Einstellungen > Berichtsarten

Pluvius kennt vier Berichtsarten. Zusammen bilden sie den kompletten Weg eines Schadenfalls ab – von der Leckageortung über die Trocknung und die Reparatur bis zur Instandsetzung.
Jede Berichtsart ist auf ihren Arbeitsbereich zugeschnitten: Die eine führt den Messtechniker durch einen Ursachenkatalog, die andere erfasst Raummaße und Messwerte, die dritte ist ein freies Textfeld für alles, was in kein Schema passt.
Alle vier erzeugen am Ende ein PDF mit Ihrem Firmenbriefpapier – je nach Bericht mit Bildern – das sich intern verwenden oder direkt an Versicherung und Auftraggeber weitergeben lässt.
Dieser Guide erklärt, welche Berichtsart wofür gedacht ist und wo Sie festlegen, welche Ihre Mitarbeiter zu sehen bekommen.

Eingestellt wird die Berichtsart unter Einstellungen ▸ Admin ▸ Abteilungen. Ausgefüllt wird der Bericht im Auftrag über die Schaltfläche Bericht.

Das Wichtigste in einem Satz: die Abteilung entscheidet

Sie wählen die Berichtsart nicht beim Schreiben des Berichts aus. Sie wird je Abteilung einmal festgelegt – und gilt dann für alle Aufträge dieser Abteilung.
Wer in der Abteilung Trocknung auf Bericht klickt, landet immer im Trocknungsbericht. Wer in der Abteilung Leckageortung klickt, immer im Leckortungsbericht. Der Außendienst muss also nichts entscheiden und kann sich nicht vergreifen.
Hinweis:
Eine Abteilung hat genau eine Berichtsart. Brauchen Sie für dieselbe Tätigkeit zwei verschiedene Berichte, gehören sie in zwei Abteilungen. Die Vorbelegung für eine neu angelegte Abteilung ist der Reparaturbericht.

Die Berichtsart einstellen

1. Einstellungen ▸ Admin ▸ Abteilungen öffnen.
2. Bei der gewünschten Abteilung das Auswahlfeld der Berichtsart öffnen. Es stehen vier Werte zur Verfügung:
  • Leckortungsbericht
  • Messbericht – das ist der Trocknungsbericht
  • Instandsetzungsbericht
  • Reparaturbericht
3. Speichern. Die Änderung gilt sofort für alle Aufträge dieser Abteilung.
Achtung:
Die Berichtsart nachträglich zu wechseln wirkt auch auf bereits geschriebene Berichte: Die Schaltfläche Bericht im Auftrag führt danach zur neuen Berichtsart. Ein Bericht, der noch unter der alten Art entstanden ist, lässt sich über diese Schaltfläche nicht mehr öffnen. Er ist nicht gelöscht – aber der gewohnte Weg dorthin ist zu. Die Berichtsart gehört deshalb in die Ersteinrichtung und sollte danach nur mit Bedacht geändert werden.

Tipp aus der Praxis:
Wenn Sie unsicher sind, welche Art passt: Der Reparaturbericht ist die sicherste Wahl. Er schreibt nichts vor und lässt sich für nahezu jeden Zweck verwenden. Spezialisieren können Sie später immer noch – nur eben besser in einer neuen Abteilung als durch Umstellen einer laufenden.

Wie der Außendienst zum Bericht kommt

Im Auftrag beziehungsweise im Termin gibt es die Schaltfläche Bericht. Sie verhält sich abhängig davon, ob schon etwas erfasst wurde:
  • Noch kein Bericht vorhanden – die Schaltfläche öffnet das Erfassungsformular der eingestellten Berichtsart. Am Symbol ist ein Stift zu sehen.
  • Bericht vorhanden – die Schaltfläche öffnet den fertigen Bericht beziehungsweise das PDF. Am Symbol ist ein Haken zu sehen.
So ist auf einen Blick erkennbar, bei welchem Auftrag der Bericht noch fehlt.
Hinweis:
Damit der Bericht in der Checkliste des Termins als Pflichtschritt erscheint, muss an der Tätigkeit der Haken „muss ein Bericht ausgefüllt werden?" gesetzt sein. Das ist eine getrennte Einstellung unter Einstellungen ▸ Tätigkeiten: Die Abteilung bestimmt, welcher Bericht erscheint – die Tätigkeit, ob er eingefordert wird.

