Die Angebotserstellung bietet verschiedene erweiterte Funktionen, um wiederkehrende Abläufe zu vereinfachen und Angebote effizient sowie strukturiert aufzubauen.
Insbesondere bei häufig verwendeten Leistungen oder komplexeren Projekten ermöglichen diese Funktionen eine deutliche Zeitersparnis und sorgen für ein einheitliches Arbeiten innerhalb des Unternehmens.


Um wiederkehrende Leistungen nicht jedes Mal neu erfassen zu müssen, können sogenannte Lesezeichen angelegt werden.
Dabei handelt es sich um gespeicherte Leistungsblöcke, die aus bestehenden Angeboten übernommen werden.
Zur Erstellung werden die gewünschten Positionen im Angebot markiert.
Anschließend kann über die Tastenkombination F6 oder alternativ über ein neues Lesezeichen erstellt werden.
Nach der Auswahl wird ein eindeutiger Name vergeben, unter dem das Lesezeichen gespeichert wird.
Das Lesezeichen enthält dabei alle markierten Inhalte, einschließlich:

• Leistungspositionen
• Textpositionen

Bestehende Lesezeichen können jederzeit wieder in ein Angebot eingefügt werden.
Über den Bereich „Lesezeichen“ öffnet sich eine Übersicht aller gespeicherten Einträge.
Durch Auswahl eines Lesezeichens werden alle enthaltenen Positionen direkt in das aktuelle Angebot übernommen.
Zusätzlich bietet dieser Bereich folgende Funktionen:

• Vorschau der enthaltenen Leistungen durch Anklicken des Namens
• Freigabe von Lesezeichen für andere Mitarbeiter
• Anzeige, für welche Mitarbeiter das Lesezeichen verfügbar ist
• Löschen über
• gezielte Suche über die Suchfunktion

Durch die Freigabe können standardisierte Leistungsblöcke zentral gepflegt und von allen berechtigten Mitarbeitern verwendet werden.

Eine besonders effiziente Funktion ist die Übernahme von Aufmaßdaten aus dem Messprotokoll.

Im Bereich „Aufmaß / Einstellungen“ wird festgelegt, wie sich die spätere Textposition im Angebot zusammensetzt.
Dies erfolgt über vordefinierte Variablen, die individuell kombiniert werden können.
Folgende Variablen stehen zur Verfügung:

• [raum] vollständige Raumbezeichnung (z. B. Küche EG)
• [raum_name] Raumname
• [raum_etage] Etage oder Bereich
• [mieter] zugehöriger Mieter
• [abmessung] Maße (z. B. 2 × 3)
• [m] berechnete Fläche in m²
• [bezeichnung] zusätzlicher Beschreibungstext
• [next] neue Position

Im Aufmaßfenster kann festgelegt werden:

• welche Räume in das Angebot übernommen werden sollen
• ob die Ausgabe pro Raum oder zusammengefasst erfolgen soll

Nach Auswahl der gewünschten Optionen werden die Daten über „Hinzufügen“ automatisch in das Angebot übernommen. Die entsprechenden Textpositionen werden dabei automatisch erzeugt.
Voraussetzung ist, dass die benötigten Informationen im Messprotokoll vollständig hinterlegt sind.


Nach dem Anlegen eines neuen Angebots besteht die Möglichkeit, bestehende Angebote zu übernehmen.
Dies ist besonders hilfreich bei wiederkehrenden oder ähnlichen Projekten.
Dabei können Angebote:

• aus dem gleichen Projekt
• oder aus anderen Projekten

importiert werden.
Alle enthaltenen Text- und Leistungspositionen werden vollständig übernommen und können anschließend weiter bearbeitet werden.


Zusätzlich stehen weitere Importfunktionen zur Verfügung, um externe Angebote in das System zu übernehmen.


Ein extern erstelltes Angebot kann als CSV-Datei importiert werden.
Dabei werden alle enthaltenen Positionen automatisch erkannt und in das Angebot übernommen.

Alternativ kann ein Angebot per Textimport übernommen werden.
Hierzu wird der komplette Angebotstext aus einer externen Quelle kopiert, einschließlich:

• Positionsnummer
• Mengenangaben
• Beschreibungstext
• Preise und Gesamtsummen

Dieser Text wird in das vorgesehene Feld eingefügt.
Nach dem Speichern erkennt das System die Struktur und erstellt automatisch die entsprechenden Positionen.

Angebote können über die Exportfunktion als CSV-Datei ausgegeben werden.
Dabei werden alle im Angebot enthaltenen:

• Leistungspositionen
• Textpositionen

vollständig exportiert und können in anderen Systemen weiterverarbeitet werden.


Nach Erstellung eines Angebots sollte der entsprechende Status gesetzt werden, um den aktuellen Bearbeitungsstand eindeutig abzubilden.
Zur Verfügung stehen unter anderem folgende Statuswerte:

• Versendet
• Warten auf Freigabe
• Freigabe erhalten
• Zur Rechnung freigegeben
• Weiterverarbeitet
• Abgelehnt

Die korrekte Pflege des Status ist insbesondere für Auswertungen und die Nachverfolgung von Angeboten von zentraler Bedeutung.


Angebote können auch direkt innerhalb der Projektansicht weiterverarbeitet werden.
Dort stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Öffnet die Vorschau zum Drucken
• Herunterladen des Angebots als PDF

Zusätzlich können:

• Aufgaben manuell abgehakt werden
• die Angebotssumme eingesehen werden
• Angebote zur Rechnung weiterverarbeitet werden
• Angebote über unwiderruflich gelöscht werden

Dieser Abschnitt beschreibt, wie angebotene Leistungen direkt im Termin durch den Außendienst bearbeitet werden können und wie diese Rückmeldungen im Innendienst nachvollzogen und weiterverarbeitet werden. Ziel ist es, eine transparente Verbindung zwischen Angebot und tatsächlicher Ausführung herzustellen.

Wird ein Angebot einem Termin zugeordnet, kann der Außendienstmitarbeiter die darin enthaltenen Leistungen direkt während des Termins bearbeiten. Dabei besteht die Möglichkeit, einzelne Positionen:

• als erledigt zu markieren
• oder als nicht durchgeführt zu kennzeichnen

Nach Abschluss des Termins ist diese Rückmeldung im Angebot für den Innendienst einsehbar.
In der Angebotsübersicht werden die Positionen entsprechend gekennzeichnet:

• Leistung wurde durchgeführt
• Leistung wurde nicht durchgeführt

Dadurch ist auf einen Blick erkennbar, welche angebotenen Leistungen tatsächlich umgesetzt wurden und welche nicht.

Die Rückmeldungen des Außendienstes können auch im Nachgang durch den Innendienst eingesehen und angepasst werden.
Dazu:

• in der Projektansicht das entsprechende Angebot öffnen
• im Bereich Aufgaben auf die Angebotsnummer klicken

Anschließend können die gesetzten Markierungen überprüft und bei Bedarf angepasst werden.
Zusätzlich wird bei jeder bearbeiteten Position angezeigt:

• welcher Mitarbeiter die Änderung vorgenommen hat

Dies sorgt für eine transparente Nachverfolgung und reduziert Rückfragen zwischen Innen- und Außendienst.