Einstellungen > Externe Nutzer

Ein externer Zugang ist ein Gastzugang für Beteiligte außerhalb Ihres Betriebs – die Versicherung, die Hausverwaltung, die Agentur, ein Subunternehmer oder der Kunde selbst.
Der Zweck: Wer laufend nach dem Stand fragt, kann selbst nachsehen. Statt Sachstandsmails und Rückrufen bekommt der Beteiligte einen eigenen Zugang, in dem ausschließlich seine Projekte stehen – und darin nur die Bereiche, die Sie freigegeben haben.
Der Zugang ist bewusst eng: kein Menü, keine Projektsuche, keine Stammdaten. Nur die eigenen Projekte und darin die freigegebenen Blöcke.

Zu finden unter Einstellungen ▸ Admin ▸ Externe Nutzer.

Was ein externer Zugang ist – und was nicht

  • Ein externer Zugang ist kein Mitarbeiterkonto. Er hat keine Rechtegruppen, kein Dashboard und keinen Zugang zum internen Pluvius.
  • Er meldet sich über eine eigene Anmeldeseite an und landet direkt in seiner Projektliste.
  • Er wird nicht unter Mitarbeiter geführt und zählt dort auch nicht mit.
Hinweis:
Weil es kein Mitarbeiterkonto ist, gelten für den externen Zugang keine der Regeln aus Rechte und Rollen. Was er sehen darf, ergibt sich ausschließlich aus den Angaben auf dieser Seite.

Das Wichtigste: die Zuordnung entscheidet über die Projekte

Der Zugang bekommt keine Liste einzelner Projekte. Stattdessen ordnen Sie ihn einem Beteiligten zu – und er sieht dann alle Projekte, in denen dieser Beteiligte eingetragen ist. Zur Auswahl stehen fünf Felder:
  • Hausverwaltung
  • Versicherung
  • Agentur
  • Subunternehmer
  • Kunde
Kommt ein neues Projekt mit dieser Versicherung hinzu, erscheint es automatisch im Zugang. Sie müssen nichts nachtragen.
Achtung:
Wird keine einzige Zuordnung gesetzt, sieht der Zugang gar nichts – die Projektliste bleibt leer. Das ist Absicht: Ein unvollständig angelegter Zugang soll nicht versehentlich alles sehen. Die Anmeldung funktioniert trotzdem, deshalb ist eine leere Liste fast immer ein Hinweis auf eine fehlende Zuordnung.

Achtung:
Mehrere Zuordnungen wirken zusammen, nicht zusätzlich. Setzen Sie Versicherung und Kunde, sieht der Zugang nur Projekte, in denen beide Angaben passen – nicht alle Projekte der Versicherung und alle des Kunden. Für „beides sehen" brauchen Sie zwei Zugänge.

Tipp aus der Praxis:
Ich würde grundsätzlich eine Zuordnung je Zugang setzen. Das ist leicht zu erklären, leicht zu prüfen und führt nicht zu der Situation, in der ein Beteiligter anruft, weil seine Liste leer ist, obwohl er drei Projekte bei Ihnen hat.

Einen Zugang anlegen

1. Auf der Seite den Reiter Anlegen wählen.
2. Die Zugangsdaten erfassen:
  • Benutzername – frei wählbar
  • E-Mail – optional
  • Passwort und Passwort bestätigen – beide Angaben sind beim Anlegen Pflicht
3. Die Zuordnung setzen – eines der fünf Felder oben.
4. Die Berechtigungen anhaken (siehe nächster Abschnitt).
5. Mit Speichern anlegen. Der Zugang erscheint in der Liste.
Achtung:
Das Passwort lässt sich nur beim Anlegen setzen. Öffnen Sie einen bestehenden Zugang, sind die Passwortfelder nicht mehr vorhanden. Ein vergessenes Passwort können Sie hier also nicht zurücksetzen – der Zugang muss es selbst ändern (siehe unten) oder neu angelegt werden.

Hinweis:
Das Passwort wird auf die üblichen Regeln geprüft – zu kurze oder zu einfache Passwörter weist Pluvius mit einer Meldung zurück. Stimmen die beiden Felder nicht überein, erscheint an beiden „Passwörter stimmen nicht überein".

Achtung:
Der Benutzername muss nicht eindeutig sein – Pluvius verhindert es nicht, denselben Namen zweimal anzulegen. Bei der Anmeldung entscheidet dann das Passwort, welcher der beiden Zugänge greift. Das ist schwer zu durchschauen; vergeben Sie Benutzernamen deshalb bewusst eindeutig, zum Beispiel allianz_meier statt versicherung.

Tipp aus der Praxis:
Notieren Sie sich Benutzername und Passwort vor dem Speichern – Sie können es hinterher nicht mehr nachsehen. Und geben Sie die Daten nicht in derselben Mail weiter, in der der Link steht.

