Mein Konto > E-Mail-Signatur

Wenn Sie aus einem Projekt heraus eine E-Mail schreiben, füllt Pluvius das Nachrichtenfeld schon mit Ihrer Signatur vor. Was dort steht, legen Sie hier fest – einmal mit Logo und Formatierung, einmal als reiner Text.
Die Signatur hängt am eigenen Benutzer. Jeder pflegt also seine eigene; es gibt keine gemeinsame Signatur für alle.

Zu finden unter Personensymbol oben rechts ▸ Einstellungen ▸ Benutzer ▸ E-Mail.

Zwei Reiter, zwei Signaturen

  • HTML / formatiert – mit Logo, Farben und Schriftart, so wie man es aus Outlook kennt. Diese Fassung wird verwendet, wenn die E-Mail mit Formatierung gesendet wird.
  • Nur Text – ohne Logo und ohne Formatierung. Diese Fassung wird verwendet, wenn Sie bei einer E-Mail die Formatierung ausschalten.
Jeder Reiter hat seinen eigenen Speichern-Knopf (die Diskette). Was Sie im einen Reiter eintragen, landet nicht automatisch im anderen.
Die Signatur aus Outlook übernehmen

Das ist der einfachste Weg zu einer fertigen Signatur, und die Maske schlägt ihn selbst vor:
1. In Outlook eine neue E-Mail öffnen – die Signatur steht dann schon darin.
2. Die Signatur dort mit der Maus markieren.
3. Mit Strg+C kopieren.
4. In Pluvius in das Bearbeitungsfeld klicken und mit Strg+V einfügen.
5. Auf die Diskette zum Speichern.
Achtung:
Ein Logo, das auf Ihrem eigenen Rechner liegt, kann der Empfänger nicht sehen – bei ihm bleibt an der Stelle eine leere Fläche. Genau das passiert beim Einfügen aus Outlook regelmäßig, weil Outlook Bilder aus einem lokalen Ordner einbindet. Bilder in einer Signatur funktionieren nur, wenn sie mit https:// im Internet liegen.

Hinweis:
Pluvius erkennt diesen Fall und sagt es beim Speichern: „Signatur gespeichert – aber sie enthält ein Bild, das der Empfänger nicht sehen kann. Bilder müssen mit https:// im Internet liegen." Kommt diese Meldung, ist die Signatur gespeichert, das Logo darin aber wirkungslos. Melden Sie sich dann im Büro – das Logo muss einmal auf die Internetseite gelegt werden.

Die Symbolleiste

Über dem Bearbeitungsfeld stehen sieben Schaltflächen:
  • Fett, Kursiv, Unterstrichen – Formatierung für den markierten Text.
  • Link – macht aus dem markierten Text einen Verweis, zum Beispiel auf die Firmenseite.
  • Bild oder Logo einfügen – fragt nach der Adresse des Bildes.
  • Formatierung entfernen – macht aus dem markierten Bereich schlichten Text.
  • HTML-Code – öffnet den Quelltext, siehe nächster Abschnitt.
Den HTML-Code direkt bearbeiten

Über HTML-Code öffnet sich das Fenster HTML-Signatur als Quelltext bearbeiten. Oben steht der Code, darunter eine Vorschau, die beim Tippen mitläuft.
Das ist der zuverlässigste Weg, ein Logo einzubinden: mit , so wie das Fenster es selbst zeigt.
Hinweis:
Die Vorschau zeigt den Stand nach der Prüfung durch Pluvius – also genau das, was beim Empfänger ankommt. Das Fenster sagt es selbst: „Was hier nicht zu sehen ist, sieht der Empfänger auch nicht. Nicht erlaubte Bestandteile werden beim Speichern automatisch entfernt." Verschwindet also beim Speichern etwas, ist es kein Fehler, sondern diese Prüfung.

Tipp aus der Praxis:
Wenn eine aus Outlook eingefügte Signatur in der Vorschau zerfällt, ist der Quelltext oft mit Outlook-Eigenheiten überladen. Dann ist es meist einfacher, im Quelltext-Fenster eine schlichte Fassung von Hand zu schreiben: Name, Funktion, Telefon, E-Mail, jeweils mit
getrennt – und das Logo als mit einer https-Adresse.

Formatierung ein oder aus

Unter dem Bearbeitungsfeld steht der Schalter Meine E-Mails immer mit Formatierung senden. Er legt fest, in welchem Zustand das E-Mail-Fenster im Projekt aufgeht.
Hinweis:
Das ist nur eine Vorbelegung. Bei jeder einzelnen E-Mail lässt sich die Formatierung wieder umstellen – die Maske sagt das selbst.

Hinweis:
Haben Sie im Reiter HTML / formatiert noch nichts hinterlegt, verwendet Pluvius im formatierten Modus Ihre Textsignatur und wandelt sie um. Das E-Mail-Fenster ist damit auch beim ersten Mal brauchbar, wenn nur eine der beiden Fassungen gepflegt ist.

Häufige Fragen

Muss ich beide Reiter füllen?
Nein. Es genügt einer – Pluvius behilft sich, wenn der andere leer ist. Wer die formatierte Fassung sauber haben will, pflegt aber beide.

Wo taucht die Signatur auf?
Im E-Mail-Fenster, das Sie aus dem Projekt öffnen. Sie steht dort im Nachrichtenfeld und lässt sich vor dem Senden noch ändern.

Mein Logo ist nach dem Speichern weg.
Dann lag es nicht im Internet, sondern auf Ihrem Rechner oder in einem Outlook-Anhang. Nur Bilder mit https:// bleiben erhalten.

Kann ich eine Signatur für alle Kollegen hinterlegen?
Über diese Maske nicht – sie gilt je Benutzer. Jeder pflegt seine eigene.

Warum sieht die Signatur beim Empfänger anders aus als hier?
Für E-Mails sind nur bestimmte Bestandteile zulässig; alles andere entfernt Pluvius beim Speichern. Die Vorschau im Quelltext-Fenster zeigt deshalb den verlässlichen Stand, nicht das Bearbeitungsfeld.
Was damit zusammenhängt

  • Passwort und Zwei-Faktor – dort wird das Microsoft-Konto verknüpft, über das die E-Mails laufen.
  • Nachrichten im Projekt – interne Nachrichten im Projekt; die laufen nicht über E-Mail und tragen keine Signatur.
  • Dokumentenupload im Auftrag – dort liegen die Dokumente, die Sie an eine E-Mail anhängen.
  • Profil – dort steht Ihre E-Mail-Adresse als Kontaktadresse auf Angeboten und Rechnungen.
  • Einstellungen ▸ E-Mail – dort liegen die vorgefertigten Textbausteine, die im E-Mail-Fenster zur Auswahl stehen.