Einstellungen > Projektfelder und Rollen

Auf dieser Seite pflegen Sie zwei Listen, aus denen die Projekte später schöpfen. Projektfelder sind zusätzliche Eingabefelder am Projekt, zum Beispiel eine Versicherungsnummer oder die Auftragsnummer einer Hausverwaltung. Mieterrollen beschreiben, in welcher Funktion eine Person am Projekt beteiligt ist, zum Beispiel als Mieter, Eigentümer oder Hausmeister.
Hier entsteht nur die Auswahl. Gefüllt wird sie im Projekt: das Projektfeld bekommt dort seinen Wert, die Rolle wird dort einer Person zugeordnet.

Zu finden unter Einstellungen ▸ Admin ▸ Projektfelder & Rollen.

Der Aufbau der Seite

  • Links die Projektfelder, eine einfache Liste von Feldnamen.
  • Rechts die Mieterrollen, je Zeile die Bezeichnung, ein Auswahlfeld für den Rollentyp und ein Kontrollkästchen für den Stromverbrauch.
  • Unter jeder Liste steht ein Eingabefeld mit einem Plus. Darüber legen Sie einen neuen Eintrag an.
Projektfelder: wozu sie da sind

Jedes Projekt in Pluvius hat feste Felder wie Kunde, Versicherer oder Schadennummer. Alles darüber hinaus tragen Sie über Projektfelder nach. Was in dieser Liste steht, bietet jedes Projekt zur Eingabe an. Der Feldname gilt für das ganze Unternehmen, der Wert dahinter gehört jeweils zu einem Projekt.
  • Anlegen: unten in das Feld Feldname, z. B. Versicherungsnummer… schreiben und auf das Plus klicken.
  • Umbenennen: den Namen direkt in der Zeile überschreiben. Gespeichert wird beim Verlassen des Feldes.
  • Löschen: über den Papierkorb, mit einer Rückfrage.
Hinweis:
Ein Name kann nur einmal vorkommen. Bei einem bereits vorhandenen Namen meldet das System „… gibt es bereits“, bei einer leeren Eingabe „Sie müssen einen Namen eintragen“. Angelegt wird in diesen Fällen nichts.

Hinweis:
Beim Umbenennen ziehen die bereits eingetragenen Werte in den Projekten mit. Aus „Versicherungsnr.“ wird also überall „Versicherungsnummer“, ohne dass ein Projekt sein Feld zweimal führt.

Achtung:
Beim Löschen erscheint eine Rückfrage. Bereits eingetragene Werte bleiben in den Projekten stehen und erscheinen weiter auf deren Dokumenten. Neu füllen lässt sich das Feld danach nicht mehr.

Wie ein Projektfeld im Projekt gefüllt wird

Im Projekt stehen die Projektfelder in der Karte Information, unterhalb der Zeile Projektleiter.
  • Noch nicht gefüllt: Der Feldname steht mit einem leeren Eingabefeld und einem Plus daneben. Eintragen, Plus, fertig.
  • Gefüllt: Der Wert steht in der Zeile, der Stift ändert ihn, das Kreuz entfernt ihn mit einer Rückfrage.
  • Ein Feld, das in diesem Projekt schon einen Wert hat, wird nicht noch einmal zur Eingabe angeboten.
Hinweis:
Der Wert darf höchstens 25 Zeichen lang sein. Für Nummern reicht das; für einen ganzen Satz ist das Feld nicht gedacht.

Wo die Werte danach auftauchen

Ausgefüllte Projektfelder erscheinen in den Standardvorlagen im Kopfblock des Dokuments, dort wo auch Schadennummer und Versicherer stehen:
  • Angebot
  • Rechnung und Sammelrechnung
  • Einzelverbrauchsnachweis
Leere Felder werden nicht gedruckt. Außerdem sieht ein externer Zugang die Projektfelder in seiner Projektansicht.
Tipp aus der Praxis:
Weil jedes Feld in jedem Projekt zur Eingabe angeboten wird, wird die Liste schnell unübersichtlich. Sinnvoll sind Felder, die Sie regelmäßig brauchen und die auf dem Papier stehen sollen, etwa eine Vorgangsnummer des Auftraggebers. Für Einzelfälle sind die Notizen oder die Bemerkung am Projekt der bessere Ort.

