Einstellungen > PDF Layout

Jedes PDF, das Pluvius ausdruckt – Angebot, Rechnung, Bericht, Arbeitsnachweis –, wird nach einer Vorlage gebaut. Die Vorlage bestimmt, wo der Text auf dem Blatt steht, wie groß er ist und welche Sätze immer mitgedruckt werden.
Fertige Vorlagen für alle Dokumente sind schon eingerichtet. Sie müssen hier also nichts anlegen, damit ein Angebot herauskommt.
Was Sie hier tun, ist zweierlei: Sie hinterlegen Ihr Briefpapier, und Sie schieben den Textbereich so, dass er auf Ihr Briefpapier passt – damit der Text nicht in Ihr Logo läuft. Alles Weitere ist freiwillig.

Zu finden unter Einstellungen ▸ Admin ▸ PDF Layout.

Muss ich hier überhaupt etwas machen?

Kurz: zwei Dinge ja, der Rest nein. Diese Liste können Sie von oben nach unten abarbeiten und dann aufhören, sobald es für Ihren Betrieb reicht:
  • Briefpapier hochladen – sollten Sie machen. Sonst kommt das PDF auf weißem Grund heraus, ohne Ihren Kopf und Ihre Fußzeile.
  • Seitenränder einstellen – sollten Sie machen, sobald ein Briefpapier hinterlegt ist. Sonst kann der Text über Logo oder Fußzeile laufen.
  • Einleitungssatz und Schlusstext – lohnt sich. Damit steht auf jedem Angebot und jeder Rechnung automatisch derselbe Satz, den heute jemand von Hand tippt.
  • Eine andere fertige Vorlage wählen – nur wenn Ihnen die Optik nicht gefällt. Sie sehen vorher ein Bild.
  • Eigene Vorlagendatei hochladen – nur mit Unterstützung. Dafür braucht es HTML-Kenntnisse.
Tipp aus der Praxis:
Wenn Sie sich nur eine Sache aus diesem Guide mitnehmen: Briefpapier hochladen, dann die Seitenränder mit dem Schieberegler passend ziehen. Das sind fünf Minuten und der Unterschied zwischen einem PDF, das nach Ihrem Betrieb aussieht, und einem, das nach Formular aussieht. Alles andere hat Zeit.

Schritt 1: Briefpapier hinterlegen

Ganz oben auf der Seite steht die Karte Briefpapier. Dort:
1. Über die Auswahl den Standort wählen, um den es geht.
2. Bis zu drei Briefpapiere für diesen Standort hochladen oder ersetzen.
3. Speichern. Es erscheint die Meldung „Briefpapier wurde gespeichert".
Hinweis:
Das Briefpapier hängt am Standort, nicht an der Vorlage. Jede Niederlassung kann also ihr eigenes Briefpapier haben, und alle Dokumente dieser Niederlassung verwenden es.

Tipp aus der Praxis:
Drei Plätze sind vorhanden, weil viele Betriebe mehr als ein Blatt brauchen – etwa ein Blatt mit vollem Kopf für die erste Seite und ein schlichteres für die Folgeseiten. Wer nur ein Briefpapier hat, füllt Platz 1 und lässt die anderen leer.

Die Liste der Vorlagen

Darunter steht die Karte Layout mit allen vorhandenen Vorlagen. Eine Zeile ist eine Vorlage.
Die Spalten:
  • Bericht – für welches Dokument die Vorlage gilt, zum Beispiel Angebot, Rechnung oder Lo bericht
  • Typ – woher die Vorlage kommt (siehe nächster Abschnitt)
  • Versicherung, Agentur, Hausverwaltung, Kunde – normalerweise leer. Steht hier etwas, gilt die Vorlage nur für diesen Beteiligten
  • Stift zum Bearbeiten und Papierkorb zum Löschen
Über der Liste helfen drei Felder beim Suchen: ein Suchfeld, die Auswahl Alle Berichtsarten und die Auswahl Alle Typen. Darunter steht mitgezählt, wie viele Vorlagen gerade angezeigt werden.
Die drei Arten von Vorlagen – das sollten Sie einmal lesen

