Stammdaten per Excel importieren

Stammdaten müssen nicht einzeln über das Formular erfasst werden. Für Kunden, Versicherer, Agenturen, Hausverwaltungen und Lieferanten gibt es einen Excel-Weg: Vorlage herunterladen→ausfüllen→wieder hochladen.
Das ist der schnellste Weg, wenn Sie mit einem bestehenden Bestand starten – etwa einer Kundenliste aus Ihrem alten Programm. Derselbe Knopf lädt umgekehrt auch Ihren vorhandenen Bestand als Excel-Datei herunter, zum Prüfen, Ergänzen oder für die eigene Ablage.

Zu finden in jeder dieser Stammdaten-Listen über das Personensymbol oben rechts → Stammdaten.

Was Sie vorher brauchen

  • Excel oder ein Programm, das Excel-Dateien öffnen kann.
  • Die Berechtigung Management – nur damit ist der Knopf Import / Export sichtbar.
  • Ihre Daten in irgendeiner Form: Liste, Export aus dem Altsystem oder abgetippt. Die Reihenfolge und die Spalten gibt die Vorlage vor.

Schritt 1: Vorlage herunterladen

1. In der Liste oben auf Import / Export klicken.
2. Die Vorlage herunterladen.
Die Datei enthält zwei Blätter:
  • Datenblatt – die Spalten in genau der Reihenfolge, die der Import erwartet, mit einer Beispielzeile. Sind bereits Daten im System, stehen sie mit darin.
  • ANLEITUNG – zu jeder Spalte eine Erklärung, welche Angabe hineingehört und was Pflicht ist.
Hinweis:
Kopfzeile und Spaltenreihenfolge nicht verändern und keine Spalten löschen. Der Import erkennt die Spalten am Namen – fehlt eine, bricht er ab.

Schritt 2: Ausfüllen

  • Spalte id: bei neuen Einträgen leer lassen. Bei bestehenden Einträgen die Zahl stehen lassen – dann wird der Eintrag geändert und kein zweiter angelegt.
  • Postleitzahl: Die Spalte ist als Text formatiert, damit aus 01067 nicht 1067 wird. Die Formatierung bitte nicht ändern.
  • Straße und Hausnummer gehören zusammen in eine Zelle.
  • E-Mail-Adressen werden beim Import nicht auf Schreibfehler geprüft – hier sorgfältig arbeiten.
Achtung:
Neue Zeilen nur einmal importieren. Wird dieselbe Datei mit leerer id-Spalte ein zweites Mal hochgeladen, werden die Einträge erneut angelegt – die Stammdaten sind dann doppelt vorhanden.

Schritt 3: Hochladen

1. Datei auswählen und hochladen.
2. Prüflauf: Pluvius prüft die Datei zunächst nur und zeigt an, welche Zeilen neu angelegt, geändert oder wegen eines Fehlers abgelehnt würden. Gespeichert wird in diesem Schritt noch nichts.
3. Übernehmen: Erst wenn das Ergebnis passt, den Import endgültig ausführen.
Hinweis:
Der Prüflauf ist Ihre Sicherheit: Sie sehen das Ergebnis, bevor etwas gespeichert wird. Meldet er Fehler, korrigieren Sie die betroffenen Zeilen in der Excel-Datei und laden sie erneut hoch. Fehlerfreie Zeilen müssen Sie nicht entfernen – Einträge mit ausgefüllter id werden nicht doppelt angelegt.

Was der Import nicht mitbringt

Die Vorlage enthält bewusst nur Adress- und Kontaktangaben. Folgendes ergänzen Sie danach in Pluvius:
  • Ansprechpartner zu Versicherern, Agenturen und Hausverwaltungen
  • Zuordnung der Agentur zu einer Versicherung
  • Haken „Standard“ bei Versicherungen
  • Bei Kunden: Bankverbindung, Umsatzsteuer-ID, Steuernummer, Leitweg-ID und Skonto
Achtung:
Bei Lieferanten muss der Name eindeutig sein. Zwei Lieferanten mit identischem Namen lehnt Pluvius ab – ergänzen Sie in diesem Fall den Standort, z. B. „Muster Handel GmbH Köln“.

Nach dem Import

Die importierten Einträge stehen sofort überall zur Verfügung: im Projekt zur Auswahl, in den Listen zum Bearbeiten und in den Auswertungen. Ein zweiter Schritt ist nicht nötig.
Hinweis:
Der Export eignet sich auch als Kontrolle: Laden Sie die Datei nach dem Import erneut herunter und prüfen Sie, ob alles so angekommen ist, wie Sie es erwarten. Weil dabei die id-Spalte gefüllt ist, können Sie in derselben Datei korrigieren und sie zum Ändern wieder hochladen.