Der Kunde ist Ihr Auftraggeber – die Firma oder Person, an die später Angebot und Rechnung gehen. Er ist damit der wichtigste Stammdatensatz überhaupt: ohne Kunden im Projekt lassen sich kein Angebot und keine Rechnung erzeugen.
Kundendaten können Sie direkt in der Projektansicht erfassen. Bestehende Kunden lassen sich zusätzlich im Bereich Stammdaten suchen, bearbeiten, ergänzen und löschen.

Was Sie vorher brauchen

Nichts. Der Kunde ist der erste Stammdatensatz, den Sie anlegen können – alles andere baut darauf auf.

Kunden im Projekt erfassen

Beim Anlegen eines Projekts haben Sie drei Wege:

Aus dem bestehenden Kundenstamm auswählen: Der Kunde ist bereits im System und wird übernommen.
Neuen Kunden anlegen: Der Kunde ist noch nicht vorhanden und wird direkt im Projekt erfasst. Er steht danach dauerhaft im Kundenstamm.
Aus den Objektdaten übernehmen: Wohnt der Eigentümer selbst im Objekt, werden die Objektdaten als Grundlage übernommen – Sie müssen die Adresse nicht zweimal eintippen.

Kundendaten eintragen

Folgende Angaben werden hinterlegt:

Firma / Nachname – bei Firmen der Firmenname, bei Privatpersonen der Nachname
Vorname
Adresszusatz – zweite Adresszeile, z. B. c/o Objektbetreuung
Adresse
Abweichender Ansprechpartner
Kontaktinformationen
Umsatzsteuer-ID
Zahlungsziel – Zahlungsfrist in Tagen, Standard ist 14
Skonto

Hinweis:
Alle gekennzeichneten Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein, damit der Kunde gespeichert werden kann. Zahlungsziel und Skonto werden später automatisch in die Rechnung übernommen – tragen Sie hier ein, was mit diesem Kunden vereinbart ist, dann müssen Sie es bei jeder Rechnung nicht erneut prüfen.

Achtung:
Ist bereits ein Kunde mit derselben Adresse vorhanden, werden die neuen Daten nicht übernommen. Es erscheint eine Meldung mit dem möglichen bestehenden Kunden. Das verhindert doppelte Einträge – prüfen Sie in diesem Fall, ob es sich um denselben Kunden handelt, und wählen Sie ihn aus, statt ihn neu anzulegen.

Kunden bearbeiten und löschen

Zu finden über das Personensymbol oben rechts → Stammdaten → Kunde.

1. Suchen: Name oder Adresse in das Suchfeld eingeben.
2. Auswählen: Den gewünschten Kunden aus der Ergebnisliste wählen.
3. Bearbeiten: Über den Stift die Daten anpassen oder ergänzen und speichern.
4. Löschen: Über den Papierkorb den Kunden entfernen.

Achtung:
Beim Löschen eines Kunden werden alle zugehörigen Daten unwiderruflich entfernt. Ist der Kunde nur nicht mehr aktiv, lassen Sie ihn besser stehen – so bleiben seine Projekte und Rechnungen nachvollziehbar.

Kunden der öffentlichen Hand: Angaben für die E-Rechnung

Städte, Schulen, Behörden und andere öffentliche Auftraggeber nehmen Rechnungen nur noch elektronisch an. Damit die E-Rechnung erzeugt werden kann, müssen beim Kunden vollständig und korrekt hinterlegt sein:

Umsatzsteuer-ID
Steuernummer
IBAN
BIC
Leitweg-ID – die Kennung des Auftraggebers, die Sie von ihm erhalten

Achtung:
Fehlt eine dieser Angaben, wird die E-Rechnung abgelehnt – meist erst beim Empfänger, also Tage später. Tragen Sie die Angaben deshalb ein, sobald Sie den Auftrag annehmen, und nicht erst beim Rechnungsschreiben. Die Leitweg-ID kennt nur der Auftraggeber selbst; fragen Sie sie beim ersten Auftrag ab.

Wo der Kunde später auftaucht

Projekt: als Auftraggeber, Grundlage für alle Dokumente
Angebot und Rechnung: Anschrift, Zahlungsziel und Skonto werden übernommen
Ansprechpartner: die zum Kunden hinterlegten Personen stehen in jedem weiteren Projekt zur Auswahl
Kundenhistorie: Notizen und Termine mit Bezug zum Kunden