Schnittstelle > LVM und PropertyExpert

Das ist die Schnittstelle mit dem größten Zeitgewinn im Alltag.
Viele Versicherer steuern ihre Schäden nicht mehr per Mail und Telefon, sondern über ein Portal. Bei der LVM ist das PX Connect der Firma PropertyExpert. Dort landet der Schaden, dort wird der Sanierungspartner beauftragt, dort werden Angebote und Rechnungen geprüft, und dort will die Versicherung sehen, wie weit Sie sind.
Ohne Schnittstelle heißt das: Auftrag im Portal lesen, in Pluvius abtippen, und danach jeden Schritt im Portal noch einmal nachmelden – Erstkontakt, Termin, Trocknungsaufbau, Abbau, Angebot, Rechnung. Doppelte Arbeit, und jeder vergessene Eintrag kostet Rückfragen oder Geld.
Mit Schnittstelle passiert beides von allein: Neue Aufträge erscheinen in Ihrem Auftragseingang, und sobald Sie in Pluvius arbeiten, meldet Pluvius den Fortschritt zurück ins Portal.

Zu finden unter Einstellungen ▸ Admin ▸ Schnittstellen ▸ LVM.

Was diese Schnittstelle für Sie tut

Von der Versicherung zu Ihnen:
  • Neue Schadenaufträge werden automatisch abgerufen und erscheinen in Ihrem Auftragseingang – mit Adresse und Schadendaten, ohne Abtippen
  • Sie entscheiden im Auftragseingang, ob Sie den Auftrag annehmen. Aus dem angenommenen Auftrag wird ein Projekt
  • Der Fragenkatalog der Versicherung – die Fragen zur Schadenursache – lässt sich auf Knopfdruck in Ihren Leckageortungsbericht übernehmen
Von Ihnen zur Versicherung:
  • Erstkontakt und erster Termin, sobald Sie einen Termin anlegen beziehungsweise bestätigen
  • Aufbau und Abbau der Trocknung sowie Anfang und Ende der Wiederherstellung – jeweils aus den Terminen, die Sie ohnehin planen
  • Angebote und Rechnungen, sobald sie einen bestimmten Stand erreichen
  • Berichte und Bilddokumentation, sobald der Auftrag einen bestimmten Status erreicht
  • Abschluss, sobald Sie das Projekt archivieren
Hinweis:
Der Kern ist dieser Satz: Sie melden nichts mehr nach. Sie arbeiten in Pluvius wie immer – Termin anlegen, Bericht schreiben, Rechnung stellen – und die Schnittstelle erzählt es dem Portal.

Erst einmal die Begriffe – was ist ein API-Schlüssel?

Eine Schnittstelle ist eine Leitung zwischen zwei Programmen. Damit am anderen Ende klar ist, wer anklopft, braucht es einen Ausweis. Dieser Ausweis ist der API-Schlüssel – oft API-Key genannt: eine lange, zufällige Zeichenfolge, die nur Ihr Betrieb hat.
Behandeln Sie ihn wie ein Passwort:
  • Er wird einmal eingetragen und danach von Pluvius bei jedem Kontakt automatisch mitgeschickt
  • Er gehört nicht in Rundmails, Chatgruppen oder auf einen Zettel am Monitor
  • Geht er verloren oder in falsche Hände, lässt er beim Anbieter austauschen
Hinweis:
Ein API-Schlüssel ersetzt keine Rechte in Pluvius. Er regelt nur, dass die beiden Programme miteinander sprechen dürfen – wer in Pluvius was sehen darf, bleibt unverändert.

