Nummernkreise konfigurieren
Im Abschnitt Nummernkreise werden alle Nummernkreise für Rechnungen, Angebote, Gutschriften und Leistungsverzeichnisse festgelegt.
Die Nummernkreise stellen sicher, dass die fortlaufende Nummerierung den gesetzlichen Vorgaben entspricht und alle buchhalterischen Richtlinien eingehalten werden. Durch die systematische Verwaltung der Nummernkreise können doppelte Nummern, Lücken oder fehlerhafte Zuordnungen vermieden werden. Jeder erstellte Nummernkreis wird eindeutig einem Dokumenttyp zugeordnet und dient als Grundlage für die ordnungsgemäße Dokumentation und Abrechnung.

Dokumenttyp auswählen

Zu Beginn wird der Dokumenttyp festgelegt, für den der Nummernkreis gelten soll.
Zur Auswahl stehen:
  • Rechnung
  • Angebot
  • Gutschrift
  • Leistungsverzeichnis

Jeder Nummernkreis ist immer eindeutig einem dieser Dokumenttypen zugeordnet.

Jahr festlegen

Im nächsten Schritt bestimmen Sie das Jahr, für das der Nummernkreis gelten soll.
Hinweis:
Beim Jahreswechsel wird automatisch bei der Erstellung des ersten beleges, das Jahr angelegt. Es ist nicht erforderlich, für jedes Jahr einen neuen Nummernkreis anzulegen.

Nummernformat definieren

Im Feld Nummernformat legen Sie fest, wie sich die Dokumentnummer zusammensetzt. Dazu stehen verschiedene Variablen zur Verfügung, die flexibel kombiniert werden können:
  • (typcode)
     Kürzel des Dokumenttyps (z. B. RG, GS)
  • (projektnummer)
     Projektnummer
  • (auftragsnummer)
     Auftragsnummer
  • (nr)
     Fortlaufende Nummer im Jahr (z. B. 0001, 0002)
  • (nrX)
     Fortlaufende Nummer mit definierter Stellenanzahl (z. B. (nr5) → 00001)
  • (nr_auftrag)
     Laufende Nummer innerhalb eines Auftrags
  • (nr_projekt)
     Laufende Nummer innerhalb eines Projekts
  • (jahr)
     Letzte zwei Ziffern des Jahres (z. B. 25 für 2025)
  • (abteilung)
     Kürzel der Abteilung
Beispiel für ein Nummernformat:
(typcode)-(projektnummer)-(nr)-(jahr)
RG-123-00042-25
Achtung:
Es sollte mindestens eine fortlaufende Nummer (z. B. (nr) oder (nrX)) verwendet werden, um doppelte Dokumentnummern zu vermeiden.
Achten Sie darauf, dass sich verwendete Variablen nicht überschneiden oder zu Konflikten führen (z. B. Projektnummer und Jahr), um eine eindeutige und rechtssichere Nummerierung sicherzustellen.

Startwert festlegen

Im Feld Startwert definieren Sie, mit welcher Nummer der Nummernkreis beginnen soll.
Dies ist besonders relevant, wenn:
  • der Nummernkreis unterjährig startet
  • bereits bestehende Nummernkreisläufe übernommen werden sollen
So kann ein nahtloser Übergang in bestehende Buchungskreisläufe gewährleistet werden.

Aktueller Wert

Der aktuelle Wert zeigt an, bei welcher Nummer sich der Nummernkreis aktuell befindet. Dieser Wert ist:
  • nicht manuell veränderbar
  • automatisch fortlaufend
Sobald bereits Dokumente mit diesem Nummernkreis erstellt wurden, gilt der Nummernkreis als aktiv gestartet.