Sie können eine E-Mail direkt aus dem Projekt schreiben, ohne in Ihr Mailprogramm zu wechseln. Der Vorteil liegt bei den Anhängen: Angebote, Rechnungen, Berichte und Dokumente des Projekts hängen Sie mit einem Haken an, statt sie vorher herunterzuladen und wieder zu suchen.
Die Empfänger schlägt Pluvius aus dem Projekt vor, Betreff und Signatur sind vorbelegt, und nach dem Senden steht im Nachrichtenverlauf des Projekts, was an wen gegangen ist.

Zu finden im Projekt über das Briefsymbol in der Objektansicht.

So kommen Sie zum E-Mail-Fenster

Der Einstieg ist gut versteckt, weil er an der E-Mail-Adresse des Ansprechpartners hängt. Der Weg ist immer derselbe:
1. Das Projekt öffnen.
2. In der Karte Information auf den Eintrag in der Zeile Objekt klicken. Daneben öffnet sich die Objektansicht mit Anschrift, Telefonnummern und E-Mail-Adresse.
3. Dort links neben der E-Mail-Adresse auf das Briefsymbol klicken.
Es öffnet sich das Fenster Email senden.

Tipp aus der Praxis:
Merken Sie sich den Weg über das Objekt. Das Briefsymbol steht dort auch dann, wenn beim Ansprechpartner gar keine Adresse hinterlegt ist. Sie können also von hier aus an jeden Empfänger schreiben, nicht nur an den Ansprechpartner.

Das Fenster von oben nach unten

Absender: das Auswahlfeld ganz oben.
Empfänger und cc: die beiden Adressfelder.
Betreff: vorbelegt und änderbar.
Dokumente: die Karte mit den Anhängen.
Nachricht: das große Textfeld, darin schon Ihre Signatur.
Senden: der Knopf ganz unten.

Absender: von welcher Adresse die Mail ausgeht

Im Auswahlfeld oben stehen die Adressen, die für Sie freigegeben sind:

Ihre eigene Adresse, sobald Ihr Microsoft-Konto verknüpft und angemeldet ist. Darunter stehen zusätzlich die Firmenpostfächer, die für Ihr Unternehmen freigegeben wurden, etwa ein Sammelpostfach für die Schadenabteilung.
Die Firmenadresse aus den Einstellungen, unter Serverversand.

Zwei kleine Schaltflächen gehören dazu: das Microsoft-Symbol öffnet die Anmeldung in einem neuen Fenster, der Kreis-Pfeil lädt die Auswahl danach neu.

Hinweis:
Steht in der Auswahl „Sie müssen sich bei Outlook anmelden“, ist Ihr Microsoft-Konto in dieser Sitzung nicht angemeldet. Melden Sie sich über das Microsoft-Symbol an, klicken dann auf den Kreis-Pfeil, und Ihre Adresse erscheint. Solange das nicht geschehen ist, ist die Firmenadresse vorausgewählt.

Empfänger: wer aus dem Projekt zur Auswahl steht

Rechts am Empfängerfeld sitzt ein Auswahlpfeil. Er listet die Beteiligten dieses Projekts mit ihrer hinterlegten Adresse:

Ansprechpartner des Objekts
Kunde
Subunternehmer, die im Projekt beteiligt sind
Versicherung
die Mieter des Projekts, jeder einzeln
Sachverständiger und Agentur, sofern im Projekt hinterlegt

Ein Klick auf einen Eintrag setzt die Adresse in das Feld. Weitere Klicks hängen weitere Adressen an, getrennt mit einem Semikolon. Sie können jede Adresse auch von Hand eintippen oder wieder herauslöschen, und im Feld cc zusätzliche Empfänger in Kopie setzen.

Hinweis:
Beteiligte ohne hinterlegte E-Mail-Adresse erscheinen in der Liste durchgestrichen und lassen sich nicht anklicken. Die Adresse tragen Sie beim Mieter im Reiter Mieter oder in den Stammdaten der Firma nach, danach steht der Eintrag zur Auswahl.