Schritt 1: Zugang bei PropertyExpert anfragen

Den Zugang bekommen Sie nicht in Pluvius und nicht bei uns, sondern bei PropertyExpert. Voraussetzung ist, dass Ihr Betrieb als Sanierungspartner an das Portal angebunden ist – bei der LVM also im Partnernetzwerk geführt wird.
1. Bei PropertyExpert die Anbindung an die Schnittstelle anfragen. Sagen Sie dazu, dass Sie Pluvius einsetzen und die Schnittstelle zu PX Connect nutzen möchten.
2. Sie erhalten die Zugangsdaten für die Schnittstelle.
3. Den API-Schlüssel tragen Sie selbst ein – siehe nächster Schritt. Benutzername und Passwort geben Sie an uns weiter; diese beiden Angaben stehen nicht auf der Einstellungsseite.
Achtung:
Neben dem Feld API-Schlüssel braucht die Verbindung ein Benutzerkonto mit Passwort für PropertyExpert – daraus holt sich Pluvius im Betrieb laufend einen Zugangsschlüssel. Diese beiden Angaben stehen nicht auf der Einstellungsseite und werden von uns im Hintergrund hinterlegt. Fragen Sie bei PropertyExpert deshalb alle drei Angaben ab: Schlüssel, Benutzername und Passwort.

Tipp aus der Praxis:
Planen Sie für diesen Schritt etwas Zeit ein – er hängt nicht von Ihnen ab, sondern von der Freigabe beim Portalbetreiber. Alles Weitere in dieser Anleitung ist danach an einem Vormittag erledigt.

Schritt 2: Verbindung in Pluvius eintragen

Auf der Seite LVM:
  • API-Schlüssel – der Schlüssel aus Schritt 1. Unter dem Feld steht der Hinweis „Diesen können sie bei PropertyExpert anfragen!"
  • Versicherung – wählen Sie den Versicherer aus, zu dem diese Verbindung gehört, in der Regel die LVM. Die Auswahl kommt aus Ihren Stammdaten
Achtung:
Die Angabe Versicherung ist keine Beschriftung, sondern hat Folgen: Sie entscheidet, welchem Versicherer die eingespielten Aufträge zugeordnet werden und – beim Import des Fragenkatalogs – für welchen Versicherer die Fragen gelten. Legen Sie den Versicherer vorher in den Stammdaten an.

Schritt 3: Aufträge automatisch abrufen

Das ist der Teil, der Ihnen das Abtippen erspart.
1. Den Haken Automatischer Abruf neuer Aufträge setzen.
2. Bei Wann sollen Projekte zum nächsten Mal ermittelt werden? eine Uhrzeit eintragen – das ist der Startpunkt.
3. Mit dem Schieberegler In welchem Abstand sollen Projekte ermittelt werden? festlegen, wie oft danach nachgeschaut wird. Der Wert steht in Minuten unter dem Regler.
4. Speichern.
Hinweis:
Ab dann fragt Pluvius im eingestellten Abstand beim Portal nach neuen Fällen. Neue Aufträge erscheinen im Auftragseingang – nicht sofort als Projekt. Sie behalten also die Entscheidung, welchen Auftrag Sie annehmen.

Tipp aus der Praxis:
Ein Abstand von 15 bis 20 Minuten ist ein guter Anfang. Häufiger bringt selten etwas – schneller als der Versicherer den Fall freigibt, kann auch die Schnittstelle nicht sein. Wer im Notdienst arbeitet und auf jede Minute schaut, geht auf 5 Minuten herunter.

Schritt 4: Termine zuordnen – der wichtigste Teil

Das Portal will vier Zeitpunkte wissen: wann die Trocknung aufgebaut wurde, wann sie abgebaut wurde, wann die Wiederherstellung begann und wann sie endete.
Pluvius kennt diese Zeitpunkte nicht von sich aus – es kennt nur Ihre Termine mit ihren Tätigkeiten. Deshalb sagen Sie hier einmal, welche Ihrer Tätigkeiten für welchen Portal-Zeitpunkt steht:
  • Aufbau Trocknung – zum Beispiel Ihre Tätigkeit Aufbau
  • Abbau Trocknung – zum Beispiel Messung oder Abbau
  • Anfang Wiederherstellung – zum Beispiel Arbeiten
  • Ende Wiederherstellung – zum Beispiel ebenfalls Arbeiten
Darunter steht als Erklärung: „Wählen Sie eine Tätigkeit aus welche auf die oben genannten punkte in ihren Terminen zutrifft."
Hinweis:
Bei Aufbau Trocknung und Anfang Wiederherstellung nimmt Pluvius den frühesten bestätigten Termin dieser Tätigkeit, bei Abbau Trocknung und Ende Wiederherstellung den spätesten. Dieselbe Tätigkeit darf deshalb bei Anfang und Ende stehen – bei mehreren Arbeitsterminen ergibt das automatisch Beginn und Abschluss der Arbeiten.

