Diese Schnittstelle nimmt Ihrer Buchhaltung einen wiederkehrenden Handgriff ab: Jede fertige Rechnung wandert von allein zu DATEV – ohne Ausdrucken, ohne Sammelmappe, ohne monatliches Hochladen.
Pluvius schickt dazu jede gebuchte Rechnung als PDF an eine besondere E-Mail-Adresse Ihrer DATEV-Umgebung. DATEV legt sie im richtigen Ordner ab und liest Rechnungsnummer, Betrag und Zahlungsdaten selbst aus. Ihr Steuerberater sieht die Rechnung, sobald sie in Pluvius fertig ist.
Der Aufwand dafür ist einmalig: Sie richten in DATEV die Adresse ein, tragen sie in Pluvius ein, setzen einen Haken – fertig.

Zu finden unter Einstellungen ▸ Admin ▸ Schnittstellen ▸ Datev Online.

Was Sie dafür brauchen

einen Vertrag für DATEV Unternehmen online – die Schnittstelle spricht nicht mit dem Steuerberater, sondern mit Ihrer eigenen DATEV-Umgebung
einen Zugang dorthin (SmartCard, mIdentity oder SmartLogin) mit dem Recht, Belege einzurichten
in Pluvius fertig eingerichtete E-Mail-Einstellungen – ohne die lässt sich die Schnittstelle nicht einschalten

Achtung:
Ohne hinterlegte E-Mail-Daten weigert sich Pluvius: Beim Speichern erscheint „Sie müssen erst E-Mail daten hinterlegen" und der Haken bleibt aus. Das ist logisch – Pluvius versendet die Rechnungen über Ihr Postfach, nicht über ein eigenes. Der Weg dorthin führt über die Schaltfläche Zu den E-Mail-Einstellungen oben auf der Seite.

Wie das technisch funktioniert – in einem Absatz

DATEV bietet einen Weg namens Upload Mail an: Sie bekommen von DATEV eine E-Mail-Adresse, die aussieht wie eine ganz normale Adresse. Alles, was dort mit Anhang ankommt, landet automatisch in Ihrer DATEV-Belegablage.
Damit kein Fremder Belege einschmuggeln kann, akzeptiert DATEV nur E-Mails von freigeschalteten Absenderadressen. Genau deshalb muss die Absenderadresse, die Pluvius verwendet, in DATEV bekannt sein.

Hinweis:
Es fließen also keine Buchungssätze und keine Kontenzuordnung nach DATEV, sondern das Rechnungs-PDF. Die Erkennung von Betrag, Rechnungsnummer und Bankdaten übernimmt DATEV aus dem Dokument.

Schritt 1: In DATEV die Upload-Adresse einrichten

Diesen Teil machen Sie in DATEV, nicht in Pluvius:
1. In DATEV Unternehmen online anmelden.
2. Auf Anwendungen klicken und die Anwendung Belege öffnen, dort in die Einstellungen.
3. Upload Mail wählen und die Einrichtung starten.
4. Ihre Absenderadresse eintragen – das ist die Adresse, aus der Pluvius die Rechnungen verschickt – und die Bestätigungsmail anfordern.
5. In der Bestätigungsmail den Link anklicken. Damit ist die Absenderadresse freigeschaltet.
6. DATEV zeigt Ihnen anschließend die Zieladresse je Belegtyp an – also eine eigene Adresse für Eingangsrechnungen, eine für Ausgangsrechnungen und so weiter. Diese Adressen brauchen Sie im nächsten Schritt.

Hinweis:
Für Pluvius ist der Belegtyp Ausgangsrechnungen der richtige – Pluvius verschickt die Rechnungen, die Sie Ihren Kunden stellen.

Tipp aus der Praxis:
Wenn Sie bei diesem Schritt unsicher sind, ist Ihr Steuerberater der schnellste Weg – er kennt Ihre DATEV-Umgebung und hat die Adresse in zwei Minuten heraus. Notieren Sie sich beide Angaben: die freigeschaltete Absenderadresse und die Zieladresse.

Schritt 2: Adresse und Ordner in Pluvius hinterlegen

Auf der Seite Datev Online sehen Sie die vorhandenen Einträge. Je Eintrag stehen vier Angaben:

Ordner (bei DatevOnline) – der Name des Belegtyps beziehungsweise Ordners, in den die Belege gehören
E-Mail (Empfänger-E-Mail bei DatevOnline) – die Zieladresse aus Schritt 1
Exportdokumente – was über diesen Eintrag geschickt wird: rechnungen, subunternehmer oder material
Firmenstandort – für welche Niederlassung der Eintrag gilt, oder leer für alle

Achtung:
Diese Einträge lassen sich auf der Seite selbst nur ansehen, nicht bearbeiten. Angelegt und geändert werden sie über die Schaltfläche Admin-Einstellungen darunter. Wenn Sie sich damit nicht wohlfühlen, sprechen Sie uns an – wir tragen die Adresse gern für Sie ein.

Hinweis:
Pro Standort und Exportdokument kann es nur einen Eintrag geben. Betriebe mit mehreren Niederlassungen können also je Niederlassung eine eigene DATEV-Adresse hinterlegen – etwa wenn jede Niederlassung bei einem anderen Steuerberater liegt.

Hinweis:
Pluvius sucht zuerst den Eintrag, der zum Standort des Projekts passt. Findet es keinen, nimmt es den Eintrag ohne Standort. Ein Eintrag ohne Standort wirkt also als allgemeine Auffangregel – für die meisten Betriebe genügt genau dieser eine Eintrag.