Betreff

Der Betreff ist vorbelegt mit Schaden und der Projektnummer, dazu der Schadennummer, wenn eine im Projekt steht. Sie können ihn frei überschreiben.

Tipp aus der Praxis:
Lassen Sie Projekt- und Schadennummer im Betreff stehen und ergänzen Sie dahinter Ihr Thema. Versicherungen und Hausverwaltungen ordnen die Antwort damit selbst zu, und die Rückmeldung landet nicht in der Warteschlange für Rückfragen.

Die Nachricht und Ihre Signatur

Das Nachrichtenfeld ist beim Öffnen nicht leer: Darin steht bereits Ihre Signatur. Sie schreiben Ihren Text einfach darüber.

Der Schalter Formatiert senden entscheidet über die Darstellung. Eingeschaltet können Sie Fett, Kursiv, Unterstrichen, Listen und Links verwenden, und die Signatur erscheint mit ihren Schriften, Farben und Ihrem Logo. Ausgeschaltet geht die Mail als reiner Text hinaus.
Ein Werkzeug in der Leiste nimmt eine Formatierung wieder weg, wenn ein eingefügter Text fremde Schriftarten mitbringt.

Hinweis:
Die Signatur pflegen Sie einmalig unter Personensymbol ▸ Einstellungen ▸ Benutzer ▸ E-Mail. Dort hinterlegen Sie eine formatierte Signatur mit Logo, Schriftfarbe und Verlinkung, dazu eine Fassung als reinen Text. Dort steht auch der Schalter, ob Ihre Mails immer formatiert vorgeschlagen werden. Das E-Mail-Fenster übernimmt beides, Sie richten es also nicht je Projekt neu ein.

Hinweis:
Ist noch keine formatierte Signatur gepflegt, wandelt Pluvius beim ersten Mal die Textfassung um, damit auch die formatierte Mail eine Signatur trägt. Sie sieht dann schlicht aus, ist aber vollständig.

Textbausteine
Sind in Ihrem Unternehmen Textvorlagen hinterlegt, sitzt rechts am Nachrichtenfeld ein zweiter Auswahlpfeil mit deren Kurznamen. Ein Klick setzt den Text ein und füllt dabei Projektnummer, Schadennummer, Ansprechpartner, Projektleiter und dessen Handynummer aus dem Projekt ein.

Tipp aus der Praxis:
Setzen Sie den Baustein ein, bevor Sie auf Formatiert senden umschalten, und ergänzen Sie danach Ihre Anrede. Gepflegt werden die Bausteine unter Einstellungen ▸ Admin ▸ E-Mail im Bereich E-Mail Texte.

Dokumente anhängen

Über dem Nachrichtenfeld liegt die Karte Dokumente. Ein Klick auf die Kopfzeile klappt sie auf. Darin liegen die Anhänge in Gruppen, jede mit der Anzahl daneben:

Angebote: Angebote und Sammelangebote des Projekts.
Rechnungen: Rechnungen, Gutschriften und Sammelrechnungen.
Berichte: was im Projekt erzeugt wurde, etwa Leckageortungsbericht, Messbericht, Bildbericht, Reparaturbericht, Arbeitsnachweis und Stromverbrauch.
Dokumente: hochgeladene Projekt- und Auftragsdokumente, unterschriebene Dokumente und die Vordrucke zum Unterschreiben.
Subunternehmer: die Schreiben an die beteiligten Fremdfirmen. Die Gruppe erscheint nur, wenn im Projekt Subunternehmer stehen.

Der Haken vor einer Zeile hängt das Dokument an. Das Symbol am rechten Rand öffnet es in einem neuen Tab, damit Sie vor dem Senden hineinschauen können.

Hinweis:
Rechts oben in der Kopfzeile der Karte steht die Gesamtgröße der gewählten Anhänge in MB. Sie zählt bei jedem Haken mit, auch bei zugeklappter Karte. So sehen Sie sofort, wenn eine Bilddokumentation die Mail schwer macht.

Achtung:
Die Anhänge einer Mail dürfen zusammen höchstens rund 25 MB groß sein. Darüber färbt sich die Größenanzeige rot und der Knopf Senden ist gesperrt. Nehmen Sie dann Haken heraus und schicken Sie die Unterlagen in zwei Mails, oder stellen Sie große Bildberichte über einen Link zum Herunterladen bereit.