Achtung:
Gemeldet wird erst, wenn der Termin bestätigt ist. Ein geplanter, aber unbestätigter Termin löst nichts aus. Das ist gewollt – gemeldet werden soll, was tatsächlich stattgefunden hat.

Zwei Zeitpunkte können Sie nicht einstellen, weil sie fest verdrahtet sind:
  • Erstkontakt – „wird übermittelt sobald der erste Termin angelegt wurde (Bestätigt & Unbestätigt)". Der Erstkontakt zählt also schon beim Anlegen des ersten Termins
  • Abschluss – „wird übermittelt sobald das Projekt Archiviert wird". Gemeldet wird dabei der letzte Termin des Projekts
Tipp aus der Praxis:
Prüfen Sie vorher unter Einstellungen ▸ Tätigkeiten, ob Sie überhaupt eigene Tätigkeiten für Aufbau, Messung und Arbeiten haben. Wer alles über eine Tätigkeit Termin abwickelt, kann hier nichts sinnvoll zuordnen – dann lohnt es sich, die Tätigkeiten zuerst zu trennen. Das ist eine halbe Stunde Arbeit und die Grundlage für alles Weitere.

Schritt 5: Dokumente – wann geht was raus?

Für jedes Dokument legen Sie fest, bei welchem Stand es ans Portal geht. Damit steuern Sie den Zeitpunkt selbst – nichts verlässt Ihr Haus, bevor Sie es freigegeben haben.
Angebot und Rechnung hängen am Stand des Dokuments:
  • Status Angebot – zur Auswahl stehen Versendet, Warten auf Freigabe, Zur Rechnung Freigegeben, Freigabe Erhalten, Berechnet & Weiterverarbeitet zur Rechnung, Angebot muss weiterverarbeitet werden und Abgelehnt
  • Status Rechnung – zur Auswahl stehen Versendet, Überfällig, Bezahlt und Rechnung Teilbezahlt
Berichte und Bilder hängen am Auftragsstatus, also an Ihrer eigenen Statuskette:
  • Status Leckageortungsbericht
  • Status Messbericht
  • Status Schadenaufnahmebericht
  • Status Reparaturbericht
  • Status Bilddokumentation
Hinweis:
Ein Feld leer zu lassen heißt: Dieses Dokument wird nicht automatisch übermittelt. Sie können also mit zwei oder drei Dokumenten anfangen und die anderen später ergänzen.

Tipp aus der Praxis:
Für die Berichte hat sich bewährt, den Status zu nehmen, den Ihre Kontrolle setzt – also nicht „Bericht erstellt", sondern „Bericht geprüft" oder „Freigegeben". Dann geht nichts ins Portal, was der Innendienst noch nicht gesehen hat. Beim Angebot ist Versendet der natürliche Zeitpunkt, bei der Rechnung ebenfalls Versendet.

Achtung:
Die Statusliste dieser Seite ist Ihre eigene aus Status & Label. Wird ein hier gewählter Status später gelöscht, ist das Feld leer und das Dokument wird nicht mehr übermittelt – ohne Meldung. Nach Änderungen an der Statuskette lohnt ein Blick auf diese Seite.

