Diese Schnittstelle verbindet zwei Pluvius-Systeme miteinander – Ihr System und das eines Partnerbetriebs, der ebenfalls mit Pluvius arbeitet.
Der typische Fall: Sie haben einen Schaden, den Sie nicht selbst abwickeln – weil er zu weit weg ist, weil ein Gewerk fehlt oder weil Sie ausgelastet sind. Statt Adresse und Schadendaten per Mail zu schicken und den Partner alles neu erfassen zu lassen, übergeben Sie das Projekt direkt. Beim Partner erscheint es im Auftragseingang, er nimmt es an – und danach können Sie beide Dokumente und Nachrichten zum selben Projekt austauschen, ohne Mailanhänge hin- und herzuschicken.

Zu finden unter Einstellungen ▸ Admin ▸ Schnittstellen ▸ Pluvius.

Wofür das gut ist

Aufträge weitergeben – an einen Partnerbetrieb in einer anderen Region oder mit einem anderen Gewerk
Aufträge annehmen – wenn Sie umgekehrt für einen Partner arbeiten
Kein doppeltes Erfassen – die Objektadresse kommt aus dem abgebenden System
Dokumente austauschen – Berichte, Fotos, Freigaben zum verknüpften Projekt
Nachrichten austauschen – zum Projekt, nicht per Mail an eine Person, die vielleicht im Urlaub ist
Nachvollziehbar – im Projekt steht ein Vermerk, wohin es exportiert wurde

Hinweis:
Voraussetzung ist, dass beide Betriebe Pluvius nutzen. Für Partner ohne Pluvius gibt es den externen Zugang – damit bekommt ein Subunternehmer Einblick in Ihr Projekt, ohne selbst ein System zu haben. Siehe Einstellungen ▸ Externe Nutzer.

Die Begriffe – kurz erklärt

Subdomain – der Name Ihres Pluvius in der Adresse. Bei musterfirma.pluvius-online.de ist die Subdomain musterfirma. Jedes Pluvius-System hat eine eigene.
API-Schlüssel – der Ausweis, mit dem sich ein System beim anderen anmeldet. Eine lange Zeichenfolge, die wie ein Passwort behandelt wird.
Verknüpfung – die Verbindung zwischen Ihrem Projekt und dem passenden Projekt im Partnersystem. Sie entsteht beim Export und ist bestätigt, sobald der Partner den Auftrag angenommen hat.

Hinweis:
Wichtig zum Verständnis: Die Verbindung ist gegenseitig. Damit Sie einem Partner etwas schicken können, brauchen Sie seinen Schlüssel. Damit er Ihnen etwas schicken kann, braucht er Ihren. Sie tauschen also Schlüssel aus – wie zwei Betriebe, die sich gegenseitig einen Schlüssel für das Lager geben.

Schritt 1: Schlüssel mit dem Partnerbetrieb austauschen

1. Mit dem Partnerbetrieb klären, dass Sie die Systeme verbinden möchten.
2. Sie brauchen von ihm: die Subdomain seines Pluvius und einen API-Schlüssel aus seinem System.
3. Er braucht von Ihnen dasselbe – Ihre Subdomain und einen Schlüssel aus Ihrem System.

Achtung:
Ein API-Schlüssel ist ein Zugang zu Ihrem System. Geben Sie ihn nur an Betriebe, mit denen Sie tatsächlich zusammenarbeiten, und schicken Sie ihn nicht in einer offenen E-Mail mit. Ein Telefonat oder zwei getrennte Wege sind sicherer. Sprechen Sie uns an, wenn Sie beim Erzeugen des Schlüssels Unterstützung brauchen.

Tipp aus der Praxis:
Legen Sie für jeden Partner einen eigenen Schlüssel an, nicht einen für alle. Endet die Zusammenarbeit, nehmen Sie genau diesen Schlüssel zurück – die übrigen Partner bleiben unberührt.

Schritt 2: Partnersystem in Pluvius eintragen

Auf der Seite Pluvius im Bereich Verbinden:

Pluvius (Subdomain) – nur der Namensteil, zum Beispiel musterfirma für musterfirma.pluvius-online.de. Der Hilfetext im Formular sagt es genauso
API-Schlüssel – der Schlüssel des Partnersystems. Im Formular steht dazu: „Den API-Schlüssel erhalten Sie vom Betreiber des Ziel-Systems."

Speichern. Das System erscheint in der Liste.

Hinweis:
Jede Subdomain kann nur einmal eingetragen werden. Möchten Sie den Schlüssel eines Partners später austauschen, bearbeiten Sie den vorhandenen Eintrag – Sie legen keinen zweiten an.

Schritt 3: Verbindung prüfen

In der Liste gibt es je System eine Möglichkeit, die Verbindung zu testen. Ist das Zielsystem nicht erreichbar, erscheint die Kennzeichnung Nicht erreichbar.

