Ein neues Pluvius muss einmal eingerichtet werden – und dabei ist die Reihenfolge nicht beliebig. Spätere Punkte greifen auf das zu, was vorher angelegt wurde: Ohne Abteilung gibt es keine Tätigkeiten und keine Status, ohne Konten lässt sich keine Rechnung buchen, ohne Leistungen bleibt jedes Angebot leer.
Sie müssen diese Reihenfolge aber nicht im Kopf behalten. Pluvius bringt eine Einrichtungshilfe mit, die die Punkte in der richtigen Folge auflistet, zu jedem erklärt, wofür er gebraucht wird, und mitzählt, was schon steht. Dieser Guide gibt den Überblick dazu – die Einzelheiten stehen jeweils im eigenen Guide.

Zu finden unter Einstellungen ▸ Admin ▸ Einrichtungshilfe (Schaltfläche unten unter der Navigation).



Es gibt drei Wege dorthin, und sie erscheinen nicht alle gleich lange:

• Auf der Startseite – ein Kasten mit Fortschrittsbalken, der Zeile „Einrichtung: X von Y Schritten erledigt" und der Schaltfläche Einrichtung fortsetzen. Dieser Kasten erscheint nur in den ersten 14 Tagen nach Anlage des Zugangs, und nur beim ersten Zugang des Systems – dem Konto, das bei der Einrichtung angelegt wurde. Sind alle Pflichtschritte erledigt, verschwindet er von selbst.
• Über das Fragezeichen in der Kopfleiste: Im Hilfe-Fenster steht unten die Schaltfläche Pluvius einrichten. Solange die Einrichtung läuft, trägt sie einen Zähler; danach bleibt sie als kleines Symbol stehen. Dieser Weg ist dauerhaft vorhanden.
• Über die Einstellungen: Einstellungen ▸ Admin, ganz unten die Schaltfläche Einrichtungshilfe. Ebenfalls dauerhaft vorhanden.

Die Seite heißt Pluvius einrichten. Oben steht ein Fortschrittsbalken mit Prozentwert und daneben, wie viele Pflichtschritte erledigt sind. Darunter nennt ein blauer Kasten Ihren nächsten Schritt mit der Schaltfläche Jetzt einrichten, die direkt in die passende Maske springt. Sind alle Pflichtschritte erledigt, steht dort stattdessen ein grüner Kasten.
Die Punkte sind in fünf Gruppen mit insgesamt 20 Schritten gegliedert. Jeder Schritt lässt sich aufklappen und beantwortet drei Fragen: Was ist das?, Wofür wird es gebraucht? und, wo es hilft, ein Beispiel.
Am Symbol links erkennen Sie den Zustand:

• grüner Haken – erledigt
• orangefarbenes Ausrufezeichen – Pflichtschritt, noch offen
• grauer Kreis – optionaler Schritt, noch offen

Gruppe 1 – Fundament. Alles hier ist Pflicht, und alles Weitere hängt daran:

• Unternehmen – Name, Anschrift und Logo. Steht hier nichts, tragen alle PDF-Dokumente keinen Absender. Siehe Einstellungen ▸ Unternehmensdaten.
• Standorte – entscheiden, welche Adresse und welches Briefpapier auf ein Dokument kommen, und trennen die Auswertung je Niederlassung. Das zweistellige Kürzel steckt in den Projekt- und Rechnungsnummern. Siehe Einstellungen ▸ Standorte.
• Abteilungen – der wichtigste Schlüssel im System: Tätigkeiten, Status, Label, Leistungen und die Auswertung hängen daran. Siehe Einstellungen ▸ Abteilungen.
• Nummernkreise – das Format der Rechnungsnummern. Vor der ersten Rechnung festlegen: eine vergebene Nummer lässt sich nicht mehr ändern. Siehe Einstellungen ▸ Nummernkreise.
• Konten – jede Leistung auf einer Rechnung braucht ein Konto, sonst lässt sich die Rechnung nicht buchen und nicht nach DATEV übergeben. Die Nummern kommen von Ihrem Steuerberater. Siehe Einstellungen ▸ Buchungskonten.
• Leistungen – der Katalog, aus dem Angebote und Rechnungen entstehen. Siehe Leistungen und Leistungsverzeichnis.
• Versicherer – hängen am Projekt und entscheiden, welches Leistungsverzeichnis beim Angebot vorgeschlagen wird. Siehe Stammdaten ▸ Versicherung.