1 · Der Leckortungsbericht

Gedacht für den ersten Schritt im Schadenfall – die Ortung der Leckage.
Er ist die am stärksten geführte Berichtsart: Der Messtechniker wird über Auswahlfelder und einen unternehmensspezifischen Ursachenkatalog Schritt für Schritt durch den Befund geleitet, statt vor einem leeren Blatt zu sitzen.
Enthalten sind unter anderem:
  • Ursachenkatalog – ein Fragebaum, den Sie selbst aufbauen: Frage, Antwort, Folgefrage
  • Eingesetzte Messgeräte – zum Ankreuzen, etwa Videoskop, Neutronensonde oder Thermografie
  • Zwei Freitextfelder – für den Berichtstext und das Ortungsergebnis
  • Angaben zu Schadenstelle, Fliesen und Leitung
  • Trocknung notwendig? und die geschätzte Schadenhöhe
  • Folgearbeiten – welche Gewerke nach der Ortung anstehen
  • Bilder aus der Bilddokumentation
  • der eingesetzte Messtechniker samt Rückrufnummer
Das fertige PDF lässt sich exportieren oder direkt per Mail versenden.
Hinweis:
Diese Berichtsart ist die einzige, die sich bis ins Detail konfigurieren lässt – welche Blöcke erscheinen und welche Auswahlmöglichkeiten darin stehen. Die Konfiguration erreichen Sie ausschließlich über die Berichtserfassung selbst, nicht über das Einstellungsmenü: Auftrag öffnen, Leckortungsbericht aufrufen, dort im Pfad auf das Stiftsymbol. Wie das im Einzelnen geht, steht im Guide Einstellungen ▸ Leckageortungsbericht.

2 · Der Trocknungsbericht (Messbericht)

Gedacht für die Dokumentation der Trocknung. Er ist die Berichtsart mit den meisten Zahlen und die wichtigste Grundlage gegenüber der Versicherung, weil sie den Trocknungsverlauf belegt.
Der Bericht wird raumbezogen angelegt – je Raum ein Messprotokoll. Erfasst werden unter anderem:
  • Raum, Raumgröße und Höhe, bei Bedarf mit Zuordnung zum Mieter
  • Oberflächen- und Tiefenmessungen für Wand, Decke und Estrich
  • Estrichdämmung und CM-Messungen
  • relative Luftfeuchte, Lufttemperatur und spezifische Feuchte
  • Luftgeschwindigkeit von … bis
  • Angaben zu Bodenaufbau und Bodenbelag, Fußbodenheizung und Hohlraumtrocknung
  • die eingesetzten Messgeräte
  • Trocknungsziel erreicht – der Haken, mit dem die Trocknung abgeschlossen wird
  • Fotos je Raum
Ein Freitextfeld nimmt die Beschreibung und den Berichtstext auf; dafür lassen sich vorbereitete Textbausteine hinterlegen und wiederverwenden.
Hinweis:
Wiederholte Messungen im selben Raum ergeben eine Messreihe. Sie ist die Grundlage für die Verlaufsdarstellung – deshalb lohnt es sich, immer denselben Messpunkt zu verwenden statt bei jedem Termin einen neuen anzulegen.