Tipp aus der Praxis:
Testen Sie bevor Sie das erste Projekt übergeben, und am besten während der Partner am Telefon ist. Dann sind Tippfehler in der Subdomain in einer Minute gefunden statt in einer Woche.

Ein Projekt an den Partner übergeben

Die Übergabe passiert nicht in den Einstellungen, sondern im Projekt:
1. Das Projekt öffnen.
2. Die Export-Funktion aufrufen.
3. Das Zielsystem wählen und den Export bestätigen.
Übertragen werden Straße, Postleitzahl und Ort des Objekts sowie eine Kennung, damit beide Seiten wissen, dass es dasselbe Projekt ist.

Hinweis:
Nach erfolgreichem Export schreibt Pluvius eine Nachricht ins Projekt: „ wurde an exportiert". Damit ist im Projektverlauf dokumentiert, wohin der Auftrag gegangen ist – auch für Kollegen, die später hineinschauen.

Hinweis:
Beim Partner landet der Auftrag im Auftragseingang, nicht sofort als Projekt. Er entscheidet also selbst, ob er annimmt – genau wie bei einem Auftrag von einer Versicherung.

Achtung:
Solange der Partner den Auftrag nicht angenommen hat, ist die Verknüpfung nicht bestätigt. Ein Versand von Dokumenten meldet dann „Verknüpfung noch nicht bestätigt". Warten Sie also die Annahme ab, bevor Sie Unterlagen schicken.

Dokumente und Nachrichten zum verknüpften Projekt

Sobald die Verknüpfung bestätigt ist, lassen sich Projektdokumente auswählen und an das Partnersystem senden – zusammen mit einer Nachricht, wenn Sie eine dazuschreiben möchten. Die Dokumente landen beim Partner am verknüpften Projekt.

Hinweis:
Es gehen nur die Dokumente, die Sie auswählen – nicht automatisch alle. Das ist Absicht: Interne Kalkulationen sollen nicht versehentlich beim Partner liegen.

Tipp aus der Praxis:
Bewährt hat sich, dem Partner beim ersten Versand alles mitzugeben, was er zum Start braucht: Schadenmeldung, Fotos, Leckageortungsbericht und die Freigabe der Versicherung. Dann muss er nicht nachfragen – und Sie haben die Übergabe an einer Stelle dokumentiert.

Ein Partnersystem entfernen

In der Liste lässt sich ein Eintrag bearbeiten oder löschen. Nach dem Löschen sind über diese Verbindung keine Übergaben und kein Dokumentenversand mehr möglich.

Hinweis:
Bereits übergebene Projekte bleiben beim Partner bestehen – das Löschen der Verbindung holt nichts zurück. Es beendet nur den weiteren Austausch.

Häufige Fragen

Sieht der Partner mein ganzes Pluvius?
Nein. Er bekommt den einen Auftrag, den Sie exportieren, und danach die Dokumente, die Sie auswählen. Ein Zugang zu Ihrem System entsteht dadurch nicht.

Was passiert bei ihm mit dem Auftrag?
Er erscheint in seinem Auftragseingang. Nimmt er ihn an, entsteht bei ihm ein normales Projekt – mit seinen Abteilungen, seinen Status und seinen Berichten.

Sehe ich, wie weit der Partner ist?
Nicht automatisch. Der Austausch läuft über die Dokumente und Nachrichten, die eine Seite bewusst sendet. Ein durchgehender Statusabgleich ist das nicht.

Kann ich ein Projekt an mehrere Partner geben?
Je Partner entsteht eine eigene Verknüpfung. Sinnvoll ist das aber nur, wenn wirklich mehrere Betriebe am selben Schaden arbeiten – sonst wird unklar, wer zuständig ist.

Wer darf das einrichten?
Die Seite ist der Gruppe Management vorbehalten. Ohne diese Gruppe erscheint eine Meldung über fehlende Berechtigung.

Was ist der Unterschied zum externen Zugang?
Der externe Zugang gibt einem Partner ohne eigenes System einen Blick in Ihr Projekt. Die Systemkopplung übergibt den Auftrag an ein eigenständiges Pluvius, in dem der Partner ganz normal arbeitet. Für einen Subunternehmer, der nur Rechnungen und Dokumente einstellen soll, ist der externe Zugang der einfachere Weg.

Was damit zusammenhängt

Auftragseingang – dort landen übergebene Aufträge beim Partner, und dort nehmen Sie umgekehrt an.
Einstellungen ▸ Externe Nutzer – die Alternative für Partner ohne eigenes Pluvius.
Subunternehmer und Subunternehmer beauftragen und weiterberechnen – die kaufmännische Seite der Zusammenarbeit.
Dokumentenupload im Auftrag – die Dokumente, die ausgetauscht werden.
Nachrichten im Projekt – dort erscheint der Vermerk über den Export.
Einstellungen ▸ Rechte und Rollen – die Gruppe Management als Voraussetzung.

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