Einstellungen > Dokumentvorlagen und Pflichtdokumente

Hier legen Sie die Dokumente an, die im Termin ausgefüllt und unterschrieben werden – Abnahmeprotokolle, Abtretungserklärungen, Einverständniserklärungen.
Ein solches Dokument besteht aus drei Teilen: einer Vorlage, die das Aussehen bestimmt, Fragen, die der Außendienst beantwortet, und Unterschriftsfeldern.

Zu finden unter Einstellungen ▸ Admin ▸ Dokumente.

Die Übersicht

Die Tabelle hat zwei Spalten:
  • Dokumente – der Name des Dokuments.
  • Sichtbar – ein Haken oder ein Kreuz.
Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Dokument zum Bearbeiten. Unten stehen zwei Schaltflächen: Dokumentvorlagen öffnet ein Fenster mit den vorhandenen Vorlagen, Neues Hinzufügen legt ein Dokument und die Unterschrift an.

Das Bearbeitungsformular

Über dem Formular führt der Pfad zurück zur Dokument übersicht. Beim Bearbeiten steht dort zusätzlich ein Papierkorb – er löscht das Dokument nach der Rückfrage „Dokument wirklich Löschen?“

Name – so heißt das Dokument später im Termin.

Text – ein mehrzeiliges Feld für den Inhalt. Darunter steht der Hinweis, dass dieser Text in der Vorlage mit dem Platzhalter {{ dokumenttext }} eingefügt werden kann.

Versicherung – ordnet das Dokument einem Versicherer zu.

Vorlage – hier laden Sie die Datei hoch, die das Aussehen des Dokuments bestimmt.

Die drei Spalten: Fragen und Unterschriften

Darunter liegt der eigentliche Kern der Seite – drei Spalten nebeneinander. Jede zeigt, mit welchem Platzhalter die Angabe später in der Vorlage erscheint:
  • Fragen (Checkbox) – Fragen zum Anhaken. Die Antworten erscheinen in der Vorlage mit {{ choice_Name }}.
  • Fragen (Textform) – Fragen mit freier Texteingabe. Die Antworten erscheinen mit {{ text_Name }}.
  • Unterschriften – die Unterschriftsfelder. Sie erscheinen mit {{ unterschrift_Name }}.
In jeder Spalte stehen die bereits angelegten Einträge zum Anhaken. Über hinzufügen legen Sie bei den beiden Fragen-Spalten neue Einträge an.
Hinweis:
Die Schaltfläche hinzufügen erscheint erst, wenn das Dokument gespeichert ist – bei einem neuen Dokument also nach dem ersten Speichern. In der Spalte Unterschriften ist sie nicht aktiv; dort wählen Sie aus den vorhandenen Feldern aus.

Hinweis:
Der Name im Platzhalter ist der Name, den Sie der Frage geben. Eine Frage namens „Raum“ erscheint in der Vorlage also als {{ text_Raum }}. Damit bestimmen Sie selbst, an welcher Stelle des Dokuments die Antwort steht.

Anzeigen

Unten links sitzt der Schalter Anzeigen. Er entscheidet über den Haken in der Spalte Sichtbar der Übersicht.
Hinweis:
Ein Kreuz in der Spalte Sichtbar bedeutet, dass das Dokument vorhanden, aber ausgeblendet ist. Es ist damit nicht gelöscht – Sie können es jederzeit wieder einblenden.

Dokument-Variablen

Unten rechts liegt die Schaltfläche Dokument-Variablen. Sie öffnet ein Fenster mit allen Platzhaltern, die in einer Vorlage verwendet werden können. Über das Aufklappmenü daneben lässt sich diese Liste zusätzlich als TXT herunterladen.
Tipp aus der Praxis:
Wer eine Vorlage gestaltet, öffnet diese Liste zuerst – dann muss niemand raten, wie ein Feld heißt. Die heruntergeladene Datei lässt sich an denjenigen weitergeben, der die Vorlage baut.

Mit Speichern werden die Angaben übernommen.

Wie ein Dokument in den Termin kommt

Die Zuordnung erfolgt nicht hier, sondern bei der Tätigkeit: Dort gibt es das Feld Dokumente, in dem die gewünschten Dokumente ausgewählt werden. Jedes so zugeordnete Dokument erscheint im Termin als eigene Zeile mit Haken oder Kreuz – je nachdem, ob bereits unterschrieben wurde.
Achtung:
Für die Zuordnung gilt eine Regel: Dokumente ohne hinterlegte Versicherung erscheinen immer. Dokumente mit einer Versicherung nur dann, wenn im Projekt dieselbe Versicherung eingetragen ist. Ein Dokument, das im Termin fehlt, hat deshalb häufig eine Versicherung hinterlegt, die nicht zum Projekt passt.

Nach dem Unterschreiben

Ist ein Dokument im Termin ausgefüllt und unterschrieben, steht es anschließend beim Auftrag unter den Dokumenten beziehungsweise Unterschriften zur Verfügung.

Was damit zusammenhängt

  • Einstellungen ▸ Tätigkeiten – dort werden die Dokumente einem Termin zugeordnet.
  • Terminansicht im Außendienst – dort erscheinen sie als Zeile zum Unterschreiben.
  • Dokumentenupload im Auftrag – dort landen die unterschriebenen Dokumente.
  • Einstellungen ▸ PDF Layout – das Aussehen der übrigen Dokumente.
  • Versicherung in den Stammdaten – Voraussetzung für die versicherungsabhängige Zuordnung.