Einstellungen > Status und Label

Der Status sagt, wo ein Auftrag gerade steht – „Angebot versendet“, „Freigabe erhalten“, „In Arbeit“. Er wird je Abteilung gepflegt, weil eine Trocknung andere Zwischenschritte hat als eine Sanierung.
Das Label ist die freie Kennzeichnung daneben. Ein Auftrag kann mehrere Label gleichzeitig tragen.
Beides wird auf derselben Seite eingerichtet.

Zu finden unter Einstellungen ▸ Admin ▸ Status & Label.

Der Aufbau der Seite

  • Links die Status – für jede Abteilung ein eigener Block, ganz unten zusätzlich der Block Nicht zugewiesen.
  • Rechts die Label als einfache Liste.
Eine Status-Zeile von links nach rechts

  • Die Zahl – die Position innerhalb der Abteilung.
  • Das Paletten-Symbol – öffnet die Farbauswahl. Ist eine Farbe gesetzt, erscheint daneben ein x zum Entfernen, mit der Rückfrage „Farbe von Status entfernen?“
  • Das Textfeld – die Bezeichnung. Direkt hier änderbar; gespeichert wird beim Verlassen des Feldes.
  • Das Kontrollkästchen – kennzeichnet den Status als Klärung.
  • Das Zahnrad – öffnet Ampelregeln und Status-Zuweisung an Mitarbeiter.
  • Kopieren – legt eine Kopie an.
  • Papierkorb – löscht den Status.
Einen Status anlegen

Am Ende jedes Abteilungsblocks steht ein Eingabefeld Status Text… mit einem Plus. Der neue Status gehört damit zu dieser Abteilung.

Reihenfolge – und warum sie mehr ist als Optik

Die Status lassen sich am Zahlen-Feld anfassen und verschieben. Zwei Dinge sind dabei wichtig:
  • Sie können einen Status auch in einen anderen Abteilungsblock ziehen – und ebenso nach Nicht zugewiesen und wieder zurück. Beim Ablegen wechselt der Status die Abteilung.
  • Die neue Reihenfolge wird sofort gespeichert.
Hinweis:
Die Position bestimmt zugleich den Fortschritt des Auftrags: Je weiter hinten ein Status in seiner Abteilung steht, desto weiter gilt der Auftrag als fortgeschritten. Der Fortschrittsbalken in der Projektübersicht rechnet mit dieser Position. Ordnen Sie die Status deshalb in der Reihenfolge, in der sie im Ablauf tatsächlich vorkommen.

Achtung:
Wird ein Status in eine andere Abteilung gezogen, steht er dort künftig zur Auswahl – in der bisherigen nicht mehr. Prüfen Sie danach beide Blöcke.

Das Kontrollkästchen „Klärung“

Der Hinweistext im System beschreibt es so: „Dieses Feld aktivieren, damit dieser im Kalender farbig markiert wird und eine Meldung erscheint, bevor etwas mit dem Auftrag geschieht.“
Tipp aus der Praxis:
Das eignet sich für Status, bei denen niemand einfach weiterarbeiten soll – etwa „Freigabe offen“ oder „Rückfrage beim Versicherer“.

Ampelregeln

Über das Zahnrad, erster Eintrag. Hier legen Sie fest, ab wann ein Auftrag mit diesem Status als veraltet gilt. Gerechnet wird in Tagen seit der letzten Statusänderung.
  • Stufe 1 – Anzahl Tage und eine Farbe, voreingestellt Gelb.
  • Stufe 2 – Anzahl Tage und eine Farbe, voreingestellt Rot.
Darunter wählen Sie, worauf die Eingabe wirken soll:
  • Nur diesen Status verändern
  • Alle Status dieser Abteilung verändern
  • Alle Status verändern
Achtung:
Die beiden letzten Einstellungen überschreiben die Ampelregeln aller betroffenen Status mit den hier eingetragenen Werten – auch die, die Sie zuvor einzeln gesetzt haben. Nutzen Sie sie für die Grundeinstellung, danach lieber einzeln nachjustieren.

Status-Zuweisung an Mitarbeiter

Ebenfalls über das Zahnrad. Hier legen Sie fest, bei welchen Mitarbeitern dieser Status im Dashboard erscheint. Die Zahl links in der Status-Zeile zeigt, für wie viele Mitarbeiter das derzeit gilt.
Achtung:
Diese Zuweisung betrifft ausschließlich das Dashboard. Sie steuert nicht, wer den Status auswählen darf: Im Auftrag stehen immer alle Status zur Auswahl, unabhängig von dieser Einstellung und unabhängig von der Abteilung.

Kopieren

Die Schaltfläche legt einen neuen Status mit demselben Namen in derselben Abteilung an und hängt ihn ans Ende der Liste.
Hinweis:
Übernommen werden nur Name und Abteilung. Farbe, Klärung-Kennzeichen und Ampelregeln kommen nicht mit – die Kopie ist bewusst leer. Sie dient dem schnellen Anlegen ähnlicher Status: kopieren, umbenennen, einrichten.

Löschen

Achtung:
Beim Löschen erscheint die Rückfrage „Status wirklich Löschen? Verbundene Signale werden auch gelöscht!“ Ein Status, auf den Signale aufsetzen, nimmt diese Automatisierungen also mit.

Label

Die rechte Spalte ist bewusst schlicht: Ein Label besteht nur aus einem Namen. Es gehört zu keiner Abteilung, hat keine Farbe und keine Reihenfolge.
  • Anlegen – unten im Feld Label Text… eintragen und auf das Plus klicken.
  • Ändern – den Text direkt in der Zeile überschreiben; gespeichert wird beim Verlassen des Feldes.
  • Löschen – über den Papierkorb, mit der Rückfrage „label wirklich Löschen? Verbundene Signale werden auch gelöscht!“
Hinweis:
Ein Auftrag hat immer genau einen Status, kann aber mehrere Label tragen. Der Status beschreibt den Stand im Ablauf, das Label eine Eigenschaft daneben – etwa „Eilt“, „Nachtrag offen“ oder „Kunde vor Ort“.

Was damit zusammenhängt

  • Einstellungen ▸ Signale und Automatisierungen – setzen Status und Label automatisch; beim Löschen gehen sie mit.
  • Einstellungen ▸ Abteilungen – jeder Statusblock gehört zu einer Abteilung.
  • Projektübersicht und Projektsuche – dort wirken Farbe, Reihenfolge und Fortschritt.
  • Aufträge im Projekt – dort werden Status und Label gesetzt.
  • Mein Konto ▸ Design und Dashboard – dort wirkt die Status-Zuweisung.