Gruppe 2 – Team. Wer arbeitet mit, und womit:

• Mitarbeiter und Rechte (Pflicht) – die Rechte steuern, was jemand überhaupt zu sehen bekommt. Siehe Einstellungen ▸ Mitarbeiter, Rechte und Rollen und Standort und Abteilung je Mitarbeiter.
• Tätigkeiten (Pflicht) – mehr als eine Beschriftung: daran hängt, was der Monteur nach dem Termin erledigen muss – Bericht, Messung, Geräte. Siehe Einstellungen ▸ Tätigkeiten.
• Geräte – aus den beim Aufbau erfassten Geräten entstehen Aufbaublatt, Standtage auf der Rechnung und die Stromberechnung. Siehe Geräteverwaltung. Dieser Schritt ist nur dann Pflicht, wenn mindestens eine Tätigkeit Geräte verlangt; sonst meldet die Hilfe „Nicht nötig – keine Tätigkeit verlangt Geräte".
• Mengeneinheiten prüfen (optional) – hier ist nichts anzulegen, die Liste holt Pluvius selbst. Gebraucht wird sie für die E-Rechnung, die genormte Einheitencodes verlangt. Siehe Leistungseinheiten abgleichen.

Gruppe 3 – Ihre Kommandozentrale. Wie Sie den Überblick über laufende Arbeiten behalten:

• Status (Pflicht) – die Arbeitsschritte, die Sie auf der Startseite zählen wollen. Siehe Einstellungen ▸ Status und Label.
• Label (optional) – der Status sagt, wo ein Projekt steht; Label sagen, was noch daran hängt. Deshalb sind mehrere gleichzeitig möglich. Gleicher Guide.
• Signale und Automatisierung (optional) – damit niemand den Status von Hand weiterschieben muss. Siehe Einstellungen ▸ Signale und Automatisierung.

Gruppe 4 – Dokumente und Versand. Womit Sie nach außen auftreten:

• PDF-Vorlagen (Pflicht) – ohne Vorlage entsteht kein Dokument. Sie müssen nichts bauen: ein Klick holt für jede Berichtsart die aktuelle Vorlage. Siehe Einstellungen ▸ PDF Layout.
• Briefpapier und PDF-Layout (optional) – ohne Briefpapier sehen Dokumente aus wie ein weißes Blatt mit Text. Gleicher Guide.
• Dokumente (optional) – Auftragsbestätigung, Abtretungserklärung, Trocknungsprotokoll. Wirkt erst, wenn es einer Tätigkeit zugeordnet ist. Siehe Einstellungen ▸ Dokumentvorlagen und Pflichtdokumente.
• E-Mail-Versand (optional) – Server, Port, Benutzer, Passwort und TLS oder SSL. Diese Angaben kommen von Ihrem E-Mail-Anbieter oder Ihrer IT. Siehe Einstellungen ▸ E-Mail.

Gruppe 5 – Alltag beginnt. Beides freiwillig und aus dem Alltag heraus nachziehbar:

• Stammdaten – Hausverwaltungen, Agenturen, Sachverständige. Diese Listen sind am Anfang leer, und das ist richtig: Sie legen einen Eintrag an, wenn der erste Auftrag von dort kommt. Siehe Stammdaten: Überblick und Grundprinzip.
• Wiederkehrende Aufgaben – der letzte Schritt. Siehe Einstellungen ▸ Wiederkehrende Aufgaben.