3 · Der Reparaturbericht

Die flexibelste Berichtsart. Sie passt nicht nur für klassische Reparaturarbeiten, sondern für jeden freien Bericht, der keinem festen Schema folgt.
Im Mittelpunkt steht ein großes Freitextfeld: Was wurde gemacht, was wurde festgestellt, was ist noch offen. Dazu kommen:
  • Textbausteine – wiederkehrende Formulierungen einmal speichern und immer wieder einsetzen
  • Material – frei hinzufügbar mit Bezeichnung, Menge und Einheit
  • Unterschrift – der Bericht kann vor Ort unterschrieben werden
Tipp aus der Praxis:
Diese Berichtsart eignet sich auch als Rapport oder Stundenzettel: Der Mitarbeiter trägt Tätigkeit, Zeitaufwand und verwendetes Material direkt digital ein. Damit entsteht ein Nachweis über die ausgeführten Arbeiten, ohne dass ein zweites Formular nötig ist. Wer viele gleichartige Einsätze hat, spart hier am meisten Zeit durch gepflegte Textbausteine.

Hinweis:
Für diese Berichtsart lassen sich zusätzlich feste Fragen hinterlegen, die im Bericht abgefragt werden. Das ist eine eigene Einstellung und für den Betrieb des Berichts nicht erforderlich.

4 · Der Instandsetzungsbericht

Gedacht für die Folgearbeiten – also alles, was nach Trocknung oder Reparatur geplant und ausgeführt wird: Bodenbelag, Malerarbeiten, Fliesen.
Diese Berichtsart ist raumgebunden, und zwar in dieser Reihenfolge:
1. Die betroffenen Räume hinterlegen.
2. Je Raum die Aufgaben festlegen und Material hinzufügen.
3. Im Freitextfeld je Raum ergänzen, was zu tun ist oder erledigt wurde – etwa „Bodenbelag erneuern, Laminat 20 m²" oder „Malerarbeiten abgeschlossen".
Erfasst werden je Raum außerdem Raumgröße, Höhe, der zugeordnete Mieter und Bilder.
So entsteht ein Bericht, der alle geplanten und ausgeführten Maßnahmen raumweise zusammenfasst.
Hinweis:
Ohne angelegten Raum gibt es in dieser Berichtsart nichts zu erfassen – Aufgaben und Material hängen immer an einem Raum. Der Raum ist also der erste Schritt, nicht ein Detail am Rand.

Was alle vier gemeinsam haben

  • PDF auf Ihrem Briefpapier – das Aussehen kommt aus dem PDF-Layout und den Standortdaten, nicht aus dem Bericht selbst.
  • Weitergabe – herunterladen oder per Mail versenden.
  • Bilder – aus der Bilddokumentation des Auftrags.
  • Ein Bericht je Auftrag als Regel – der Bericht hängt am Auftrag, nicht am Projekt. Ein Projekt mit Ortung, Trocknung und Instandsetzung hat drei Aufträge und damit drei Berichte in drei Berichtsarten.
  • Auslöser für Automatisierung – jede Berichtsart hat ein eigenes Signal („Bericht erstellt Leckageortung", „Bericht erstellt Trocknung", „Bericht erstellt Reparatur", „Bericht erstellt (Instandsetzung)"). Damit kann der Auftrag beim Abgeben des Berichts von allein weiterwandern.
Tipp aus der Praxis:
Die Zuordnung, die sich in der Praxis bewährt: Leckageortung → Leckortungsbericht, Trocknung → Messbericht, Sanierung/Wiederherstellung → Instandsetzungsbericht, alles Übrige – Reparaturen, Kleinaufträge, Notdienst – → Reparaturbericht.

Was damit zusammenhängt

  • Einstellungen ▸ Abteilungen – dort wird die Berichtsart gewählt; dort sitzen auch die Schalter Strom und Messung.
  • Einstellungen ▸ Tätigkeiten – der Haken, der den Bericht zum Pflichtschritt im Termin macht.
  • Einstellungen ▸ Leckageortungsbericht – die Feinkonfiguration der ersten Berichtsart, erreichbar nur über die Berichtserfassung.
  • Einstellungen ▸ PDF Layout – das Aussehen aller Berichte.
  • Leckageortungsbericht erstellen, Messprotokoll erstellen, Messungen mit Messpunkten – die Anleitungen für den Außendienst.
  • Bilddokumentation – die Quelle der Bilder im Bericht.
  • Einstellungen ▸ Signale und Automatisierungen – dort werden die Berichts-Ereignisse zu Status.