In dem Abschnitt E-Mail-Einstellungen werden die E-Mail-Daten des Unternehmens hinterlegt. Diese Einstellungen sind notwendig, damit aus Pluvius heraus E-Mails versendet werden können, beispielsweise für Terminbestätigungen, Dokumente oder Projektinformationen.

E-Mail-Daten anlegen

Damit Pluvius E-Mails über Ihren Mailserver versenden kann, muss zunächst die SMTP-Funktion aktiviert werden.
1. Aktivieren Sie die Option „E-Mails über SMTP-Daten senden“.
2. Füllen Sie die folgenden Felder aus:

E-Mail Host: Tragen Sie hier den Hostnamen Ihres E-Mail-Servers ein.
E-Mail Port: Geben Sie die Portnummer Ihres E-Mail-Servers an.
E-Mail Benutzername: Tragen Sie den Benutzernamen ein, den Sie zur Anmeldung am E-Mail-Server verwenden.
E-Mail Passwort: Geben Sie das Passwort für die Anmeldung am E-Mail-Server ein.
TLS verwenden: Aktivieren Sie diese Option, wenn Ihr E-Mail-Server eine verschlüsselte TLS-Verbindung verwendet.
Standard E-Mail Alias: Tragen Sie hier die E-Mail-Adresse ein, die als Absender angezeigt wird, wenn keine andere Absenderadresse festgelegt wurde.

3. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“, um die Einstellungen zu übernehmen.

Hinweis:
Wenn keine SMTP-Daten hinterlegt sind, können aus dem System keine E-Mails versendet werden.

Wichtige Hinweise zur Einrichtung des E-Mail-Versands

Damit der E-Mail-Versand zuverlässig funktioniert, beachten Sie bitte die folgenden allgemeinen Hinweise. Die genauen Anforderungen können je nach E-Mail-Anbieter variieren.

Zugangsdaten und Passwort

Verwenden Sie die Zugangsdaten Ihres E-Mail-Postfachs.
In vielen Fällen ist nicht das normale Login-Passwort gültig, sondern ein sogenanntes App- oder Gerätepasswort.
Dieses kann im Sicherheitsbereich Ihres E-Mail-Kontos erstellt werden.
Wird ein falsches Passwort verwendet, schlägt die Anmeldung am Mailserver fehl.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktiviert

Wenn Ihr E-Mail-Konto mit zusätzlicher Sicherheit (z. B. Bestätigung per App oder SMS) geschützt ist:

kann der Versand über externe Systeme blockiert werden
in diesem Fall muss ein separates Passwort für externe Anwendungen verwendet werden

Verschlüsselung (TLS / SSL)

Der Mailserver verlangt in der Regel eine verschlüsselte Verbindung.

TLS (STARTTLS):

meist Port 587
TLS aktivieren, SSL deaktivieren

SSL:

meist Port 465
SSL aktivieren, TLS deaktivieren

Eine falsche Kombination kann dazu führen, dass keine Verbindung aufgebaut werden kann.

Erreichbarkeit des Mailservers

Der Server, auf dem Pluvius läuft, muss den Mailserver erreichen können.
Falls Verbindungen blockiert sind (z. B. durch Firewall oder Hosting-Anbieter), kann kein E-Mail-Versand erfolgen.
Typische Anzeichen sind Zeitüberschreitungen oder Verbindungsfehler.

Benutzername

Verwenden Sie in der Regel Ihre vollständige E-Mail-Adresse als Benutzername.

Hinweis:
Sollte der Versand nicht funktionieren, überprüfen Sie bitte:

die Zugangsdaten (insbesondere das verwendete Passwort)
die Verschlüsselungseinstellungen (TLS/SSL)
die Erreichbarkeit des Mailservers

In den meisten Fällen lässt sich das Problem durch Anpassung dieser Einstellungen beheben.

E-Mail-Texte (Textbausteine)

In diesem Bereich können Textbausteine für den E-Mail-Versand vorbereitet werden. Dadurch lassen sich häufig verwendete Nachrichten schneller und einheitlich versenden.

Beim Anlegen eines Textbausteins stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:

Kurztext: Tragen Sie hier einen kurzen Titel für den Textbaustein ein.
Text: Hinterlegen Sie hier den vollständigen E-Mail-Text.

Hinweis:
Im Text können Variablen verwendet werden, die beim Versand automatisch ersetzt werden.
Dadurch werden E-Mails automatisch mit den passenden Daten befüllt.
Beispiel
Projektnummer des Projekts → [projektnummer]
Schadennummer des Projekts → [schadennummer]

Terminbezogene Textbausteine

Terminvorschlag
In diesem Feld kann einTextbaustein für Terminvorschläge hinterlegt werden. Dieser wird verwendet, wenn aus einem Projekt heraus ein Terminvorschlag per E-Mail versendet wird.

Terminbestätigung
In diesem Feld kann ein Textbaustein für Terminbestätigungen hinterlegt werden. Dieser wird verwendet, wenn ein Termin aus dem Projekt per E-Mail bestätigt wird.

Hinweis:
Diese Textbausteine dienen zur automatisierten Erstellung von terminbezogenen E-Mails. Dadurch können wiederkehrende Nachrichten schnell und einheitlich versendet werden.