Bei einigen Schritten stehen kleine Karten mit einer Schaltfläche Übernehmen – etwa ein Kontenrahmen, eine Versicherer-Liste oder ein Nummernkreis-Format. Die Karten zeigen vorher, was sie anlegen, und bei den Nummernkreisen auch, wie die Nummern dann aussehen.


Ein häufiges Missverständnis am ersten Tag: Die Kachelübersicht auf der Startseite ist leer, obwohl Abteilungen und Status längst im System stehen.
Das ist kein Fehler und keine fehlende Abteilung. Die Übersicht ist eine persönliche Einstellung je Benutzer und wird bei niemandem vorbelegt, weil jeder andere Abteilungen und Status sehen will. Jeder wählt einmal für sich aus, was dort erscheinen soll.


Die Hilfe führt durch das, was zum Arbeiten nötig ist. Diese Punkte gehören ebenfalls zur Einrichtung, stehen dort aber nicht:

• Einstellungen ▸ Allgemein – systemweite Schalter, unter anderem der Auftragseingang und die Zwei-Faktor-Anmeldung.
• Einstellungen ▸ Arbeitszeiten und Feiertage – nötig, sobald Sie die Zeiterfassung nutzen. Die Feiertage müssen jedes Jahr neu geholt werden.
• Einstellungen ▸ Berichtsarten und Leckageortungsbericht – welchen Bericht eine Abteilung erzeugt und welche Fragen darin stehen.
• Einstellungen ▸ Externe Nutzer – Zugänge für Versicherer oder Hausverwaltungen.
• Schnittstellen – DATEV, Versicherungsportale, magicplan und die übrigen. Alle optional; siehe Schnittstellen: Überblick und Voraussetzungen.
• Mein Konto – jeder Mitarbeiter richtet sein Profil, seine Signatur und sein Dashboard selbst ein.

Muss ich die Einrichtung an einem Tag durchziehen?
Nein. Der Stand wird aus Ihren Daten gelesen, nicht aus Häkchen – Sie können jederzeit aufhören und später weitermachen.

Der Balken war beim ersten Aufruf schon halb gefüllt. Ist das richtig?
Ja. Was bereits im System steht, hakt die Hilfe von selbst ab. Prüfen Sie diese Punkte trotzdem einmal – ein Haken sagt nur, dass Daten vorhanden sind.

Der Kasten auf meiner Startseite ist verschwunden.
Das ist so vorgesehen: Er erscheint nur in den ersten zwei Wochen und nur beim ersten Zugang des Systems. Die Seite selbst erreichen Sie weiterhin über das Fragezeichen in der Kopfleiste und über Einstellungen ▸ Admin.

Ich sehe die Einrichtungshilfe gar nicht.
Dann fehlen Ihnen die Management-Rechte. Die Punkte darin lassen sich ohne diese Rechte auch nicht anlegen.

Muss ich die optionalen Schritte machen?
Zum Arbeiten nicht. Die Pflichtschritte genügen, um Projekte anzulegen, Termine zu planen und abzurechnen – das sagt die Seite selbst, sobald sie vollständig sind. Die optionalen Punkte ziehen Sie aus dem Alltag heraus nach.

Was ist die richtige Reihenfolge, wenn ich nur einen Punkt nachtrage?
Dann spielt sie keine Rolle. Die Reihenfolge zählt bei der Ersteinrichtung, weil spätere Punkte auf frühere zugreifen.

• Rundgang: Was finden Sie wo? – der Überblick über Kopfleiste, Seitenleiste und Startseite.
• Einstellungen ▸ Unternehmensdaten und Standorte – die beiden ersten Pflichtschritte.
• Einstellungen ▸ Abteilungen – der Schlüssel, an dem Tätigkeiten, Status und Leistungen hängen.
• Einstellungen ▸ Rechte und Rollen – wer was sehen und anlegen darf.
• Einstellungen ▸ Status und Label – die Grundlage für die Kachelübersicht.
• Mein Konto ▸ Design und Dashboard – dort füllt jeder seine eigene Startseite.
• Schnittstellen: Überblick und Voraussetzungen – was zusätzlich angebunden werden kann.