Mieterrollen: wozu sie da sind

Eine Rolle sagt, in welcher Funktion eine Person an einem Projekt beteiligt ist. Vergeben wird sie an zwei Stellen:
  • Im Projekt im Reiter Mieter, beim Anlegen oder Bearbeiten einer Person im Feld Rolle. Die Rollen stehen dort als Ankreuzfelder, eine Person kann also mehrere tragen. In der Tabelle erscheinen sie in der Spalte Funktion.
  • Im Fenster Ansprechpartner (das Personensymbol im Reiter Mieter) für die Ansprechpartner von Kunde, Versicherer, Hausverwaltung und Agentur. Holen Sie einen solchen Ansprechpartner später ins Projekt, kommen seine Rollen mit.
Angelegt, umbenannt und gelöscht werden die Rollen genauso wie die Projektfelder: Feld Rolle, z. B. Eigentümer… mit Plus, Bezeichnung direkt in der Zeile änderbar, Papierkorb zum Löschen. Auch hier kann eine Bezeichnung nur einmal vorkommen.
Achtung:
Beim Löschen erscheint die Rückfrage „Rolle wirklich löschen? Sie wird damit bei allen Ansprechpartnern entfernt, die sie tragen.“ Die Personen selbst bleiben vollständig erhalten, sie stehen danach nur ohne diese Rolle da. Rückgängig machen lässt sich das nicht; die Rolle müsste neu angelegt und bei jeder Person neu angekreuzt werden.

Hinweis:
Die Rolle Mieter ist meist schon vorhanden, auch wenn sie niemand angelegt hat. Wird im Projekt eine Person ohne angekreuzte Rolle gespeichert, legt Pluvius die Rolle Mieter an, falls es sie noch nicht gibt, und setzt sie bei dieser Person. Aus demselben Grund taucht sie nach dem Löschen wieder auf.

Das Auswahlfeld „Rollentyp“

Jede Rollenzeile hat ein Auswahlfeld. Zur Wahl stehen Alle Typen sowie Mieter, Hausverwaltung, Kunde, Agentur, Versicherung und Subunternehmer. Der Hinweis am Feld lautet: „Wenn leer, gilt die Rolle für alle Typen.“
Tipp aus der Praxis:
Lassen Sie den Rollentyp auf Alle Typen, wenn Sie dieselbe Bezeichnung sowohl bei Bewohnern als auch bei Ansprechpartnern verwenden, etwa Eigentümer. Einen Typ zu setzen lohnt sich bei Bezeichnungen, die nur für eine Sorte von Beteiligten gedacht sind, etwa Sachbearbeiter bei der Versicherung.

Das Kontrollkästchen für den Stromverbrauch

Der Hinweis am Kästchen beschreibt es so: „Bei dieser Rolle wird der Stromverbrauch der Trocknung abgerechnet.“ In der Bedienung wirkt es an einer Stelle, und dort deutlich:
  • In der Zeitachse des Projekts trägt jeder Termin unten rechts eine Zahl in der Form 2 / 5.
  • Ein Klick darauf öffnet das Fenster Mieter Bestätigen. Dort haken Sie ab, welche Person den Termin zugesagt hat.
  • Angeboten werden dort nur Personen, deren Rolle dieses Kästchen gesetzt hat. Die Zahl vor dem Schrägstrich zählt die bestätigten, die Zahl dahinter alle in Frage kommenden Personen.
Achtung:
Trägt keine Ihrer Rollen dieses Kästchen, bleibt das Fenster Mieter Bestätigen leer, obwohl im Projekt Personen stehen. Setzen Sie das Kästchen deshalb bei der Rolle, die Ihre Bewohner tragen, in der Regel bei Mieter. Bei einer Rolle wie Hausverwaltung gehört es nicht hin.

Hinweis:
Auf das Abhaken in diesem Fenster können Signale aufsetzen: Termin mit Mietern bestätigt, Alle Mieter in diesem Termin bestätigt und Alle Mieter in diesem Termin abgesagt. Eingerichtet werden sie unter Einstellungen ▸ Admin ▸ Signale & Automatisierung.

Was damit zusammenhängt

  • Mieter und Ansprechpartner hinzufügen: dort werden die Rollen vergeben.
  • Termine im Projekt anlegen: dort wirkt das Kästchen für den Stromverbrauch, über die Zeitachse und das Fenster Mieter Bestätigen.
  • Stromverbrauch generieren: rechnet je Person ab, deshalb muss die Zuordnung im Termin stimmen.
  • Neues Projekt anlegen: dort stehen die Projektfelder in der Karte Information.
  • Einstellungen ▸ Signale und Automatisierungen: reagieren auf die Bestätigung der Mieter im Termin.
  • Einstellungen ▸ Externe Nutzer: ein externer Zugang sieht die Projektfelder in seiner Projektansicht.