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Pluvius verschickt E-Mails: Angebote, Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Mahnungen, Terminvorschläge. Hier legen Sie fest, über welchen Postausgang das geschieht und mit welchen Texten.

Zu finden unter Einstellungen ▸ Admin ▸ E-Mail.

Eigener Postausgang oder nicht

Ganz oben steht ein Schalter für die Nutzung eines eigenen SMTP-Servers. Darunter erklärt ein blau hinterlegter Hinweis, was das bedeutet:
„Hier können Sie Ihre eigenen E-Mail-Daten hinterlegen. Falls diese nicht hinterlegt sind, werden E-Mails von info@pluvius-online.de versendet.“
Hinweis:
Ohne eigene Zugangsdaten funktioniert der Versand also trotzdem – die Nachrichten kommen dann von der Pluvius-Adresse. Mit eigenen Zugangsdaten erscheint stattdessen Ihre Firmenadresse als Absender.

Die Zugangsdaten

  • Host – die Serveradresse Ihres Postausgangs
  • Port
  • Benutzer
  • Passwort
  • TLS – ein Schalter für die verschlüsselte Verbindung
  • Basis-Alias – die Absenderadresse
Zu jedem Feld steht ein Erklärungstext aus dem System darunter. Mit Speichern werden die Angaben übernommen.
Achtung:
Die Zugangsdaten müssen zu Ihrem Mailanbieter passen. Host, Port und die TLS-Einstellung erhalten Sie von Ihrem E-Mail-Anbieter oder Ihrer IT – Pluvius kann sie nicht erraten.

E-Mail Texte

Unter den Zugangsdaten liegt der Bereich E-Mail Texte. Dort werden die Textvorlagen gepflegt, die beim Versand vorgeschlagen werden.

Terminvorschlag und Terminbestätigung

Ganz unten stehen zwei Textfelder nebeneinander:
  • Bei einem Terminvorschlag
  • Bei einer Terminbestätigung
Beide werden über das Disketten-Symbol gespeichert. In diesen Texten lassen sich Platzhalter verwenden, die beim Versand automatisch ersetzt werden:
  • [uhrzeit_start] – nur die Startzeit des Termins, z. B. „14:30“
  • [uhrzeit_ende] – nur die Endzeit, z. B. „16:00“
  • [datum_start] – nur das Startdatum im Format TT.MM.JJJJ
  • [datum_ende] – nur das Enddatum im Format TT.MM.JJJJ
Tipp aus der Praxis:
Ein Beispiel für einen Terminvorschlag: „wir schlagen Ihnen einen Termin am [datum_start] von [uhrzeit_start] bis [uhrzeit_ende] Uhr vor.“ Beim Versand stehen dort die echten Werte des Termins.

Hinweis:
Die beiden Terminvorlagen und der Bereich E-Mail Texte werden getrennt voneinander gespeichert – die Schaltfläche Speichern oben gilt nur für die Zugangsdaten.

Was damit zusammenhängt

  • Mahnliste – der Sammelversand nutzt diesen Postausgang.
  • Weitere Funktionen der OP-Liste – Zahlungserinnerung und Anschreiben.
  • Termine im Projekt anlegen – dort werden Terminvorschlag und -bestätigung versendet.
  • Kunden – die Empfängeradressen.
  • Dokumentvorlagen und Pflichtdokumente – dort lässt sich je Dokument ein eigener E-Mail-Text hinterlegen.