Einstellungen > Mitarbeiter anlegen

Ein Mitarbeiter in Pluvius ist ein Benutzerkonto: jemand, der sich anmeldet, Termine bekommt, Berichte schreibt oder Rechnungen bucht. Das Anlegen führt in drei Schritten von den Benutzerdaten über das Profil zu den Arbeitszeiten.

Zu finden unter Einstellungen ▸ Admin ▸ Mitarbeiter.

Achtung:
Im Anlegen-Formular steht der Hinweis: „Beim Anlegen eines Mitarbeiters wird ein Benutzerkonto erstellt. Das kann Lizenzgebühren auslösen und ist Management vorbehalten.“ Vor dem Absenden erscheint zusätzlich die Rückfrage „Beim Anlegen eines Mitarbeiters können Lizenzgebühren entstehen. Fortfahren?“

Die zwei Reiter

  • Mitarbeiter – die Liste; hier wird angelegt, bearbeitet und zugeordnet.
  • Rechte – die Gruppenzuordnung (eigener Guide).

Einen Mitarbeiter anlegen

Oben rechts über Mitarbeiter anlegen öffnet sich das Formular in einem Fenster. Der Brotkrumenpfad darin zeigt die drei Schritte:
  • Benutzerdaten – die Zugangsdaten; abschließen mit Benutzer Anlegen.
  • Profil – die Angaben zur Person; abschließen mit Profil Speichern.
  • Arbeitszeiten – die Wochenzeiten (siehe eigener Guide).
Zu jedem Feld steht ein Erklärungstext aus dem System direkt darunter.
Hinweis:
Die drei Schritte lassen sich auch später einzeln aufrufen. Über das Drei-Punkte-Menü am rechten Rand der Mitarbeiterzeile springen Sie direkt zu Profil bearbeiten oder Arbeitszeiten anlegen.

Die Mitarbeiterliste

Die Liste hat vier Spalten und am Zeilenende ein Menü:
  • Mitarbeiter – Kürzel und Name. Ein Klick öffnet das Info-Fenster mit Profil, Rechten und der Möglichkeit, eine Nachricht zu senden.
  • Niederlassung – ein Auswahlfeld je Zeile. Die Änderung wird sofort gespeichert.
  • Abteilung – ebenso; mit Keine lässt sich die Zuordnung aufheben.
  • Aktiv – der Schalter für den Zugang, daneben das Wort aktiv oder in Rot deaktiviert. Systemadministratoren tragen zusätzlich das Kennzeichen Admin.
  • Drei-Punkte-Menü – Profil bearbeiten, Arbeitszeiten anlegen und, abgesetzt in Rot, 2FA zurücksetzen.
Passt kein Eintrag zur Auswahl, meldet die Liste „Kein Mitarbeiter passt zu dieser Auswahl."
Mitarbeiter aktivieren und deaktivieren

Der Schalter in der Spalte Aktiv steuert, ob sich der Mitarbeiter anmelden kann. Ein Klick schaltet nicht sofort um, sondern öffnet eine Rückfrage.
  • Deaktivieren: „Der Benutzer kann sich danach nicht mehr anmelden." Ist er gerade angemeldet, wird die laufende Sitzung sofort beendet.
  • Aktivieren: „Der Benutzer kann sich danach wieder anmelden."
Hinweis:
Die Rückfrage sagt ausdrücklich, was das Deaktivieren nicht tut: „Termine, Berichte und Arbeitsnachweise bleiben erhalten — der Mitarbeiter verschwindet nicht aus den Projekten, in denen er gearbeitet hat." Ein ausgeschiedener Mitarbeiter wird deshalb deaktiviert und nicht gelöscht.

Achtung:
Sich selbst kann niemand deaktivieren. In der eigenen Zeile ist der Schalter gesperrt, und der Hinweis lautet: „Sie können sich nicht selbst deaktivieren. Bitten Sie eine andere Person mit Management-Rechten darum."

Vorgeben, dass jemand nur bestätigte Termine sieht

Ein Klick auf den Namen öffnet das Info-Fenster. Im Reiter Rechte steht dort die Karte Kalender mit dem Ankreuzfeld Darf nur bestätigte Termine sehen. Die Änderung wird sofort gespeichert.
  • Gesetzt: unbestätigte Termine werden für diesen Mitarbeiter in Kalender und auf der Startseite ausgeblendet.
  • Der Mitarbeiter kann die Vorgabe in seinen eigenen Kalender-Einstellungen nicht abschalten.
  • Der Reiter Rechte erscheint nur bei Management-Rechten.
Hinweis:
Das ist auch die einzige Stelle, an der die Vorgabe wieder herausgenommen wird. Setzt ein Mitarbeiter den Schalter in seinen eigenen Kalender-Einstellungen selbst, kann er ihn dort nicht zurücknehmen und wendet sich dafür an Sie.

Suchen, filtern, sortieren

Über der Liste steht eine Filterleiste:
  • Suche – nach Name oder Benutzername.
  • Status – Alle Status, Nur aktive, Nur deaktivierte.
  • Niederlassung – einzelne Niederlassung oder ohne Niederlassung.
  • Abteilung – einzelne Abteilung oder ohne Abteilung.
Alle vier Spaltenköpfe sind sortierbar; ein zweiter Klick dreht die Richtung. Beim Sortieren nach Niederlassung zieht Pluvius Trennzeilen je Niederlassung ein, Mitarbeiter ohne Zuordnung sammelt es unter Ohne Niederlassung.
Tipp aus der Praxis:
Der Filter ohne Niederlassung ist der schnellste Weg zu den Konten, bei denen das Gerätecockpit leer bleibt und Feiertage nicht greifen – beides hängt an der Niederlassung.

Der Benutzerzähler

Neben der Überschrift Mitarbeiter steht ein Zähler in der Form „12 Benutzer". Gezählt werden aktive Benutzer ohne technische Konten.
Achtung:
Diese Zahl ist nicht die Abrechnungsgrundlage. Der Tooltip sagt es selbst: „Maßgeblich für die Abrechnung ist die Zählung in Pluvius Online." Der Zähler hier ist nur der Blick von dieser Seite aus.

2FA zurücksetzen

Im Drei-Punkte-Menü der Mitarbeiterzeile steht unten in Rot 2FA zurücksetzen. Das setzt die Zwei-Faktor-Anmeldung dieses Benutzers zurück; vorher erscheint die Rückfrage „2FA für … wirklich zurücksetzen?“.
Tipp aus der Praxis:
Das ist der Weg, wenn ein Mitarbeiter sein Handy gewechselt hat und der Authenticator-Code nicht mehr passt. Nach dem Zurücksetzen richtet er die Zwei-Faktor-Anmeldung neu ein.

Was damit zusammenhängt

  • Rechte und Rollen – ohne Gruppe sieht ein neuer Benutzer nur wenig.
  • Standort und Abteilung je Mitarbeiter – die beiden Zuordnungsspalten dieser Liste.
  • Arbeitszeiten – der dritte Schritt beim Anlegen.
  • Mitarbeiter (Stammdaten) – die Liste aus Sicht des Innendienstes.
  • Einstellungen ▸ Allgemein – dort wird die Zwei-Faktor-Anmeldung systemweit freigeschaltet.