Die Spalte Typ ist der wichtigste Teil dieser Seite, weil sie darüber entscheidet, ob eine Vorlage automatisch mitgepflegt wird oder nicht.
  • Standard – in der Spalte steht nichts. Das ist die Vorlage, die Pluvius mitbringt. Sie funktioniert sofort und Sie müssen sich um nichts kümmern. Anpassen können Sie Seitenränder, Schriftgrößen und die festen Texte.
  • Vorgefertigtes Template – eine Vorlage, die Sie sich von Pluvius geholt haben, mit Nummer dahinter. Vorteil: Sie wird automatisch aktuell gehalten. Verbessern wir die Vorlage, kommt die neue Fassung bei Ihnen an.
  • Eigenes Template – eine HTML-Datei, die Sie selbst hochgeladen haben. Vorteil: Sie können alles frei gestalten. Nachteil: Pluvius fasst sie nie wieder an – Verbesserungen und neue Funktionen kommen bei dieser Vorlage nicht automatisch an.
Bei einem vorgefertigten Template steht zusätzlich ein farbiges Kennzeichen dabei:
  • Aktuell (grün) – es gibt keine neuere Fassung. Alles in Ordnung
  • Update verfügbar (gelb) – daneben erscheint die Schaltfläche Aktualisieren. Ein Klick holt die neue Fassung, nach einer Rückfrage
  • Stand unbekannt – die Vorlage wurde einmal importiert, ohne dass ihr Änderungsstand mitgespeichert wurde. Ein erneuter Import bringt den Abgleich wieder in Gang
  • Nicht geprüft – Pluvius-Web war beim letzten Prüflauf nicht erreichbar. Kein Fehler an Ihrer Einrichtung
Achtung:
Sobald Sie bei einer Vorlage eine eigene HTML-Datei hochladen, wird sie zum eigenen Template und aus dem automatischen Abgleich herausgenommen. Das ist gewollt – Ihre Datei soll nicht überschrieben werden –, bedeutet aber: Um Verbesserungen zu bekommen, müssen Sie später von Hand wieder eine Pluvius-Vorlage laden.

Eine fertige Vorlage von Pluvius holen

Das ist der bequemste Weg zu einem anderen Aussehen – ohne HTML und ohne Risiko.
1. Bei der Vorlage auf den Stift klicken.
2. Auf den blauen Kasten „Wählen Sie aus unseren vorgefertigten Layout-Vorlagen aus" klicken. Es öffnet sich das Fenster Template auswahl.
3. Die Vorlagen durchsehen. Zu jeder gibt es:
  • ein Vorschaubild – Sie sehen also vorher, wie das Dokument aussieht. Über die Schaltflächen 1, 2, 3 lassen sich weitere Ansichten umschalten, mit +, − und Reset zoomen
  • einen Namen und eine Versionsnummer
  • ein Info-Symbol, hinter dem eine Beschreibung steht
  • bei einer Vorlage das Kennzeichen Haupt-Template mit Stern – das ist die von uns empfohlene Vorlage für dieses Dokument
  • ist die Vorlage schon in Gebrauch, steht dort Aktuell installiert beziehungsweise Update verfügbar
4. Mit Template Importieren übernehmen. Die Vorlage ist damit sofort in Gebrauch.
Hinweis:
Die Vorlagen kommen von pluvius-online.de und sind dort im Bereich Bericht & Vorlagen auch außerhalb Ihres Systems ansehbar. Sie können also in Ruhe vorher schauen, welche Optik Ihnen zusagt.

Hinweis:
Kommt statt der Vorlagen der Hinweis „Es konnten keine Vorlagen von Pluvius-Web geladen werden", war die Verbindung nach außen gerade nicht möglich. Später erneut versuchen – an Ihren Einstellungen liegt es nicht.

Tipp aus der Praxis:
Wenn Sie neu anfangen, nehmen Sie die Vorlage mit dem Stern. Die ist für dieses Dokument gedacht und wird am besten gepflegt. Erst wenn Ihnen daran etwas nicht passt, lohnt der Blick auf die anderen.

Alle Vorlagen auf einmal holen

Für eine Neueinrichtung gibt es unten die Schaltfläche Haupt-Templates importieren. Sie holt für jede Dokumentart, für die noch keine Vorlage vorhanden ist, die aktuell empfohlene Vorlage.
Hinweis:
Bestehende Vorlagen bleiben dabei unverändert – auch Ihre eigenen. Es werden nur Lücken gefüllt. Vor dem Start erscheint eine Rückfrage.

Die nächtliche Aktualisierung

Im unteren Bereich steht, ob der automatische Abgleich läuft:
  • Läuft er, steht dort „Vorgefertigte Templates werden automatisch aktuell gehalten" samt Uhrzeit, dem letzten Prüflauf und der nächsten Prüfung. Einmal täglich wird geprüft, ob es neuere Fassungen gibt; abweichende Vorlagen werden dann aktualisiert.
  • Läuft er nicht, steht dort „Automatischer Template-Abgleich ist aus" und eine Schaltfläche, um ihn einzurichten.
Die Schaltfläche Zeitplan verwalten beziehungsweise Automatische Aktualisierung einrichten führt zu den Wiederkehrenden Aufgaben – dort wird der Zeitpunkt gesetzt.
Hinweis:
Der Abgleich betrifft nur vorgefertigte Vorlagen. Eigene Vorlagen bleiben unberührt – die fasst Pluvius nie an.

