Schnittstelle > DocuWare

DocuWare ist ein Dokumenten-Archiv: Statt Papierordner im Regal gibt es dort Aktenschränke, in denen Dokumente digital liegen, verschlagwortet und durchsuchbar. Viele Betriebe nutzen es für Eingangsrechnungen, Verträge und Personalunterlagen.
Pluvius kann sich mit Ihrem DocuWare verbinden. Diese Seite ist der Ort, an dem die Verbindung eingerichtet wird.

Zu finden unter Einstellungen ▸ Admin ▸ Schnittstellen ▸ DocuWare. Zusätzlich gibt es je Mitarbeiter einen Eintrag unter Mein Konto ▸ Benutzer ▸ DocuWare.

Achtung – bitte zuerst lesen:
Diese Schnittstelle stellt derzeit die Verbindung her und liest die Struktur Ihres DocuWare-Systems ein: Organisationen, Aktenschränke und Benutzer. Ein automatischer Dokumentenversand von Pluvius nach DocuWare ist damit noch nicht verbunden – Rechnungen oder Berichte wandern also nicht von allein ins Archiv.
Richten Sie die Verbindung deshalb nur ein, wenn Sie das mit uns abgesprochen haben. Wir sagen Ihnen gern, was zu tun ist.

Was Sie dafür brauchen

  • ein DocuWare-Cloud-System Ihres Betriebs – die Adresse endet auf .docuware.cloud
  • einen Zugang mit Administratorrechten für die Organisation; nur damit lässt sich eine Anwendung registrieren
  • Zeit für einen Schritt in DocuWare, nicht in Pluvius
Die Begriffe – kurz erklärt

  • Organisation – die oberste Ebene in DocuWare, in der Regel Ihr Betrieb. Größere Häuser haben mehrere.
  • Aktenschrank (englisch File Cabinet) – ein Archiv innerhalb der Organisation, etwa Eingangsrechnungen oder Verträge. Vergleichbar mit einem Aktenschrank im Büro, in dem gleichartige Dokumente liegen.
  • Briefkorb (englisch Basket) – die Ablage für Dokumente, die noch nicht sortiert sind. Ein Aktenschrank kann als Briefkorb gekennzeichnet sein.
  • App-Registrierung – die Anmeldung eines fremden Programms bei DocuWare. Dabei entstehen zwei Werte, die zusammen wie Benutzername und Passwort für Programme funktionieren: eine Anwendungs-ID und ein Anwendungs-Geheimnis.
  • Identity Service – die Anmeldestelle Ihres DocuWare-Systems. Pluvius findet sie selbst, sobald es Ihre Serveradresse kennt; Sie müssen dafür nichts eintragen.
Hinweis:
Warum überhaupt eine Registrierung? Weil DocuWare seit Version 7.11 verlangt, dass sich Programme über ein geregeltes Anmeldeverfahren ausweisen – nicht mehr über den Benutzernamen eines Mitarbeiters. Der Vorteil für Sie: Verlässt ein Mitarbeiter den Betrieb, bricht die Verbindung nicht ab.

Schritt 1: In DocuWare eine Anwendung registrieren

Dieser Schritt passiert in DocuWare:
1. In DocuWare anmelden und die Konfiguration öffnen.
2. Zum Bereich Integrationen wechseln und dort App-Registrierung öffnen.
3. Eine neue Registrierung für Pluvius anlegen.
4. Die dabei angezeigten Werte notieren – die Anwendungs-ID und das Anwendungs-Geheimnis. Das Geheimnis wird meist nur einmal angezeigt.
Achtung:
Das Anwendungs-Geheimnis ist ein Passwort. Notieren Sie es beim Anlegen und bewahren Sie es sicher auf – lässt es sich nicht mehr anzeigen, muss eine neue Registrierung angelegt werden. Schicken Sie es nicht per einfacher E-Mail.

Tipp aus der Praxis:
Wenn Ihr DocuWare von einem Systemhaus betreut wird, ist das der schnellste Weg: Bitten Sie dort um eine App-Registrierung für Pluvius. Die Kollegen kennen die Maske und brauchen dafür wenige Minuten.