Hinweis:
Ab etwa 2,5 MB wird die Anzeige gelb. Das Senden funktioniert weiter, dauert aber länger. Warten Sie nach dem Klick auf Senden die Rückmeldung ab und lassen Sie das Fenster offen.

Schreiben an Subunternehmer
Die Zeilen in der Gruppe Subunternehmer haben zwei Besonderheiten:

Ein Feld Hinweis, dessen Text ins Schreiben gedruckt wird, etwa eine Angabe zum Zutritt oder zum Termin. Das Symbol zum Öffnen zeigt das Schreiben mit diesem Hinweis, also genau das, was hinausgeht.
Der Haken Nach dem Senden bei den Projektdokumenten ablegen, vorausgewählt. Damit liegt das versendete Schreiben anschließend im Projekt und ist nachweisbar. Der Haken sitzt je Zeile, Sie können also das eine Schreiben ablegen und das andere nicht.

Senden und was danach passiert

Der Knopf Senden steht unten im Fenster. Nach dem Versand meldet das Fenster „Email wurde erfolgreich gesendet“.

Im Nachrichtenverlauf des Projekts entsteht automatisch ein Eintrag mit dem Empfänger und den Namen der Anhänge.
Angehakte Subunternehmer-Schreiben werden bei den Projektdokumenten abgelegt.

Hinweis:
Dieser Eintrag im Nachrichtenverlauf ist Ihr Nachweis. Fragt die Versicherung später, wann welches Angebot herausgegangen ist, steht es dort mit Datum, Empfänger und Anhang, ohne dass jemand eine Notiz schreiben musste.

Achtung:
Meldet das Fenster einen Anmeldefehler, ist die Mail nicht hinausgegangen. Melden Sie sich über das Microsoft-Symbol im Fenster neu an und senden Sie erneut. Der Text und die Haken bleiben dabei stehen, Sie müssen die Mail nicht neu schreiben.

Häufige Fragen

Im Absenderfeld steht, ich müsse mich bei Outlook anmelden.
Über das Microsoft-Symbol anmelden, danach den Kreis-Pfeil klicken. Bis dahin geht die Mail von der Firmenadresse aus.

Ein Empfänger ist durchgestrichen.
Bei dieser Person oder Firma ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt. Nachtragen, dann steht sie zur Auswahl.

Der Knopf Senden ist grau.
Die Anhänge sind zusammen größer als rund 25 MB. Haken herausnehmen und in zwei Mails senden.

Woher kommt der Text unter meiner Nachricht?
Das ist Ihre Signatur aus Mein Konto ▸ E-Mail. Ändern Sie sie dort, gilt sie für alle künftigen Mails.

Kann ich eine Datei von meinem Rechner anhängen?
Angeboten werden die Dokumente des Projekts. Laden Sie eine Datei zuerst im Projekt oder im Auftrag hoch, danach steht sie in der Gruppe Dokumente zur Auswahl und ist zugleich im Projekt dokumentiert.

Sehen meine Kollegen, dass ich die Mail geschickt habe?
Ja, über den Eintrag im Nachrichtenverlauf des Projekts. Der Mailtext selbst steht dort nicht.

Was damit zusammenhängt

Nachrichten im Projekt: dort landet der Eintrag über jede gesendete Mail.
Mein Konto ▸ E-Mail-Signatur: dort entsteht die formatierte Signatur und die Vorauswahl für Formatiert senden.
Einstellungen ▸ E-Mail: die Firmenadresse und die Textbausteine.
Dokumentenupload im Auftrag: was dort liegt, steht hier als Anhang zur Auswahl.
Mieter und Ansprechpartner hinzufügen: liefert die Adressen für die Empfängerliste.
Partner: Agentur, Hausverwaltung, Sachverständige, Subunternehmer, Lieferanten: dort werden die Schreiben an Subunternehmer als Vorlage hinterlegt und zugeordnet.

E-Mails aus dem Projekt senden