Schritt 6: Angebote und Rechnungen richtig einordnen

Das Portal kennt keine Abteilungen, sondern Dokumentarten: Trocknungskostenvoranschlag, Rechnung Trocknung, Wiederherstellung Kostenvoranschlag und so weiter. Ihre Abteilungen heißen aber vielleicht Trocknung, Reparatur und Sanierung.
Im Bereich Rechnungen & Angebote zuweisen stellen Sie diese Übersetzung her. Dort steht: „Hier können Rechnungen und Angebote der richtigen Abteilung zugewiesen werden, damit sie bei Property Expert korrekt eingeordnet werden."
Sie wählen drei Dinge und bestätigen mit Hinzufügen:
  • die Dokumentart im Portal – zur Auswahl stehen Trocknungskostenvoranschlag, Rückbau kostenvoranschlag, Wiederherstellung Kostenvoranschlag, Rechnung Leckortung, Rechnung Trocknung, Rechnung Rückbau und Rechnung Wiederherstellung
  • ob es um ein Angebot oder eine Rechnung geht
  • die Abteilung aus Ihrem Pluvius
Hinweis:
Je Abteilung und Typ gibt es genau eine Zuordnung. Für eine Abteilung legen Sie also höchstens zwei Zeilen an – eine fürs Angebot, eine für die Rechnung.

Tipp aus der Praxis:
Gehen Sie Ihre Abteilungen einmal durch und schreiben sich die Paare auf, bevor Sie klicken: Trocknung → Angebot → Trocknungskostenvoranschlag, Trocknung → Rechnung → Rechnung Trocknung, Sanierung → Angebot → Wiederherstellung Kostenvoranschlag und so weiter. Ohne passende Zuordnung landet ein Dokument im Portal in der falschen Schublade – und wird von der Prüfung zurückgewiesen.

Schritt 7: Den Fragenkatalog übernehmen

Der Leckageortungsbericht in Pluvius hat einen Ursachenkatalog – die Fragen, mit denen sich der Messtechniker zur Schadenursache durchklickt. Die Versicherung hat einen eigenen Katalog, und sie erwartet ihre Formulierungen.
Statt diesen Katalog von Hand nachzubauen, holen Sie ihn:
1. Im Bereich Fragenkatalog Importieren entscheiden, ob der Haken Für alle Versicherer importieren (nicht nur LVM) gesetzt wird.
2. Auf Fragenkatalog importieren klicken und die Rückfrage bestätigen.
Hinweis:
Der Haken entscheidet über die Reichweite. Ohne Haken gelten die importierten Fragen nur für den bei Versicherung gewählten Versicherer – Ihre eigenen Fragen für andere Auftraggeber bleiben unberührt. Mit Haken gelten sie für alle.

Tipp aus der Praxis:
Ich würde ohne Haken importieren. Dann bekommt die LVM ihre gewohnten Formulierungen, und für die übrigen Auftraggeber behalten Sie Ihren eigenen, kürzeren Katalog. Der Außendienst sieht dann je Schaden nur die Fragen, die dort hingehören.

Hinweis:
Der Import ergänzt und ersetzt nicht: Bereits vorhandene Fragen und Antworten bleiben stehen. Wie der Katalog danach im Bericht aussieht und wie er sich sortieren lässt, steht im Guide Einstellungen ▸ Leckageortungsbericht.

Was im Projekt vorhanden sein muss, damit gemeldet wird

Auch bei perfekter Einrichtung meldet Pluvius nur dann etwas, wenn das Projekt zwei Dinge hat:
  • eine Schadennummer
  • eine Verknüpfung zum Portalfall – die entsteht automatisch, wenn das Projekt über den Auftragseingang aus dem Portal kam
Achtung:
Fehlt eines davon, wird nichts übermittelt – und es gibt keine Fehlermeldung. Deshalb funktioniert die Rückmeldung nur bei Projekten, die aus dem Portal stammen. Ein von Hand angelegtes Projekt zu einem Portalfall meldet nichts zurück, selbst wenn die Schadennummer stimmt.

