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Angebot zu Rechnung - Ablauf

Dieser Guide erklärt, wie ein Angebot in Pluvius weiterverarbeitet wird: direkte Rechnung, Teilbeauftragung, Abschlagsrechnung, Schlussrechnung, Nachtrag und Bestellschein für Subunternehmer.

Grundidee: Das ursprüngliche Angebot bleibt die kaufmännische Grundlage. Daraus entstehen Beauftragungen, Rechnungen, Nachträge oder Bestellscheine. Sobald ein Angebot weiterverarbeitet wurde, wird es vor nachträglichen Änderungen geschützt.
1. Angebot erstellen

Ein Angebot enthält die geplanten Leistungen mit Mengen, Einheiten und Preisen. Solange das Angebot noch nicht weiterverarbeitet wurde, können Positionen bearbeitet, ergänzt oder gelöscht werden.

Status Bedeutung Weiterverarbeitung
kein Status Entwurf oder intern vorbereitet Direkte Weiterverarbeitung möglich
versendet / warten Angebot liegt beim Kunden oder wartet auf Rückmeldung Weiterverarbeitung möglich
freigegeben / Freigabe erhalten Kunde oder Versicherung hat zugestimmt Weiterverarbeitung möglich
abgelehnt Angebot wurde abgelehnt Nicht weiterverarbeiten
2. Direkte Rechnung aus Angebot

Wenn keine separate Beauftragung nötig ist, kann aus einem Angebot direkt eine Einzelrechnung erstellt werden. Das ist sinnvoll, wenn bereits eine generelle Freigabe besteht, zum Beispiel bei einer Hausverwaltung, Versicherung oder einem Rahmenabkommen bis zu einem bestimmten Betrag.

  1. Im Projekt beim Angebot auf Weiterverarbeiten klicken.
  2. Rechnung direkt erstellen auswählen.
  3. Pluvius übernimmt alle Angebotspositionen in die Rechnung.
  4. Das Angebot wird als Quellangebot an der Rechnung gespeichert.
  5. Die Rechnung kann anschließend geprüft, angepasst und abgeschlossen werden.
3. Beauftragung und Teilbeauftragung

Wenn ein Angebot nicht vollständig freigegeben wurde, wird daraus eine Beauftragung oder Teilbeauftragung erstellt. Dabei werden nur die Leistungen übernommen, die tatsächlich beauftragt wurden.

Vollbeauftragung

Alle Positionen des Angebots werden als beauftragt übernommen. Danach dient die Beauftragung als Grundlage für Rechnung, Abschlagsrechnung oder Schlussrechnung.

Teilbeauftragung

Nur ausgewählte Positionen oder Teilmengen werden übernommen. Bereits beauftragte oder an Subunternehmer vergebene Positionen werden im Auswahlfenster angezeigt.

Tipp: In der Teilbeauftragung können mehrere Positionen schnell ausgewählt werden. Die Restmengen zeigen, welcher Anteil noch offen ist.
4. Abschlagsrechnung / Teilrechnung

Eine Abschlagsrechnung wird erstellt, wenn ein Teil der beauftragten Leistung schon berechnet werden soll. Umgangssprachlich wird das oft als Teilrechnung bezeichnet.

  1. Beauftragung oder Teilbeauftragung öffnen.
  2. Abschlagsrechnung erstellen auswählen.
  3. Die gewünschten Positionen und Mengen auswählen.
  4. Pluvius erstellt eine Rechnung vom Typ Abschlagsrechnung.
  5. Die verwendeten Angebotspositionen bleiben über das Quellangebot nachvollziehbar.
Eine Abschlagsrechnung ist keine Schlussrechnung. Sie berechnet nur einen Teilbetrag und kann später in der Schlussrechnung berücksichtigt werden.
5. Schlussrechnung

Die Schlussrechnung wird erstellt, wenn die beauftragten Leistungen abschließend berechnet werden sollen. Sie ist der letzte Rechnungsschritt für die jeweilige Beauftragung.

  1. Beauftragung oder Teilbeauftragung öffnen.
  2. Schlussrechnung erstellen auswählen.
  3. Restleistungen prüfen und übernehmen.
  4. Pluvius erstellt eine Rechnung vom Typ Schlussrechnung.
  5. Das zugrunde liegende Angebot wird als berechnet markiert.
6. Nachtrag an Rechnung anhängen

Ein Nachtrag wird verwendet, wenn nach der ursprünglichen Beauftragung weitere Leistungen hinzukommen. Der Nachtrag ist ein eigenes Angebot, kann aber später mit einer bestehenden oder neuen Rechnung verknüpft werden.

