Schnittstelle > KI-Anbindung

Bei dieser Schnittstelle verbinden Sie einen KI-Chat – ChatGPT oder Claude – mit Ihrem Pluvius. Danach können Sie im Chat in normalen Sätzen arbeiten: „Leg mir für Auftrag 2026-0417 ein Angebot für die Trocknung an" oder „Welche Termine hat Herr Weber nächste Woche?" – und die KI erledigt das in Pluvius, nicht auf einem Blatt Papier.
Das ist keine Spielerei, sondern spart genau dort Zeit, wo viel getippt und gesucht wird: bei Angeboten, bei der Terminverschiebung nach einer Krankmeldung und beim Nachschlagen von Leistungen.
Auf Pluvius-Seite braucht es dafür keinen zusätzlichen Zugang und keinen API-Schlüssel: Jeder Mitarbeiter verbindet sein eigenes ChatGPT- oder Claude-Konto und meldet sich mit seinem gewohnten Pluvius-Login an. Für den KI-Chat selbst benötigen Sie allerdings einen Firmen-Plan – siehe den Kasten unten.

Zu finden unter Einstellungen ▸ Admin ▸ Schnittstellen ▸ KI.

Achtung – bitte vor dem Einsatz klären:
Wenn Sie mit der KI arbeiten, werden Projekt- und Berichtsdaten an das KI-Modell im eigenen Konto des Mitarbeiters übermittelt. Für den betrieblichen Einsatz ist deshalb ein Team-, Teams- beziehungsweise Enterprise-Plan der Firma zu nutzen – nur dort ist zugesichert, dass Daten nicht fürs Training verwendet werden und die Verarbeitung datenschutzkonform mit Auftragsverarbeitungsvertrag erfolgt. Ein privates Pro-Abo ist für Kundendaten nicht zulässig.

Die Begriffe – kurz erklärt

  • KI-Chat – ein Programm, dem man in normaler Sprache schreibt. Die bekanntesten sind ChatGPT von OpenAI und Claude von Anthropic. Beide gibt es als Webseite und als Programm für den Rechner.
  • Connector – eine Verbindung, die man im KI-Chat einrichtet, damit die KI auf ein anderes Programm zugreifen darf. Man kann sie sich vorstellen wie einen Schlüssel, den Sie der KI für Ihr Pluvius geben – begrenzt auf das, was Sie selbst dürfen.
  • MCP – die technische Sprache, in der Connector und Programm miteinander reden. Sie müssen davon nichts wissen; der Begriff steht nur deshalb auf der Seite, weil das Feld im KI-Chat so heißt.
  • Verbindungs-URL – die Adresse Ihres Pluvius für diesen Zweck. Sie steht auf der Einstellungsseite und wird im KI-Chat eingefügt.
Hinweis:
Anders als bei allen anderen Schnittstellen gibt es hier keinen API-Schlüssel. Die Anmeldung läuft über Ihren normalen Pluvius-Login. Das hat zwei Vorteile: Es entstehen keine Kosten für Server-Zugänge, und die KI kann nur das, was der angemeldete Mitarbeiter auch selbst darf.

Was Sie damit machen können

Die Verbindung deckt einen großen Teil des Alltags ab. Eine Auswahl, geordnet nach Bereichen:

Angebote – hier liegt der größte Zeitgewinn
  • Auftrag suchen und sich alle angebotsrelevanten Daten zusammenstellen lassen – Berichte, Räume, Maße
  • den Leistungskatalog durchsuchen lassen, statt selbst nach der passenden Position zu blättern
  • Positionen in ein Angebot einfügen, sortieren, ändern, entfernen
  • einen Prozentwert auf Positionen anwenden – etwa einen Nachlass
  • frühere ähnliche Angebote finden und als Vorlage nutzen
  • eine Skizze lesen lassen, damit die KI die Räume daraus versteht
Termine
  • Termine suchen, eigene Termine für heute, morgen oder einen Zeitraum abfragen
  • freie Terminslots vorschlagen lassen
  • Termine anlegen, verschieben und absagen
  • Krankmeldung: alle Termine des ausgefallenen Mitarbeiters auflisten und eine Vertretung finden
Nachrichten und Personen
  • interne Nachrichten an einzelne Mitarbeiter oder eine ganze Abteilung senden
  • die eigenen ungelesenen Nachrichten abfragen
  • Benutzer suchen, um sie einem Termin zuzuordnen
Öffnen und Nachschlagen
  • ein Projekt, Angebot oder eine Rechnung im Browser öffnen lassen – Sie sagen die Nummer, Pluvius springt hin
  • Rechnungspositionen lesen, sortieren und bereinigen
Für die Leitung
  • PDF-Layouts bearbeiten – die KI kann ein Berichtslayout ändern, Sie sehen das Ergebnis und wenden es an oder verwerfen es
  • aus einem PDF-Fragebogen eine ausfüllbare Dokumentvorlage erstellen lassen
Hinweis:
Einige dieser Möglichkeiten sind der Gruppe Management vorbehalten – zum Beispiel das Bearbeiten von Layouts und das Ändern von Rechnungspositionen. Die KI kann also nicht mehr als der Mitarbeiter, der sie verbunden hat.

Tipp aus der Praxis:
Fangen Sie mit einer Aufgabe an, am besten mit dem Angebot. Öffnen Sie in Pluvius das Angebot, an dem Sie arbeiten, und schreiben Sie im Chat: „Nimm das Angebot, das ich gerade offen habe, und ergänze die Positionen für die Trocknung aus dem Messprotokoll." Wenn das sitzt, kommt der Rest von allein.

Schritt 1: Die Verbindungs-URL kopieren

Auf der Seite KI steht ganz oben das Feld Verbindungs-URL. Daneben liegt die Schaltfläche Kopieren; nach dem Klick bestätigt sie kurz mit einem Häkchen.
Hinweis:
Es ist dieselbe URL für Claude und ChatGPT, auf jedem Rechner. Sie können sie also einmal in eine interne Nachricht schreiben und an alle Kollegen verteilen – sie ist kein Geheimnis, weil sich jeder trotzdem mit seinem eigenen Pluvius-Login anmelden muss.

Schritt 2a: Claude verbinden

1. In Claude – im Programm oder auf claude.ai – die Einstellungen öffnen und zu Connectors gehen.
2. Add custom connector wählen.
3. Die kopierte URL einfügen.
4. Es öffnet sich die Pluvius-Anmeldung – dort wie gewohnt anmelden. Danach ist die Verbindung hergestellt.
5. Im Chat den Connector aktivieren, damit die KI ihn verwenden darf.
Schritt 2b: ChatGPT verbinden

1. In ChatGPT die Einstellungen öffnen und zu Connectors gehen.
2. Einen neuen beziehungsweise eigenen Connector hinzufügen (im Entwickler- bzw. MCP-Modus).
3. Die kopierte URL einfügen.
4. Bei der Pluvius-Anmeldung anmelden – verbunden.
5. Im Chat den Connector aktivieren.
Hinweis:
In Claude Team/Enterprise beziehungsweise ChatGPT Business/Enterprise kann ein Administrator den Connector einmal firmenweit hinterlegen. Dann müssen die Mitarbeiter sich nur noch einloggen und nichts mehr einrichten. Für Betriebe mit mehreren Nutzern ist das der bequemste Weg.

Hinweis:
Der Menüweg im KI-Chat kann sich ändern – ChatGPT und Claude entwickeln ihre Oberflächen weiter. Der Ablauf bleibt derselbe: Einstellungen → Connectors → eigenen Connector hinzufügen → URL einfügen → mit Pluvius anmelden.