Schritt 2: Seitenränder auf das Briefpapier einstellen

Das ist die Einstellung mit dem größten Nutzen. Sie legt fest, in welchem Bereich des Blattes der Text gedruckt wird – damit er unter Ihrem Logo anfängt und über Ihrer Fußzeile endet.
Beim Bearbeiten einer Vorlage finden Sie dazu den Bereich Ausrichtung & Seitenränder mit vier Werten. Jeder hat ein Zahlenfeld und einen Schieberegler:
  • Abstand vom linken Rand – wie weit der Text von links eingerückt wird
  • Abstand vom oberen Rand – wo der Text beginnt. Dieser Wert schiebt den Text unter Ihren Briefkopf
  • Höhe des Contents – wie weit der Textbereich nach unten reicht. Damit halten Sie die Fußzeile frei
  • Breite des Contents – wie breit der Textbereich ist
Rechts daneben liegt die Blattansicht: Ihr Briefpapier im Hintergrund, darüber der Textbereich als Rahmen. Wenn Sie am Schieberegler ziehen, wandert der Rahmen mit. Sie sehen also direkt, ob der Text noch in Ihr Logo läuft.
Hinweis:
Die Blattansicht zeigt das Briefpapier des Standorts, der an Ihrem eigenen Benutzerprofil hinterlegt ist. Ist dort kein Standort gesetzt oder hat dieser kein Briefpapier, bleibt der Hintergrund weiß – die Regler funktionieren trotzdem.

Hinweis:
Die Werte sind in Punkt angegeben, nicht in Millimetern. Als Anhaltspunkt: Ein A4-Blatt ist 595 Punkt breit und 842 Punkt hoch. Die Vorbelegung ist 30 von links, 105 von oben, 600 Höhe und 540 Breite – das passt zu einem Briefkopf üblicher Größe.

Tipp aus der Praxis:
Gehen Sie nicht nach Zahlen, sondern nach dem Bild: Regler ziehen, bis der Rahmen sauber zwischen Ihrem Kopf und Ihrer Fußzeile sitzt, dann speichern und ein echtes Angebot als PDF öffnen. Lieber einen Fingerbreit Luft lassen als auf Kante – Adressfeld und Betreff brauchen etwas Platz.

Hinweis:
Diese Werte gelten je Vorlage. Wenn Angebot und Rechnung gleich aussehen sollen, tragen Sie dieselben Werte bei beiden ein. Eine neu angelegte Vorlage übernimmt die Werte automatisch von einer bereits eingestellten – Sie fangen also nicht bei Null an.

Schritt 3: Feste Texte hinterlegen

Im Bereich Textfelder hinterlegen Sie Sätze, die auf jedem Dokument dieser Art automatisch mitgedruckt werden. Bei Angebot, Rechnung und Arbeitsnachweis sind das:
  • Einleitungssatz – der Satz über den Positionen, etwa „vielen Dank für Ihren Auftrag. Für die Beseitigung des Schadens bieten wir Ihnen folgende Leistungen an:"
  • Schlusstext – der Satz unter den Positionen, etwa „Dieses Angebot ist 30 Tage gültig. Bei Rückfragen erreichen Sie uns unter der oben genannten Nummer."
Beim Leckageortungsbericht gibt es an dieser Stelle nur einen Schlusstext.
Hinweis:
Welche Textfelder angeboten werden, hängt von der Dokumentart ab – deshalb sehen Sie beim Angebot andere Felder als beim Bericht. Was hier nicht angeboten wird, hat in diesem Dokument keinen Platz.

Tipp aus der Praxis:
Das ist die Einstellung, die im Alltag am meisten Tipparbeit spart. Nehmen Sie die Formulierung, die Ihre Angebote heute schon tragen, und tragen Sie sie einmal hier ein. Ab dann steht sie automatisch drin – und ist bei jedem Angebot gleich.

Der Feinschliff: Schriftgröße

Im Bereich Schriftgröße stehen fünf Werte – Schriftgröße 1 bis 5. Sie gehören zu den verschiedenen Ebenen im Dokument: Überschrift, Text, Tabelle, Kleingedrucktes. Welche Nummer welche Ebene ist, hängt von der Vorlage ab; die Beschreibung hinter dem Info-Symbol im Vorlagenfenster nennt es.

Tipp aus der Praxis:
Ich würde die Schriftgrößen nur anfassen, wenn ein Dokument tatsächlich zu klein oder zu groß gedruckt wird – und dann in Einer-Schritten. Ein Punkt mehr klingt nach wenig, verschiebt bei einem langen Angebot aber den Seitenumbruch.

