Stammdaten sind die Adressdaten, mit denen Sie täglich arbeiten: Kunden, Objekte, Versicherungen, Partnerfirmen und Ihre Mitarbeiter. Sie werden einmal angelegt und stehen danach in jedem Projekt zur Auswahl.
Der Grundsatz dahinter: Was in Pluvius auswählbar sein soll, muss vorher in den Stammdaten stehen. Fehlt ein Eintrag, erscheint er im Projekt nicht in der Auswahl – und Dokumente, die auf ihm aufbauen, lassen sich nicht erzeugen.

Zu finden über das Personensymbol oben rechts → Stammdaten.

• Kunde – Ihr Auftraggeber. Grundlage für Angebot und Rechnung.
• Objekte / Gebäude – der Ort des Schadens. Grundlage für die Terminplanung und Mieterübersicht.
• Mitarbeiter – Funktion, Abteilung, Standort und Fahrzeug Ihrer Leute.
• Versicherung – die Gesellschaft, über die der Schaden läuft.
• Agentur – die Geschäftsstelle einer Versicherung.
• Hausverwaltung – Verwalter des Objekts.
• SV-Büro und Sachverständige – Gutachter zum Schaden.
• Subunternehmer – Fremdfirmen, die Sie beauftragen.
• Lieferanten – Bezugsquellen für Geräte und Material.

Jede Art von Stammdaten schaltet im Alltag etwas frei. Diese Übersicht zeigt, was Ihnen zur Verfügung steht, sobald der jeweilige Bereich gefüllt ist:

• Kunden – Angebote und Rechnungen schreiben, Zahlungsziel und Skonto automatisch übernehmen
• Objekte – Termine planen, Mieter erfassen, Objekte auf der Karte sehen
• Mitarbeiter – Termine zuweisen, Geräte auf Fahrzeuge laden, Auswertungen je Person
• Versicherungen – Schäden über die Gesellschaft abwickeln, Berichte erzeugen, Umsatz je Versicherung auswerten
• Agenturen, Hausverwaltungen, Sachverständige – Beteiligte im Projekt hinterlegen und auswerten
• Subunternehmer – Gewerke beauftragen, Dokumente für Subunternehmer erzeugen, Leistungen weiterberechnen
• Lieferanten – Herkunft von Geräten und Material nachvollziehen

Alle Stammdaten-Listen sind gleich aufgebaut und benutzen dieselben Symbole:

• Personensymbol, oben rechts – öffnet das Menü, in dem die Stammdaten liegen.
• Suchfeld – hier Name oder Adresse eintippen. Die Liste filtert Ihre Eingabe.
• Hinzufügen – legt einen neuen, leeren Eintrag an. Er ist gespeichert, sobald Sie das Formular bestätigen.
• Stift – öffnet einen bestehenden Eintrag zum Ändern. Es entsteht kein zweiter Eintrag; die vorhandenen Angaben werden überschrieben. Änderungen gelten sofort überall, auch in laufenden Projekten.
• Papierkorb – entfernt den Eintrag vollständig aus dem System. Es gibt keinen Papierkorb, aus dem sich etwas zurückholen lässt.
• Klick auf den Namen – öffnet die Detailansicht mit Notizen, Terminen und Ansprechpartnern.

Zu Kunden, Agenturen, Hausverwaltungen und Sachverständigenbüros können Sie zusätzlich Informationen festhalten und Termine mit Bezug anlegen. Beides hängt am Stammdatensatz, nicht am Projekt – es bleibt also über alle Projekte hinweg erhalten.

Informationen oder interne Notizen
Den Eintrag in der Stammdaten-Liste auswählen und auf den Namen klicken. Im entsprechenden Feld lassen sich Informationen oder interne Notizen eintragen und speichern.

Termin mit Bezug anlegen
Beim ausgewählten Eintrag folgende Angaben hinterlegen:

• Zuständigen Mitarbeiter auswählen
• Datum festlegen
• Start-Uhrzeit eintragen
• Voraussichtliche Dauer bestimmen
• Information oder Beschreibung zum Termin

Für Kunden, Versicherer, Agenturen, Hausverwaltungen und Lieferanten gibt es einen Excel-Weg: Vorlage herunterladen, ausfüllen, wieder hochladen. Er lohnt sich, wenn Sie mit einem bestehenden Bestand starten. Die Einzelheiten stehen im Guide Stammdaten per Excel importieren.