Schritt 2: Serveradresse in Pluvius eintragen

Auf der Seite DocuWare in Pluvius geben Sie nur den Namensteil Ihrer DocuWare-Adresse ein – den Teil vor .docuware.cloud. Der Rest ist bereits vorgegeben.
Beispiel: Lautet Ihre Adresse musterfirma.docuware.cloud, tragen Sie musterfirma ein.
Nach dem Speichern prüft Pluvius die Adresse sofort und sucht die Anmeldestelle Ihres Systems.
Hinweis:
Stimmt die Adresse nicht oder ist der Server nicht erreichbar, meldet Pluvius: „Die von Ihnen eingegebene Adresse stimmt nicht oder ist nicht erreichbar". Dann ist die Verbindung nicht zustande gekommen – prüfen Sie die Schreibweise. Das Feld färbt sich bei Erfolg beziehungsweise Misserfolg entsprechend.

Schritt 3: Anmelden und die Struktur einlesen

Nach erfolgreicher Adressprüfung folgt die Anmeldung. Anschließend liest Pluvius aus Ihrem DocuWare ein:
  • die Organisationen – jede lässt sich einem Standort in Pluvius zuordnen
  • die Aktenschränke je Organisation, mit ihrem Namen und ihrer Farbe
  • die Benutzer, die sich mit Pluvius-Benutzern verbinden lassen
Hinweis:
Die Zuordnung Organisation zu Standort ist die Vorbereitung für Betriebe mit mehreren Niederlassungen: Später soll damit klar sein, in welches Archiv die Unterlagen welcher Niederlassung gehören.

Der Eintrag je Mitarbeiter

Unter Mein Konto ▸ Benutzer ▸ DocuWare gibt es eine eigene Seite. Dort wird der Pluvius-Benutzer mit seinem DocuWare-Benutzer verbunden. Gespeichert werden Name, Kennung und ob der Benutzer in DocuWare aktiv beziehungsweise Administrator ist.
Hinweis:
Diese Verbindung ist die Grundlage dafür, dass später nachvollziehbar bleibt, wer ein Dokument archiviert hat. Für die reine Einrichtung der Verbindung ist sie nicht nötig.

Häufige Fragen

Wandern meine Rechnungen jetzt automatisch ins Archiv?
Nein. Die Verbindung steht und die Struktur ist bekannt – ein automatischer Dokumentenversand ist damit noch nicht verbunden. Sprechen Sie uns an, wenn Sie das brauchen.

Brauche ich DocuWare, um Pluvius zu nutzen?
Nein. Pluvius hat eine eigene Dokumentenablage je Projekt und Auftrag. DocuWare ist für Betriebe interessant, die ihr gesamtes Schriftgut – auch das ohne Projektbezug – an einer Stelle archivieren.

Was ist der Unterschied zur Dokumentenablage in Pluvius?
In Pluvius liegen Dokumente am Projekt oder Auftrag – Sie finden sie über den Schaden. In DocuWare liegen sie im Archiv und werden über Schlagworte gefunden, unabhängig vom Projekt.

Kostet die Schnittstelle etwas?
Pluvius stellt die Schnittstelle bereit. Ihr DocuWare-Vertrag regelt, welcher Zugang und welche Funktionen dort enthalten sind – das klären Sie mit DocuWare beziehungsweise Ihrem Systemhaus. Etwaige Kosten dort sind nicht im Preis für Pluvius enthalten; zu Preisen und Vertragsinhalten können wir keine Auskunft geben. Was auf Pluvius-Seite dazugehört, klären Sie mit uns. Eine Übersicht dazu steht in Schnittstellen: Überblick und Voraussetzungen.
Was damit zusammenhängt

  • Einstellungen ▸ Standorte – die Auswahl, der eine DocuWare-Organisation zugeordnet wird.
  • Dokumentenupload im Auftrag – die Dokumentenablage, die Pluvius selbst mitbringt.
  • Mein Konto ▸ Benutzer – dort liegt die persönliche DocuWare-Verbindung.
  • Schnittstelle ▸ DATEV Online – der eingerichtete Weg, um Rechnungen automatisch aus dem Haus zu geben.