  1. Beim ursprünglichen Angebot Nachtrag erstellen auswählen.
  2. Zusätzliche Leistungen im Nachtragsangebot erfassen.
  3. Nachtrag weiterverarbeiten.
  4. Bei Bedarf den Nachtrag an eine bestehende Rechnung anhängen.
Nachvollziehbarkeit: Eine Rechnung kann mehrere Quellangebote haben, zum Beispiel ein Hauptangebot und einen oder mehrere Nachträge.
7. Bestellschein für Subunternehmer

Wenn einzelne Leistungen durch einen Subunternehmer ausgeführt werden sollen, wird aus dem Angebot ein Bestellschein erstellt. Dabei werden die gewählten Angebotspositionen in ein Subunternehmer-Leistungsverzeichnis übernommen.

  1. Beim Angebot auf Bestellschein erstellen klicken.
  2. Subunternehmer auswählen.
  3. Leistungen markieren, die weitergegeben werden sollen.
  4. Abzug oder Preisfaktor prüfen.
  5. Bestellschein erstellen und anschließend bearbeiten oder versenden.
Bereits an Subunternehmer vergebene Positionen werden angezeigt. Eine Position kann nicht doppelt an verschiedene Subunternehmer vergeben werden.
8. Wann wird ein Angebot gesperrt?

Ein Angebot wird gesperrt, sobald es nicht mehr frei bearbeitet werden soll. Dadurch wird verhindert, dass sich die Grundlage von Beauftragung, Rechnung oder Bestellschein nachträglich unbemerkt ändert.

Auslöser Was passiert? Warum?
Status gesetzt Bearbeitung wird eingeschränkt Das Angebot ist nicht mehr nur Entwurf
Rechnung erstellt Ursprungsangebot gilt als weiterverarbeitet Rechnung muss zur Angebotsgrundlage passen
Beauftragung oder Teilbeauftragung erstellt Ursprungsangebot wird geschützt Die beauftragte Grundlage darf nicht nachträglich verrutschen
Nachtrag vorhanden Zusammenhang bleibt nachvollziehbar Nachträge bauen auf dem Ursprungsangebot auf
Bestellschein erstellt Angebot wird als weiterverarbeitet erkannt Subunternehmer-Leistungen beziehen sich auf konkrete Positionen
Wichtig: Gesperrt bedeutet nicht, dass der Vorgang beendet ist. Es bedeutet nur, dass die ursprüngliche Angebotsgrundlage geschützt wird. Weitere Schritte erfolgen dann über Rechnung, Nachtrag, Beauftragung oder Bestellschein.
9. Wann wird eine Rechnung gesperrt?

Eine Rechnung ist solange bearbeitbar, wie sie noch nicht abgeschlossen ist. Sobald die Rechnung abgeschlossen oder gebucht wurde, werden die wichtigsten Rechnungsdaten und Positionen geschützt.

  • Offene Rechnung: Positionen können noch geprüft und bearbeitet werden.
  • Abgeschlossene Rechnung: Bearbeitung wird gesperrt.
  • Rechnung mit Abschlussdatum: gilt als gebucht und wird geschützt.
  • Zahlungen und Ausgleiche laufen anschließend über den Zahlungs-/Ausgleichsbereich.
Empfohlener Ablauf
Einfacher Fall: Angebot erstellen → direkte Rechnung erstellen → Rechnung abschließen → Zahlung ausgleichen
Teilfreigabe: Angebot erstellen → Teilbeauftragung erstellen → Abschlagsrechnung oder Schlussrechnung erstellen
Zusatzleistungen: Angebot weiterverarbeiten → Nachtrag erstellen → Nachtrag an Rechnung anhängen oder separat berechnen
Subunternehmer: Angebot erstellen → Bestellschein erstellen → Subunternehmer-Leistungen verfolgen → Rechnung wie gewohnt erstellen
Merksatz: Das Angebot ist die Grundlage. Beauftragungen, Rechnungen, Nachträge und Bestellscheine sind Folgeschritte. Sobald ein Folgeschritt existiert, wird die Grundlage geschützt und der weitere Ablauf läuft über das passende Folgedokument.