Die Berechtigungen: was der Zugang im Projekt sehen darf

Innerhalb seiner Projekte entscheidet je ein Haken über jeden Block. Alle Haken sind zunächst aus – bis auf die beiden letzten. Ohne Haken sieht der Zugang das Projekt, aber keinen der Inhalte.
  • Kann „Alle!" Nachrichten sehen – der Nachrichtenverlauf des Projekts
  • Kann Nachrichten senden – der Zugang kann selbst schreiben; die Nachricht landet als wichtige Nachricht bei Ihnen im Projekt
  • Kann die Timeline sehen – der Terminverlauf des Projekts
  • Kann Termine hinzufügen & bestätigen
  • Kann Angebote einsehen – die Angebotsliste mit Summe und PDF
  • Kann Rechnungen einsehen – die Rechnungsliste mit Summe und PDF
  • Kann Rechnungen hinzufügen – gedacht für Subunternehmer, die ihre eigene Rechnung einstellen
  • Kann Stromverbrauch sehen – der Stromverbrauchsnachweis der abgebauten Geräte
  • Kann Dokumente sehen
  • Kann Dokumente hinzufügen
  • Abgeschlossene Projekte sehen – standardmäßig an. Ist der Haken aus, verschwinden archivierte Projekte aus der Liste
  • Passwort ändern erlaubt – standardmäßig an. Der Zugang kann sein Passwort selbst ändern
Achtung:
Bei Dokumenten greifen zwei Schlösser. Der Haken Kann Dokumente sehen erlaubt den Block überhaupt. Zusätzlich muss jedes einzelne Dokument für externe Zugänge freigegeben sein – das ist ein Schalter am Dokument im Auftrag und standardmäßig aus. Ein Dokument ohne diese Freigabe bleibt unsichtbar, selbst wenn der Haken gesetzt ist. Das ist Absicht: So gelangt nicht versehentlich eine interne Kalkulation zur Versicherung.

Hinweis:
Ein Dokument, das der externe Zugang selbst hochlädt, ist automatisch für externe Zugänge freigegeben – sonst könnte er seine eigene Datei nicht mehr sehen.

Tipp aus der Praxis:
Bewährte Zusammenstellungen:
• Versicherung – Timeline, Dokumente sehen, Angebote und Rechnungen einsehen, Nachrichten sehen und senden.
• Hausverwaltung oder Mieter – Timeline, Termine hinzufügen & bestätigen, Nachrichten senden. Angebote und Rechnungen bleiben aus.
• Subunternehmer – Timeline, Dokumente sehen und hinzufügen, Rechnungen hinzufügen. Fremde Angebote bleiben aus.
Fangen Sie sparsam an: Einen Haken später zu setzen ist einfach – einen Einblick zurückzunehmen, den jemand schon hatte, nicht.

Einen Zugang ändern oder löschen

Im Reiter Liste stehen alle Zugänge mit ihrem Benutzernamen. Ein Klick öffnet den Zugang zum Bearbeiten – Zuordnung, E-Mail und alle Haken lassen sich jederzeit ändern. Die Änderung wirkt sofort, auch auf eine laufende Sitzung.
Hinweis:
Soll ein Zugang nur vorübergehend nichts mehr sehen, ist der einfachste Weg, die Zuordnung zu entfernen: Der Zugang kann sich weiter anmelden, seine Projektliste ist dann aber leer. Wer den Zugang ganz beenden will, löscht ihn.

Wie sich der Zugang anmeldet

Externe Zugänge nutzen eine eigene Anmeldeseite, nicht die normale Pluvius-Anmeldung. Nach dem Anmelden erscheint sofort die Liste der freigegebenen Projekte; ein Klick öffnet die Projektansicht mit den freigegebenen Blöcken.
Hinweis:
Nach zehn fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen wird die Anmeldung für diesen Benutzernamen etwa 15 Minuten gesperrt. Es erscheint die Meldung „Zu viele fehlgeschlagene Anmeldeversuche. Bitte in einigen Minuten erneut versuchen." Danach geht es ohne weiteres Zutun wieder – Sie müssen nichts freischalten.

Hinweis:
Ist Passwort ändern erlaubt angehakt, findet der Zugang die Funktion in seinem eigenen Menü. Das ist der einfachste Weg aus einem vergessenen Passwort heraus – solange sich der Beteiligte noch anmelden kann.

Häufige Fragen

Der Zugang meldet sich an, sieht aber keine Projekte. Warum?
In dieser Reihenfolge prüfen: Ist überhaupt eine Zuordnung gesetzt? Sind mehrere gesetzt, die zusammen kein Projekt treffen? Ist der Beteiligte in den betreffenden Projekten wirklich eingetragen? Sind die Projekte archiviert und der Haken Abgeschlossene Projekte sehen ist aus?

Er sieht das Projekt, aber keine Dokumente.
Dann fehlt entweder der Haken Kann Dokumente sehen oder die Freigabe am einzelnen Dokument im Auftrag.

Kostet ein externer Zugang eine Lizenz?
Er wird nicht als Mitarbeiter geführt. Was das für Ihren Vertrag bedeutet, klären Sie mit uns.

Kann ein Beteiligter Daten ändern?
Nur das, was ausdrücklich freigegeben ist: Nachrichten schreiben, Termine hinzufügen und bestätigen, Dokumente und Rechnungen hinzufügen. An Projektdaten, Status, Angeboten oder Stammdaten kann er nichts ändern.
Was damit zusammenhängt

  • Stammdaten ▸ Versicherung und Stammdaten ▸ Partner – dort entstehen die Beteiligten, auf die ein Zugang zugeordnet wird.
  • Neues Projekt anlegen – nur ein im Projekt eingetragener Beteiligter führt dazu, dass das Projekt im Zugang erscheint.
  • Dokumentenupload im Auftrag – dort sitzt der Schalter, der ein einzelnes Dokument für externe Zugänge freigibt.
  • Subunternehmer beauftragen und weiterberechnen – der typische Fall für Rechnungen hinzufügen.
  • Nachrichten im Projekt – dort landen die Nachrichten eines externen Zugangs.
  • Stromverbrauch generieren – der Nachweis, den der Haken Kann Stromverbrauch sehen freigibt.