Mahnliste

Die Mahnliste zeigt dieselben offenen Rechnungen wie die OP-Liste – aber in der Reihenfolge, in der sie für das Mahnwesen interessant sind: die ältesten zuerst. Dazu kommt eine Funktion, die es sonst nirgends gibt: mehrere Rechnungen gemeinsam per E-Mail anmahnen.

Zu finden unter Buchhaltung ▸ Mahnliste.

Voraussetzung: Wer die Liste sehen darf

Wie die OP-Liste ist auch die Mahnliste den Gruppen Buchhaltung und Management vorbehalten. Ohne diese Rechte erscheint die Meldung „Sie haben keine Rechte für diesen Bereich“ und die Startseite wird geladen.

Voraussetzung: Welche Rechnungen erscheinen

  • nicht archiviert
  • abgeschlossen, also gebucht
  • nicht als ausgeglichen gekennzeichnet
Sortiert wird nach dem Abschlussdatum – die am längsten offene Rechnung steht oben.
Hinweis:
Der Unterschied zur OP-Liste: Hier gibt es keine Filter nach Jahr, Monat, Versicherung oder Projektleiter. Die Mahnliste zeigt immer den vollständigen Bestand offener Rechnungen.

Die Spalten

  • Auswahlhaken – für den Sammelversand.
  • Rechnungsnummer – mit Symbol zur Projektansicht.
  • Kunde
  • Rechnungsdatum – das Abschlussdatum der Rechnung.
  • Mahnlaufdatum – wann zuletzt gemahnt wurde.
  • Rechnungssumme – der noch offene Betrag.
  • Optionen – Detail, Ausgleichen, Mahnlauf, Drucken, Archiv (und bei nicht abgeschlossenen Rechnungen zusätzlich Bearbeiten und Löschen).
Der Auswahlhaken und seine Voraussetzung

Der Haken lässt sich nur setzen, wenn beim Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Hinweis:
Ein ausgegrautes Kästchen ist damit ein direkter Hinweis auf eine Lücke in den Stammdaten: Beim Kunden fehlt die E-Mail-Adresse. Diese Rechnung muss auf anderem Weg angemahnt werden.

Sammelversand per E-Mail

Rechnungen anhaken und unten auf Ausgewählte Rechnungen per E-Mail senden klicken.
Was dabei passiert:
  • Für jede markierte Rechnung wird der Mahnungsversand angestoßen.
  • Das Mahnlaufdatum wird bei jeder dieser Rechnungen auf heute gesetzt.
  • Es erscheint die Bestätigung, dass die Rechnungen gesendet wurden; Sie landen anschließend auf der Startseite.
Achtung:
Der Versand startet ohne weitere Rückfrage. Prüfen Sie die Auswahl, bevor Sie die Schaltfläche drücken – gesendete E-Mails lassen sich nicht zurückholen.

Mahnlauf einzeln setzen

Die Option Mahnlauf in der Zeile setzt bei dieser Rechnung das Mahnlaufkennzeichen und das Mahnlaufdatum auf heute – ohne eine E-Mail zu versenden. Danach kehren Sie in die OP-Liste zurück.
Tipp aus der Praxis:
Damit lässt sich festhalten, dass auf anderem Weg gemahnt wurde – etwa telefonisch oder per Post. Das Mahnlaufdatum in der Liste zeigt dann, wann das zuletzt der Fall war.

Archiv

Die Option Archiv setzt die Rechnung auf archiviert.
Achtung:
Eine archivierte Rechnung verschwindet aus der Mahnliste und aus der OP-Liste – unabhängig davon, ob sie bezahlt wurde. Der offene Betrag ist damit aus beiden Übersichten verschwunden.

Mahnliste je Versicherer als CSV

Über die Funktion Mahnliste Versicherer lässt sich zu einem ausgewählten Versicherer eine CSV-Datei erzeugen. Sie enthält alle offenen, gebuchten und nicht archivierten Rechnungen dieses Versicherers mit den Spalten Rechnungsdatum, Schadennummer, Versicherer, Kunde, Rechnungsnummer, offener Betrag und Rechnungssumme.
Tipp aus der Praxis:
Diese Datei ist auf die Sammelabstimmung mit einem Versicherer zugeschnitten: eine Zeile je offener Rechnung, mit Schadennummer als Zuordnungsmerkmal.

Was damit zusammenhängt

  • Offene Posten (OP-Liste) – dieselben Rechnungen mit Filtern und Farben.
  • Offene Rechnung ausgleichen – auch aus der Mahnliste erreichbar.
  • Kunden – E-Mail-Adresse und Zahlungsziel.
  • E-Mail-Einstellungen – Absender und Textvorlagen für den Versand.
  • Weitere Funktionen der OP-Liste – Zahlungserinnerung als milderer Schritt davor.