Wie Sie sinnvoll damit arbeiten

  • Sagen Sie, worauf Sie sich beziehen. Eine Auftrags-, Projekt- oder Rechnungsnummer erspart der KI das Suchen und Ihnen die Rückfrage.
  • Prüfen Sie das Ergebnis. Die KI arbeitet in Ihrem Pluvius – ein eingefügtes Angebot ist wirklich eingefügt. Schauen Sie es an, bevor es zum Kunden geht.
  • Arbeiten Sie in Schritten. Erst die Positionen einfügen lassen, dann anschauen, dann korrigieren. Das ist schneller als ein langer Auftrag auf einmal.
  • Nutzen Sie den geöffneten Kontext. Die KI kann das Angebot verwenden, das Sie in Pluvius gerade offen haben – Sie müssen die Nummer dann nicht nennen.
Achtung:
Die KI kann Daten anlegen und ändern – Termine absagen, Positionen entfernen, Nachrichten senden. Das ist der Zweck, verlangt aber dieselbe Aufmerksamkeit wie eigenes Arbeiten in Pluvius. Bei Terminen ist eine Sicherung eingebaut: Termine anlegen, verschieben und absagen laufen zuerst als Vorschau und werden erst auf Bestätigung ausgeführt.

Häufige Fragen

Brauche ich ein kostenpflichtiges KI-Abo?
Für den betrieblichen Einsatz mit Kundendaten ja – und zwar einen Team-/Business- oder Enterprise-Plan der Firma. Siehe den Kasten oben; das ist keine Preisfrage, sondern eine Datenschutzfrage.

Kostet die Schnittstelle in Pluvius etwas?
Auf Pluvius-Seite entstehen keine Server-Token-Kosten, weil jeder Mitarbeiter sein eigenes KI-Konto verwendet. Die Kosten des KI-Abos trägt Ihr Betrieb; sie sind nicht im Preis für Pluvius enthalten, und zu Preisen und Vertragsinhalten von OpenAI beziehungsweise Anthropic können wir keine Auskunft geben. Was Ihr Pluvius-Vertrag dazu sagt, klären Sie mit uns. Eine Übersicht dazu steht in Schnittstellen: Überblick und Voraussetzungen.

Sieht die KI alle Daten meines Betriebs?
Sie sieht das, was der angemeldete Mitarbeiter sehen darf – und davon nur, was für die jeweilige Frage abgefragt wird. Es wird nicht dauerhaft irgendwohin kopiert.

Kann ich die Verbindung wieder trennen?
Ja, im KI-Chat den Connector entfernen. Danach hat die KI keinen Zugriff mehr auf Pluvius. In Pluvius selbst ist dafür nichts zu tun.

Was ist mit dem Betriebsrat beziehungsweise den Mitarbeitern?
Weil hier Projekt- und Berichtsdaten an einen externen Dienst gehen, gehört der Einsatz vorher besprochen und schriftlich geregelt. Das gilt unabhängig davon, wie einfach die Einrichtung ist.

Und wenn die KI etwas falsch macht?
Dasselbe wie bei einem Mitarbeiter, der sich vertippt: Sie korrigieren es in Pluvius. Deshalb der Rat, Ergebnisse zu prüfen, bevor sie nach außen gehen.
Was damit zusammenhängt

  • Einstellungen ▸ Rechte und Rollen – die Rechte des Mitarbeiters begrenzen, was die KI tun kann.
  • Angebotserstellung – der Bereich, in dem die KI am meisten Zeit spart.
  • Leistungen und Leistungsverzeichnis – der Katalog, den die KI durchsucht. Je besser er gepflegt ist, desto brauchbarer die Vorschläge.
  • Termine im Projekt anlegen und Kalenderansicht – die Termine, die die KI plant und verschiebt.
  • Interne Nachrichten – der Weg, den die KI zum Benachrichtigen nutzt.
  • Einstellungen ▸ PDF Layout – die Layouts, die die KI für Management-Benutzer bearbeiten kann.