Tipp aus der Praxis:
Das ist der häufigste Stolperstein. Nehmen Sie Portalaufträge deshalb immer über den Auftragseingang an und legen sie nicht daneben von Hand an – auch nicht „schnell zwischendurch". Ein Projekt ohne Verknüpfung lässt sich nachträglich nicht sauber ankoppeln.

Was Sie davon im Alltag haben

  • Kein Abtippen. Adresse, Kunde und Schadendaten kommen aus dem Portal.
  • Kein Nachmelden. Termine, Berichte, Angebote und Rechnungen melden sich selbst – Sie planen und schreiben nur.
  • Keine Fristversäumnisse. Der Erstkontakt ist der Wert, auf den Versicherer besonders schauen. Er wird gemeldet, sobald der erste Termin steht.
  • Weniger Rückweisungen. Weil Angebot und Rechnung in der richtigen Dokumentart ankommen, greift die automatische Prüfung des Portals sauber.
  • Ein Katalog, der passt. Die Ursachenfragen entsprechen dem, was die Versicherung erwartet.
Häufige Fragen

Es kommen keine Aufträge an.
Ist der Haken Automatischer Abruf gesetzt und gespeichert? Ist die Startuhrzeit schon erreicht? Und: Sind beim Portal überhaupt Aufträge für Sie freigegeben? Der Abruf holt nur, was die Versicherung Ihnen zugewiesen hat.

Aufträge kommen, aber es wird nichts zurückgemeldet.
Dann fehlt am Projekt die Schadennummer oder die Verknüpfung zum Portalfall – oder der Termin ist nicht bestätigt, oder die Tätigkeit passt nicht zur Zuordnung aus Schritt 4.

Muss ich alles einstellen, oder geht es auch in kleinen Schritten?
In kleinen Schritten. Fangen Sie mit dem Abruf und den Terminen an – das ist der größte Gewinn. Dokumente und Fragenkatalog können Sie Wochen später ergänzen.

Gilt das nur für die LVM?
Die Seite heißt LVM, weil das der verbreitetste Fall ist. Technisch ist es die Schnittstelle zu PropertyExpert; das Feld Versicherung bestimmt, für welchen Versicherer die Verbindung gilt.

Kann die Versicherung dadurch in mein Pluvius schauen?
Nein. Es werden ausschließlich die beschriebenen Daten zum Fall gesendet – Zeitpunkte und die Dokumente, deren Status Sie freigegeben haben. Einen Zugang zu Ihrem System gibt es dadurch nicht.

Was kostet das?
Pluvius stellt die Schnittstelle bereit. Die Anbindung auf Portalseite – Zugang, Vertrag und die Freigabe als Sanierungspartner – regeln Sie mit PropertyExpert beziehungsweise Ihrem Versicherer. Etwaige Kosten dort sind nicht im Preis für Pluvius enthalten; zu Preisen und Vertragsinhalten können wir keine Auskunft geben. Was auf Pluvius-Seite dazugehört, klären Sie mit uns. Eine Übersicht dazu steht in Schnittstellen: Überblick und Voraussetzungen.
Was damit zusammenhängt

  • Auftragseingang – dort landen die abgerufenen Aufträge, und dort nehmen Sie sie an.
  • Einstellungen ▸ Tätigkeiten – die Auswahl für die vier Termin-Zuordnungen. Ohne getrennte Tätigkeiten funktioniert Schritt 4 nicht.
  • Einstellungen ▸ Status & Label – die Statuskette, an der die Berichte hängen.
  • Einstellungen ▸ Abteilungen – die Auswahl für die Dokumentart-Zuordnung.
  • Einstellungen ▸ Leckageortungsbericht – dort wirkt der importierte Fragenkatalog.
  • Stammdaten ▸ Versicherung – der Versicherer muss angelegt sein.
  • Termine im Projekt anlegen und Terminansicht im Außendienst – dort entstehen die Zeitpunkte, die gemeldet werden.
  • Einstellungen ▸ Wiederkehrende Aufgaben – dort läuft der Abruf als geplante Aufgabe.