Schritt 3: Den automatischen Versand einschalten

Unten auf der Seite:
1. Den Schalter Rechnungen automatisch übermitteln aktivieren.
2. Bei Um wie viel Uhr sollen Rechnungen übermittelt werden? eine Uhrzeit eintragen.
3. Speichern.

Hinweis:
Der Versand läuft danach täglich zur eingestellten Uhrzeit. Liegt die gewählte Zeit für heute schon in der Vergangenheit, beginnt Pluvius am nächsten Tag.

Tipp aus der Praxis:
Eine Uhrzeit nachts oder früh morgens ist am angenehmsten – etwa 4 Uhr. Dann sind alle Rechnungen des Vortags erfasst, und der Versand fällt nicht in die Zeit, in der Ihre Buchhaltung noch korrigiert.

Welche Rechnungen übermittelt werden – und welche nicht

Pluvius wählt nicht alles aus, sondern nur Rechnungen, bei denen alle drei Punkte zutreffen:

die Rechnung ist abgeschlossen, also gebucht und nicht mehr in Bearbeitung
an der Rechnung ist eine Kontonummer hinterlegt
die Rechnung wurde noch nicht an DATEV übermittelt

Achtung:
Fehlt an einer Rechnung die Kontonummer, wird sie nicht übermittelt – ohne Fehlermeldung. Das ist der häufigste Grund für „bei DATEV fehlt eine Rechnung". Die Kontonummer wird in der Rechnung im Bereich Info gewählt; die Auswahl stammt aus den Buchungskonten.

Hinweis:
Jede Rechnung wird genau einmal geschickt. Pluvius merkt sich den Versand, deshalb kann kein Beleg doppelt in Ihrer Belegablage landen – auch wenn der Versand mehrfach läuft.

Hinweis:
Verschickt wird eine E-Mail mit dem Betreff Rechnung, einem kurzen Anschreiben und der Rechnung als PDF im Anhang. Je nach Ihrer Einrichtung geht sie über Ihren eigenen SMTP-Server oder über Ihr Microsoft-365-Konto.

Was Sie davon im Alltag haben

Kein Sammeln mehr. Die Rechnung ist beim Steuerberater, sobald sie gebucht ist – nicht erst am Monatsende.
Kein doppeltes Erfassen. Das PDF geht direkt aus Pluvius heraus; niemand druckt, scannt oder lädt hoch.
Nachvollziehbar. Weil nur abgeschlossene Rechnungen mit Konto gehen, kommt beim Steuerberater nichts Halbfertiges an.
Weniger Rückfragen. Fehlende Belege sind der Standardgrund für Rückfragen aus der Kanzlei – dieser Grund fällt weg.

Häufige Fragen

Was ist eigentlich ein „Beleg-Ordner" bei DATEV?
DATEV sortiert Belege nach Typ – Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kasse und so weiter. Jeder Typ hat seine eigene Upload-Adresse. Der Eintrag Ordner in Pluvius ist nur die Beschriftung, damit Sie erkennen, wohin diese Adresse führt.

Bei DATEV kommt nichts an.
Der Reihe nach: Ist der Haken gesetzt und gespeichert? Ist die Uhrzeit schon vorbei? Ist die Absenderadresse in DATEV freigeschaltet? Stimmt die Zieladresse? Haben die betroffenen Rechnungen eine Kontonummer und sind sie abgeschlossen?

Kann ich eine Rechnung noch einmal schicken?
Über diese Automatik nicht – jede Rechnung geht einmal. Fehlt bei DATEV ein einzelner Beleg, ist das PDF aus Pluvius heruntergeladen und von Hand an dieselbe Adresse geschickt der schnellste Weg.

Gehen auch Eingangsrechnungen von Lieferanten mit?
Die Auswahl kennt neben rechnungen auch subunternehmer und material. Ob und wie Sie diese nutzen möchten, klären Sie am besten mit uns und Ihrem Steuerberater gemeinsam – die Belegtypen müssen zu seiner Buchungslogik passen.

Ist das datenschutzrechtlich in Ordnung?
Es verlässt nur das Rechnungs-PDF Ihr Haus, und zwar an Ihre eigene DATEV-Umgebung – denselben Weg, den ein Beleg auch per Hand nehmen würde.

Kostet die Schnittstelle etwas?
Pluvius stellt die Schnittstelle bereit. Ihr Vertrag für DATEV Unternehmen online regelt, welcher Zugang und welche Funktionen dort enthalten sind – das klären Sie mit DATEV beziehungsweise Ihrem Steuerberater. Etwaige Kosten dort sind nicht im Preis für Pluvius enthalten; zu Preisen und Vertragsinhalten können wir keine Auskunft geben. Was auf Pluvius-Seite dazugehört, klären Sie mit uns. Eine Übersicht dazu steht in Schnittstellen: Überblick und Voraussetzungen.

Was damit zusammenhängt

Einstellungen ▸ E-Mail – die Voraussetzung: ohne E-Mail-Daten kein DATEV-Versand.
Einstellungen ▸ Buchungskonten – dort entstehen die Kontonummern, ohne die eine Rechnung nicht übermittelt wird.
Rechnungen erstellen und zuordnen – dort wird die Kontonummer an der Rechnung gewählt.
Offene Posten (OP-Liste) – der Überblick, welche Rechnungen abgeschlossen sind.
Einstellungen ▸ Standorte – die Zuordnung, wenn mehrere Niederlassungen unterschiedliche DATEV-Adressen brauchen.
Einstellungen ▸ Wiederkehrende Aufgaben – dort läuft der tägliche Versand als geplante Aufgabe.

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