In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie ein bestehendes Angebot in eine Rechnung weitergeführt wird.
Diese Funktion ermöglicht eine schnelle und strukturierte Rechnungsstellung auf Basis bereits erfasster Leistungen.


Um ein Angebot in eine Rechnung weiterzuverarbeiten:

• in der Projektansicht das gewünschte Angebot auswählen
• auf „Angebot weiterverarbeiten“ klicken

Wenn sich noch keine ungebuchte Rechnung im Projekt befindet:

• Option „Angebot zu einer neuen Rechnung weiterverarbeiten“ auswählen
• anschließend auf „Weiterverarbeiten“ klicken

Es wird automatisch eine neue Rechnung erstellt, in der alle Leistungen aus dem Angebot übernommen werden.

Wenn mehrere Angebote gemeinsam in eine Rechnung verarbeitet werden sollen:

• entsprechendes Angebot auswählen
• auf „Angebot weiterverarbeiten“ klicken
• im Bearbeitungsfenster die Option „Angebot an bestehende Rechnung anhängen“ wählen
• gewünschte Rechnung auswählen
• auf „Anhängen“ klicken

Nach dem Anhängen werden alle Leistungen aus den ausgewählten Angeboten in der Rechnung zusammengeführt.
Dies ermöglicht eine abteilungsübergreifende Abrechnung mehrerer Leistungen in einer gemeinsamen Rechnung.

Beim Weiterverarbeiten eines Angebots zur Rechnung besteht zusätzlich die Möglichkeit, nur erledigte Leistungen zu übernehmen.
Dazu unten rechts auf die Meldung klicken Nur durch Mitarbeiter erledigte Positionen übernehmen.
Durch anklicken werden automatisch nur die Leistungen in die Rechnung übernommen, die zuvor durch den Außendienst im Termin als erledigt gekennzeichnet wurden.
Dadurch wird sichergestellt, dass ausschließlich tatsächlich ausgeführte Arbeiten abgerechnet werden und nicht durchgeführte Positionen unberücksichtigt bleiben.


Nach der Übernahme der Leistungen kann die Rechnung individuell angepasst werden:

• Positionen bearbeiten
• Reihenfolgen verändern
• Überschriften hinzufügen oder entfernen

Dadurch kann die Rechnung strukturiert und an die gewünschten Anforderungen angepasst werden.
Zusätzlich steht auch in der Rechnungserstellung die Snapshot-Funktion zur Verfügung.
Mit dieser können bis zu drei Zwischenstände der Rechnung gespeichert werden.

• Speicherung erfolgt über den Button „Snapshot“ in den Slots 1–3
• gespeicherte Stände können jederzeit wieder aufgerufen werden
• Anzeige von dem Datum der Erstellung des Snapshots

Über die Funktion „Snapshot wiederherstellen“ kann ein gespeicherter Stand ausgewählt und vollständig in die aktuelle Rechnung übernommen werden.
Dabei wird der aktuelle Bearbeitungsstand ersetzt.
Sind alle Slots belegt, können bestehende Snapshots gezielt überschrieben werden.
Diese Funktion eignet sich insbesondere bei umfangreichen Rechnungen, um:

• Bearbeitungsstände zwischenzuspeichern
• Änderungen nachvollziehbar zu machen
• oder auf einen vorherigen Stand zurückzugreifen

Nach der Bearbeitung der Positionen werden die Rechnungsdaten ergänzt.
Dazu im oberen Bereich auf „Info“ klicken:

• Leistungszeitraum prüfen oder anpassen (wird automatisch anhand der Termine übernommen)
• Rechnungskunde auswählen (bei mehreren hinterlegten Kunden)
• Buchungskonto festlegen (Pflichtfeld)
• optional einen Zusatztext hinterlegen

Über „Speichern“ werden die Angaben übernommen.
Zusätzlich können folgende Informationen ergänzt werden:

• Leistungsempfänger (standardmäßig identisch mit Rechnungsadresse)
• Referenzangaben (z. B. externe Projektnummern)
• abweichender Projektleiter

Auch diese Angaben werden jeweils über „Speichern“ übernommen.


Bei aktiver DATEV-Schnittstelle kann über die Option „nicht exportieren“ festgelegt werden:

• Haken aktiv Rechnung wird nicht exportiert
• Haken nicht gesetzt Rechnung wird automatisch zum festgelegten Zeitpunkt an DATEV übermittelt

Solange die Rechnung nicht gebucht ist, gilt sie als Rechnungsentwurf.

Erst durch das Buchen der Rechnung:

• wird diese rechtlich verbindlich
• und ist anschließend nicht mehr veränderbar