Ein Signal ist eine Wenn-dann-Regel: Passiert im System etwas Bestimmtes, setzt Pluvius von allein den passenden Status oder ein Label am Auftrag — oder nimmt es wieder weg.
Der Zweck ist einfach: Niemand soll daran denken müssen, den Stand eines Auftrags nachzuziehen. Der Monteur gibt seinen Bericht ab, und der Auftrag steht ohne weiteres Zutun auf „Bericht kontrollieren". Der Innendienst sieht am Status, was zu tun ist, ohne zu fragen.
Diese Seite ist zugleich eine Prüfseite: Sie zeigt Ihren Ablauf je Abteilung als durchnummerierte Kette und markiert, wo Regeln sich widersprechen oder ins Leere laufen.

Zu finden unter Einstellungen ▸ Admin ▸ Signale & Automatisierung.


Fast alle Rückfragen zu diesem Bereich lösen sich auf, wenn diese drei Begriffe klar sind. Dieselbe Erklärung finden Sie auf der Seite selbst hinter So funktioniert die Automatisierung.

• Status – der aktuelle Schritt eines Auftrags, zum Beispiel Bericht erstellen. Ein Auftrag hat genau einen Status, und zwar immer einen aus der Liste seiner Abteilung. Ein neuer Status ersetzt den alten.
• Label – eine freie Markierung, die zusätzlich am Auftrag hängt, zum Beispiel Rechnung schreiben. Ein Auftrag kann beliebig viele Label haben, und Label gelten abteilungsübergreifend.
• Signal – die Regel dazwischen: Wenn im System etwas passiert, dann setze diesen Status oder dieses Label.

Ein Signal ist nicht allgemeingültig. Es hängt an der Abteilung seines Ziel-Status und greift nur bei Aufträgen dieser Abteilung.
Ein Beispiel: Sie legen ein Signal an — wenn „Termin bestätigt", dann Status „Angebot erstellen". Der Status „Angebot erstellen" gehört zur Abteilung Sanierung. Wird nun ein Termin in einem Trocknungsauftrag bestätigt, passiert nichts. Das Ereignis ist eingetreten, aber der Auftrag gehört zur falschen Abteilung.




Unter der Überschrift steht eine Zeile wie „31 Signale · 22 von 31 Status werden automatisch gesetzt". Das ist Ihre Gesundheitsprüfung:

• die erste Zahl ist die Anzahl aller angelegten Signale
• die zweite Angabe zählt, für wie viele Ihrer Status es mindestens ein Signal gibt, das sie setzt. Gezählt werden nur Status, die einer Abteilung zugeordnet sind

Die Differenz sind Schritte, die weiter von Hand gesetzt werden. Das ist kein Fehler — manche Schritte sind eine Entscheidung und sollen genau deshalb nicht automatisch passieren.

1. Oben rechts auf + Neues Signal klicken. Das Formular klappt auf. Es hat zwei Spalten, die sich wie ein Satz lesen: links Wenn das passiert, rechts Dann das tun.
2. Links festlegen, wann das Signal greifen soll:

• Das Ereignis – die einzige Pflichtangabe. Die vollständige Liste steht weiter unten in diesem Guide.
• Nur bei dieser Tätigkeit – erscheint nur bei Termin-Ereignissen, weil nur dort eine Tätigkeit vorliegt. Leer lassen heißt: bei jeder Tätigkeit.
• Alle Mitarbeiter – schränkt auf bestimmte Personen ein. Das Signal greift dann nur, wenn diese Person die Handlung ausführt. Leer lassen heißt: bei allen.

3. Rechts festlegen, was passieren soll:

• Status wählen.. – der Status, der gesetzt wird. Die Auswahl ist nach Abteilungen gruppiert. Dieser Status bestimmt zugleich die Abteilung des Signals.
• Label wählen.. – zusätzlich oder alternativ ein Label.
• Stattdessen entfernen – dreht die Wirkung um: Der Status wird geleert beziehungsweise das Label entfernt.

4. Mit + Signal hinzufügen speichern. Es erscheint die Meldung „Signal wurde angelegt.", und die Übersicht baut sich mit dem neuen Signal neu auf.




Unter dem Formular steht jede Abteilung als eigener Block. Ein Klick auf die Kopfzeile klappt ihn auf. Im Kopf sehen Sie:

• x Signale – wie viele Signale zu dieser Abteilung gehören
• x/y Status automatisch – wie viele Schritte dieser Abteilung automatisch gesetzt werden
• ⚠ x Konflikte – nur wenn es Widersprüche gibt. Blöcke mit Konflikt sind von Anfang an aufgeklappt

Innen steht der Ablauf als durchnummerierte Kette: Schritt 1, 2, 3 … in genau der Reihenfolge, die Sie unter Status & Label durch Ziehen festgelegt haben. Damit lesen Sie die Seite wie einen Ablaufplan von oben nach unten.
Je Schritt sehen Sie:

• den Farbpunkt und den Namen des Status
• MANUELL – wenn kein Signal diesen Status setzt. Er wird von Hand gesetzt
• Klärung – wenn der Status als Klärung gekennzeichnet ist; Termine werden dann nicht bestätigt
• eingerückt mit blauem Strich: die Signale, die diesen Schritt ansteuern

Jede Signalzeile ist ein Klartextsatz: oben das Ereignis, darunter die Wirkung und die Einschränkungen, verbunden mit einem Mittelpunkt — zum Beispiel nur bei Tätigkeit „Schadenaufnahme". Gibt es keine Einschränkung, steht dort ohne Einschränkung.
Das Symbol links unterscheidet die Richtung:

• Blitz – das Signal setzt etwas
• Kreis mit Kreuz – das Signal entfernt etwas

Über den Papierkorb am Zeilenende löschen Sie ein Signal nach der Rückfrage „Signal wirklich löschen?".



Die Seite prüft Ihre Regeln und meldet drei Arten von Auffälligkeiten. Alle drei sind Aufforderungen zum Aufräumen, nicht Fehlermeldungen des Systems.

1. Diese Signale laufen ins Leere — der gelbe Kasten oben.

• „… weder Status noch Label hinterlegt, das Signal macht nichts." Das Signal wurde ohne Wirkung gespeichert. Ergänzen oder löschen.
• „… Status ‚X' gehört zu keiner Abteilung und wird deshalb nie gesetzt." Der Status braucht eine Abteilung, sonst greift die Regel nie.

2. Konflikt — dasselbe Ereignis setzt in derselben Situation verschiedene Status.
Der Kasten im Abteilungsblock nennt das Ereignis und die beteiligten Status, und an jeder betroffenen Zeile steht „Konflikt: ein weiteres Signal setzt beim selben Ereignis einen anderen Status."

3. Doppelt — zwei Signale bewirken beim selben Ereignis genau dasselbe.
An der Zeile steht „Doppelt: ein weiteres Signal bewirkt beim selben Ereignis genau dasselbe." Das ist harmlos, aber überflüssig: Eines der beiden können Sie löschen.




Ganz unten stehen die Signale, die nur ein Label setzen oder entfernen. Sie haben keinen Ziel-Status und gehören deshalb zu keiner Abteilung — sie stehen bewusst außerhalb der Abteilungsblöcke.
An jeder Zeile steht der Hinweis „Label werden abteilungsübergreifend gesetzt, unabhängig von der Abteilung des Auftrags." Genau das ist ihr Zweck: eine Markierung, die überall gilt.


Sie müssen nicht auf dieser Seite anfangen. Wenn Sie sich fragen „wie kommt ein Auftrag eigentlich auf diesen Status?", ist der Weg über den Status kürzer:
1. Einstellungen ▸ Status & Label öffnen.
2. Am gewünschten Status das Auswahlmenü öffnen und Automatisierung — wann wird dieser Status gesetzt? wählen.
3. Das Fenster zeigt in Klartext:

• an welcher Stelle der Kette der Status steht — „Schritt 5 von 8 in Sanierung"
• Dieser Status wird gesetzt, wenn … mit allen auslösenden Ereignissen. Steht dort „Bisher nichts", wird der Status ausschließlich von Hand gesetzt
• Der Status wird wieder geleert, wenn … — sofern es solche Signale gibt
• ein Formular Regel hinzufügen, in dem der Status schon vorgegeben ist

Diese Auslöser stehen in der Auswahl Das Ereignis, das das Signal auslöst zur Verfügung.

Auftrag und Zuständigkeit

• Auftrag erstellt – ein neuer Auftrag entsteht im Projekt, auch über eine Schnittstelle
• Auftrag aus Folgegewerk in Eigenleistung erstellt – der Auftrag entsteht aus einer Folgearbeit, die in Eigenleistung erbracht wird
• Sachbearbeiter hinterlegt – am Auftrag wird ein Sachbearbeiter gesetzt
• Projektleiter hinterlegt – am Projekt wird ein Projektleiter gesetzt
• Auftrag zur Rechnung freigegeben

Termine — nur bei diesen Ereignissen erscheint das Feld Nur bei dieser Tätigkeit

• Termin erstellt
• Termin bestätigt
• Termin abgesagt
• Termin mit Mietern bestätigt
• Alle Mieter in diesem Termin bestätigt
• Alle Mieter in diesem Termin abgesagt

Erfassung im Außendienst

• Arbeitsnachweis erstellt – der Arbeitsnachweis wird im Termin bestätigt
• Fotos hinzugefügt – Bilder werden in die Bilddokumentation geladen
• Skizze hinzugefügt – über den Dokumentenupload im Auftrag
• Dokumente unterzeichnet – ein Dokument wird unterschrieben
• Materialkosten hinzugefügt

