Der Auftragseingang bildet die zentrale Schnittstelle zur Erfassung neuer Aufträge in Pluvius.
Hier werden eingehende Anfragen gesammelt, geprüft und anschließend in Projekte umgewandelt. Dabei können Aufträge sowohl intern erstellt als auch extern über ein Formular (z. B. auf der Website) übermittelt werden.

Im Auftragseingang werden alle neu erfassten Aufträge übersichtlich dargestellt.
Neue Aufträge werden zusätzlich in der Navigationsleiste durch eine entsprechende Anzahl hervorgehoben.
Im oberen Bereich befindet sich ein Suchfeld, über das vorhandene Aufträge schnell gefunden werden können, beispielsweise über:

• Adresse
• Ort
• Name

Durch Klick auf „Suchen“ wird die Suche ausgeführt.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, über die PLZ-Zuordnung einzusehen, welcher Standort für eine bestimmte Postleitzahl zuständig ist.

Neue Aufträge können direkt über das integrierte Formular erfasst werden.
Dazu wird auf „Hinzufügen“ geklickt, wodurch sich das Auftragsformular öffnet.

Dieses Formular kann sowohl intern genutzt als auch extern auf einer Website eingebunden werden, sodass Kunden selbstständig Anfragen erfassen können.


Im Formular werden zunächst die grundlegenden Kundendaten erfasst:

• Name / Firma
• Telefonnummer
• Mobilnummer
• E-Mail-Adresse
• Straße
• PLZ
• Ort
• Art der Immobilie

Falls der Schadenort von der angegebenen Adresse abweicht, kann dies über eine entsprechende Option aktiviert werden.
In diesem Fall werden zusätzliche Felder zur Eingabe der abweichenden Adresse eingeblendet.


Optional können bereits vorhandene Versicherungsdaten hinterlegt werden:

• Durch Aktivieren der entsprechenden Option wird ein Auswahlfeld eingeblendet
• Bereits vorhandene Versicherungen können ausgewählt werden
• Neue Versicherungen können bei Bedarf über die Stammdaten ergänzt werden

Diese Angaben sind keine Pflichtfelder und können auch später im Projekt ergänzt werden.
Falls bereits vorhanden, kann zusätzlich eine Schadennummer eingetragen werden, um eine eindeutige Zuordnung zu ermöglichen.


Im unteren Bereich des Formulars können zusätzliche Informationen hinterlegt werden:

• Auswahl aus den hinterlegten Abteilungen (z. B. Trocknung, Leckageortung etc.)
• Freitextfeld für eine Beschreibung des Schadens oder weitere Hinweise

Diese Informationen werden später im Projekt übernommen und im Nachrichtenverlauf dokumentiert.


Nach dem Ausfüllen des Formulars wird der Auftrag über „Absenden“ im Auftragseingang gespeichert.
Sobald ein neuer Auftrag eingeht, wird dies in der Navigationsleiste durch eine entsprechende Zahl angezeigt.


Durch Klick auf die Objektadresse können alle hinterlegten Informationen zu einem Auftrag eingesehen werden. So erhält der Mitarbeiter einen vollständigen Überblick über die Kundendaten und den gemeldeten Schaden.


Ein Auftrag wird in ein Projekt überführt, indem er angenommen wird.

• Durch Klick auf den gelben Kreis wird der Auftrag übernommen
• Gleichzeitig wird der entsprechende Projektleiter zugewiesen

Dabei werden alle vorhandenen Daten automatisch in das Projekt übernommen:

• Kundendaten
• Objektdaten
• Versicherungsinformationen
• Schadennummer
• Zusatzinformationen

Zusätzliche Angaben aus dem Formular werden automatisch im Nachrichtenverlauf des Projekts dokumentiert, inklusive Zuordnung zum Mitarbeiter, der den Auftrag erstellt hat. Nach erfolgreicher Übernahme verschwindet der Auftrag aus dem Auftragseingang, da er nun als Projekt weitergeführt wird.


Nach der Umwandlung kann das Projekt direkt weiterbearbeitet werden. Dabei können:

• weitere Aufträge angelegt werden
• Notizen aus der Kurzbeschreibung übernommen werden
• zusätzliche Informationen ergänzt werden

So wird aus einer einfachen Anfrage ein vollständig bearbeitbares Projekt innerhalb des Systems.