Eine eigene Vorlage nur für einen bestimmten Beteiligten

Manche Auftraggeber haben eigene Vorstellungen, wie ein Dokument aussehen soll. Dafür können Sie eine Vorlage anlegen, die nur für diesen Beteiligten greift. Möglich ist das für:
  • Versicherung
  • Agentur
  • Hausverwaltung
  • Kunde
Beispiel: Sie legen eine zweite Rechnungsvorlage an und tragen bei Versicherung die Allianz ein. Rechnungen in Projekten mit dieser Versicherung verwenden dann diese Vorlage – alle anderen weiter die normale.
Hinweis:
Damit die Sondervorlage greift, muss der Beteiligte auch im Projekt hinterlegt sein. Steht im Projekt keine Versicherung, kann Pluvius die versicherungsabhängige Vorlage nicht zuordnen und nimmt die normale.

Tipp aus der Praxis:
Legen Sie Sondervorlagen erst an, wenn es einen konkreten Anlass gibt – etwa eine Versicherung, die eine bestimmte Darstellung verlangt. Jede Sondervorlage muss später mitgepflegt werden; fünf Vorlagen für dasselbe Dokument sind schnell angelegt und schwer auseinanderzuhalten.

Eine neue Vorlage anlegen

1. Unten rechts auf Neues Hinzufügen klicken.
2. Die Berichtsart wählen – also für welches Dokument die Vorlage gilt.
3. Falls die Vorlage nur für einen Beteiligten gelten soll: Versicherung, Agentur, Hausverwaltung oder Kunde auswählen. Sonst leer lassen.
4. Mit Erstellen speichern. Die Vorlage erscheint in der Liste und kann dann über den Stift eingerichtet werden.
Achtung:
Dieselbe Kombination aus Berichtsart und Beteiligten darf es nur einmal geben. Sonst meldet Pluvius „Ein Template mit den gleichen Angaben existiert bereits." und legt nichts an. Bearbeiten Sie in diesem Fall die vorhandene Vorlage.

Hinweis:
Eine frisch angelegte Vorlage sieht zunächst aus wie der Standard. Erst was Sie danach einstellen – oder welche Vorlage Sie importieren – macht den Unterschied.

Eine Vorlage löschen

Über den Papierkorb in der Zeile, nach der Rückfrage „wirklich Löschen?".
Hinweis:
Löschen ist ungefährlich: Für dieses Dokument wird danach wieder das Standardlayout verwendet. Es kann also nicht passieren, dass ein Angebot gar nicht mehr gedruckt wird.

Häufige Fragen

Ich habe etwas geändert, das PDF sieht aber gleich aus.
Haben Sie Speichern geklickt? Und schauen Sie auf ein neu erzeugtes PDF – ein bereits erstelltes Dokument ändert sich nicht nachträglich.

Der Text läuft in mein Logo.
Der Abstand vom oberen Rand ist zu klein. Regler nach rechts ziehen, bis der Rahmen in der Blattansicht unter dem Logo beginnt.

Mein Briefpapier erscheint nicht im PDF.
Dann ist es nicht am richtigen Standort hinterlegt, oder dem Projekt beziehungsweise Benutzer ist ein anderer Standort zugeordnet. Das Briefpapier hängt am Standort.

Kann ich etwas kaputt machen?
Nichts, was sich nicht zurückholen lässt. Im schlimmsten Fall löschen Sie die Vorlage – dann greift wieder der Standard. Ihre Angebote und Rechnungen selbst werden dabei nicht angefasst.

Brauche ich HTML-Kenntnisse?
Für Briefpapier, Seitenränder, Texte und Schriftgrößen nicht. Nur wenn Sie eine eigene Vorlagendatei gestalten wollen. Dafür können Sie über hier herunterladen das aktuelle Layout als Datei ziehen, extern bearbeiten und wieder hochladen – oder Sie sprechen uns an.
Hinweis:
Bei einer eigenen Vorlage erscheint in der Liste neben Eigenes Template ein Datei-Symbol. Darüber lässt sich die hochgeladene Datei direkt im Browser öffnen und ansehen.

Was damit zusammenhängt

  • Einstellungen ▸ Standorte – dort gehört das Briefpapier hin, und dort stehen die Absenderdaten.
  • Einstellungen ▸ Unternehmensdaten – Firmenname und Logo.
  • Einstellungen ▸ Berichtsarten – welche Berichte es gibt und welche Abteilung welchen bekommt.
  • Einstellungen ▸ Wiederkehrende Aufgaben – dort wird der nächtliche Abgleich der Vorlagen eingerichtet.
  • Einstellungen ▸ Dokumentvorlagen und Pflichtdokumente – die andere Art von Vorlagen: Dokumente, die im Termin unterschrieben werden.
  • Stammdaten ▸ Versicherung und Partner – Voraussetzung für Vorlagen, die nur für einen Beteiligten gelten.
  • Standort und Abteilung je Mitarbeiter – bestimmt, welches Briefpapier Sie in der Blattansicht sehen.