Berichte

• Bericht erstellt Leckageortung
• Bericht erstellt Trocknung – beim Erfassen eines Raums im Messprotokoll
• Bericht erstellt Trocknung - Aufbau – beim Trocknungsaufbau
• Bericht erstellt Reparatur
• Bericht erstellt (Instandsetzung)

Geräte

• Gerät hinzugefügt – ein Gerät wird im Auftrag aufgebaut
• Gerät Abgebaut – ein einzelnes Gerät wird abgebaut
• Alle Geräte im Auftrag abgebaut – erst wenn am Auftrag kein Gerät mehr steht

Angebot und Rechnung

• Angebot erstellt
• Angebot abgehakt – im Leistungsverzeichnis werden Positionen abgehakt
• Rechnung erstellt – ausgelöst von mehreren Wegen: Auftrag zur Rechnung, Angebot zur Rechnung, Rechnung aus einer Beauftragung
• Rechnung zur Abschlagsrechnung umgewandelt

• Der Status wird ersetzt. Der bisherige Status ist danach weg — auch wenn er von Hand gesetzt worden war. Ein Auftrag hat immer nur einen.
• Die Uhr für die Ampel läuft neu. Pluvius merkt sich den Zeitpunkt der Änderung. Die Farbwarnungen, die Sie unter Status & Label nach Tagen einstellen, zählen ab diesem Moment — ein automatisch gesetzter Status setzt sie also zurück.
• Label kommen hinzu. Vorhandene Label bleiben. Ein Label, das schon am Auftrag hängt, wird nicht doppelt vergeben.
• Beim Entfernen wird der Status geleert — der Auftrag hat danach keinen Status — beziehungsweise das Label abgezogen. Ist das Label gar nicht vorhanden, passiert nichts und es gibt keine Fehlermeldung.
• Es greift genau in dem Moment, in dem das Ereignis eintritt. Bestehende Aufträge werden nicht nachträglich angefasst.

Ich habe ein Signal angelegt, aber es passiert nichts. Woran liegt das?
Der Reihe nach prüfen:

• Gehört der Ziel-Status zur Abteilung des Auftrags, in dem Sie testen? Das ist mit Abstand der häufigste Grund.
• Steht das Signal im gelben Kasten Diese Signale laufen ins Leere?
• Haben Sie einen Mitarbeiter eingetragen und die Handlung mit einem anderen Benutzer ausgeführt?
• Haben Sie eine Tätigkeit eingetragen und der Termin hat eine andere?
• Gibt es einen Konflikt — hat also ein zweites Signal denselben Auslöser und einen anderen Status?

Kann ein Signal mehrere Status setzen?
Nein. Ein Signal setzt genau einen Status und optional ein Label. Zwei Signale mit demselben Auslöser und verschiedenen Status ergeben einen Konflikt.

Was passiert mit meinen Signalen, wenn ich einen Status lösche?
Das Signal bleibt bestehen, verliert aber sein Ziel. Es hat danach keine Wirkung mehr und erscheint im Kasten Diese Signale laufen ins Leere. Dasselbe gilt beim Löschen eines Labels.

Was ist, wenn jemand den Status von Hand ändert?
Das ist jederzeit möglich und wird nicht blockiert. Beim nächsten Eintreten des Auslösers setzt das Signal seinen Status aber wieder — die Handänderung hält also nur bis dahin.

Muss ich jeden Schritt automatisieren?
Nein. Schritte mit der Markierung MANUELL sind völlig in Ordnung. Alles, was eine Entscheidung ist — etwa warten auf Freigabe — sollte bewusst von Hand gesetzt werden.

Wie teste ich eine neue Regel gefahrlos?
Legen Sie das Signal an, öffnen Sie ein Projekt der betroffenen Abteilung und lösen Sie das Ereignis dort einmal aus. Dann im Auftrag nachsehen, ob der Status stimmt. Passt es nicht, löschen Sie das Signal wieder — es entstehen dabei keine Daten, die sich nicht zurücknehmen lassen.

• Einstellungen ▸ Status & Label – die Voraussetzung jedes Signals. Dort entstehen die Status, ihre Reihenfolge, die Abteilung, die Farben und die Ampelregeln — und dort sitzt das Fenster Automatisierung je Status.
• Einstellungen ▸ Abteilungen – bestimmt über den Status, für welche Aufträge ein Signal gilt.
• Einstellungen ▸ Tätigkeiten – die Auswahl im Feld Nur bei dieser Tätigkeit.
• Einstellungen ▸ Mitarbeiter anlegen – die Auswahl im Feld Alle Mitarbeiter.
• Einstellungen ▸ Wiederkehrende Aufgaben – die zeitgesteuerte Automatik daneben: Signale reagieren auf Ereignisse, wiederkehrende Aufgaben auf die Uhr.
• Projektübersicht und Projektsuche – dort wird das Ergebnis sichtbar: Status, Fortschrittsbalken und Label je Auftrag.