In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie eine Rechnung im System angelegt wird und wie die Rechnungsmaske aufgebaut ist.
Die Rechnungsmaske ermöglicht eine vollständige und strukturierte Erfassung aller relevanten Daten für eine rechtssichere Abrechnung.


Zur Erstellung einer neuen Rechnung wird zunächst das entsprechende Projekt geöffnet.
Anschließend erfolgt die Auswahl des Buttons „Rechnung anlegen“ im unteren rechten Bereich.
Nach dem Öffnen erscheint die Rechnungsmaske.
Diese ist initial leer und kann im nächsten Schritt mit Leistungen und Textpositionen befüllt werden.

Die Rechnungsmaske ist klar strukturiert und in mehrere Bereiche unterteilt, um eine effiziente Bearbeitung zu ermöglichen.


Im linken Bereich befindet sich die Volltextsuche zur Auswahl von Leistungen.

• Suche nach hinterlegten Leistungen über Stichwörter
• Schneller Zugriff auf vorhandene Positionen

Daneben werden das aktuell ausgewählte Leistungsverzeichnis sowie die entsprechende Kategorie angezeigt.

• Automatische Auswahl anhand der im Projekt hinterlegten Versicherung
• Falls keine Versicherung hinterlegt ist, wird das private Leistungsverzeichnis verwendet
• Auswahl einer Kategorie zeigt alle zugehörigen Leistungen
• Alternative zur Volltextsuche

Im oberen Bereich der Maske befinden sich die zentralen Steuerungs- und Informationsfelder:

• Rechnungsnummer
• Navigation zu Projekt, Auftrag und Info

Über diese Buttons kann jederzeit zurück in die jeweilige Ansicht gewechselt werden.
Über den Button „Info“ werden zusätzliche Rechnungsinformationen hinterlegt.

Der Leistungszeitraum wird automatisch ermittelt:

• basierend auf dem ersten und letzten Termin im Auftrag

Dieser kann bei Bedarf manuell angepasst werden.

Wenn im Projekt mehrere Kunden hinterlegt sind, kann über ein Auswahlfeld:

• der korrekte Rechnungsempfänger gewählt werden

Dadurch wird sichergestellt, dass die Rechnung an den richtigen Adressaten ausgestellt wird.

Die Auswahl eines Buchungskontos ist verpflichtend.
Ohne hinterlegtes Konto kann keine Rechnung erstellt werden.

Zusätzlich können folgende Informationen erfasst werden:

• Zusatzfeld für zusätzliche Hinweise (erscheint auf der Rechnung)
• Leistungsempfänger (Standardmäßig Leistungsempfänger = Rechnungsadresse)
• Referenzangaben (z. B. externe Projektnummern)
• Auswahl des Projektleiters

Durch drücken auf werden die entsprechenden Eingaben gespeichert.

Bei aktiver DATEV-Schnittstelle kann über die Option „nicht exportieren“ festgelegt werden:

• Haken aktiv Rechnung wird nicht exportiert
• Haken nicht gesetzt Rechnung wird automatisch zum festgelegten Zeitpunkt an DATEV übermittelt

Solange die Rechnung nicht gebucht ist, gilt sie als Rechnungsentwurf.

Erst durch das Buchen der Rechnung:

• wird diese rechtlich verbindlich
• und ist anschließend nicht mehr veränderbar

Oberhalb der Rechnungspositionen befindet sich eine Funktionsleiste mit verschiedenen Bearbeitungswerkzeugen:

• Ausklappen von Langtexten
• Einklappen von Langtexten
• Einfügen von Leerzeilen
• Markieren von Positionen als Titel
• Hervorheben von Positionen

Zusätzlich stehen Tastenkürzel zur Verfügung:

• F1 oder Einfügen von Leerzeilen
• F2 oder Öffnen der Suche
• F3 oder Kopieren von markierten Leistungen
• F4 oder Einfügen von markierten Leistungen
• F7 oder Abmarkieren von markierten Leistungen
• Snapshot aktuellen Stand speichern oder wiederherstellen
• ENTF oder Löschen von Leistungen

Im oberen rechten Bereich der Rechnungsmaske stehen weitere Funktionen zur Verfügung:

• Positionenliste paralleles Durchsuchen des Leistungsverzeichnisses
• Import Übernahme externer Rechnungspositionen (Text oder CSV)
• Export Exportieren der Leistungen als CSV-Datei

• Abschlagsrechnung Rechnungen können als Abschlagsrechnung gekennzeichnet werden.
  Diese werden in der Projektübersicht entsprechend hervorgehoben.
• Öffnet die Ansicht zur Kontrolle und zum Ausdruck der Rechnung
• Herunterladen der Rechnung als PDF
• Ablage der Rechnung als PDF im Auftrag unter „Dokumente“
• Export der Rechnung im standardisierten Format

Nach dem Speichern bzw. Buchen stehen folgende Informationen in der Projektansicht zur Verfügung:

• Rechnungsnummer
• Anlagedatum (kann vom Buchungsdatum abweichen)
• Buchungsdatum (wird beim Buchen gesetzt)
• Sachbearbeiter (Ersteller der Rechnung)
• Offener Betrag (zeigt, ob noch Forderungen bestehen)
• Status (gebucht / nicht gebucht)

Zu einer bestehenden Rechnung kann eine Gutschrift erstellt werden.

Nicht gebuchte Rechnungen können über gelöscht werden.
Nach Erstellung einer Rechnung sollte der entsprechende Status gesetzt werden, um den aktuellen Bearbeitungsstand eindeutig abzubilden.
Zur Verfügung stehen unter anderem folgende Statuswerte:

• Versendet
• Bezahlt
• Rechnung Teilbezahlt
• Überfällig

Die korrekte Pflege des Status ist insbesondere für die Nachverfolgung von Rechnungen im Projekt von zentraler Bedeutung.