auflösung, die dem Seitenverhältnis entspricht und ausreichend hoch ist — bei 300 dpi sind das 2480 × 3508 Pixel. Weicht das Seitenverhältnis ab, wirkt das Briefpapier im PDF verzerrt oder unscharf. Ausführlich in Guide 10.18 PDF Layout.

Nein. Das Briefpapier ist für Pluvius eine Bilddatei und damit nicht mehr bearbeitbar — Logo, Adressfeld und Fußzeile sind Teil des Bildes. Änderungen werden in der ursprünglichen, bearbeitbaren Datei vorgenommen und das Ergebnis anschließend wieder als JPG oder PNG hinterlegt. Diese Datei kommt von der Stelle, die Ihr Briefpapier gestaltet hat. Was sich in Pluvius einstellen lässt, sind die Seitenränder des Textbereichs — daran liegt es meist, wenn Text und Briefpapier sich überschneiden. Ausführlich in Guide 10.18 PDF Layout.

Vier Dinge, in dieser Reihenfolge. Erstens die Kombination aus Port und Verschlüsselung — sie muss zu den Angaben Ihres Anbieters passen. Zweitens, ob der Versand über andere Programme beim Anbieter überhaupt freigegeben ist; bei aktiver Zwei-Faktor-Anmeldung wird zusätzlich ein App-Passwort statt des Kontopassworts verlangt. Drittens, ob eine Firewall den Ausgang blockiert. Viertens, ob der Anbieter das Konto nach mehreren Fehlversuchen zeitweise gesperrt hat; dann hilft nur abwarten. Beim SMTP-Weg muss der Testversand in Pluvius erfolgreich sein, sonst bleiben abhängige Funktionen gesperrt. Ausführlich in Guide 10.12 Einstellungen ▸ E-Mail.

Diese Meldung kommt von Microsoft, nicht von Pluvius. Sie besagt, dass die Anmeldung einen Dienst anfordert, für den im Microsoft-Konto Ihrer Organisation keine Berechtigung vorliegt. In der Praxis steckt dahinter meist eine eingeschränkte Lizenz, mit der zwar E-Mail möglich ist, aber keine Anmeldung an weiteren Diensten. Pluvius benötigt für den Versand die Microsoft-Berechtigungen für Benutzerdaten, Postfacheinstellungen, Kalender und Mailversand. Wenden Sie sich an die Person, die Ihre Microsoft-Lizenzen verwaltet. Alternativ richten Sie den Versand klassisch über SMTP ein, ausführlich in Guide 10.12 Einstellungen ▸ E-Mail.

Weil die Magicplan-Zugangsdaten fehlen. Magicplan ist keine betriebsweite Einstellung, sondern wird je Mitarbeiter hinterlegt: im Personenmenü unter den eigenen Einstellungen im Bereich Magicplan. Erst danach erscheint der Bereich im Termin. Die Zugangsdaten erzeugen Sie in Ihrem Magicplan-Konto. Ausführlich in Guide 11.5 Schnittstelle ▸ Magicplan.

Die Anbindung ist Teil von Pluvius, der Zugang zum jeweiligen Fremdsystem nicht. Verträge, Zugänge und deren Kosten bei DATEV, Magicplan, DocuWare, dem Versicherungsportal oder dem KI-Anbieter liegen bei Ihnen und werden dort verwaltet. Pluvius stellt die Verbindung her, sobald die Zugangsdaten hinterlegt sind. Ausführlich in Guide 11.1 Schnittstellen ▸ Überblick und Voraussetzungen.

Dann hilft der direkte Kontakt zum Pluvius-Team. Rückmeldungen aus Support und Einführung fließen außerdem in neue Guides ein, damit die Dokumentation mit den echten Fragen aus dem Arbeitsalltag wächst.