Weitere Funktionen der OP-Liste

In der Spalte Optionen der Offene-Posten-Liste stecken sieben Funktionen. Sie decken fast alles ab, was beim Nachfassen einer offenen Rechnung anfällt – vom Anschreiben bis zur Zahlungserinnerung.
Dazu kommen der interne Kommentar direkt in der Liste und der Excel-Export.

Zu finden unter Buchhaltung ▸ Offene Posten in der Spalte Optionen.

Die sieben Optionen je Zeile

  • Selbstbeteiligung anfordern – fordert die Selbstbeteiligung zur Rechnung an.
  • Detail – öffnet die Rechnung mit Positionen, Info-Bereich und Forderungsausgleich.
  • Ausgleichen – öffnet das Ausgleichsfenster (siehe eigener Guide).
  • MwSt. anfordern – fordert die Mehrwertsteuer zur Rechnung an.
  • Anzeigen – öffnet die Rechnung als PDF.
  • Anschreiben erstellen – öffnet die Anschreiben-Funktion zum Projekt der Rechnung.
  • Zahlungserinnerung – erzeugt die Zahlungserinnerung zu dieser Rechnung.

Interner Kommentar

Die Spalte interner Kommentar ist ein beschreibbares Textfeld mitten in der Liste. Der Text wird gespeichert, sobald Sie das Feld verlassen – ein Speichern-Knopf ist nicht nötig.
Tipp aus der Praxis:
Weil der Kommentar in der Liste steht und nicht in der Rechnung versteckt ist, eignet er sich für den Stand des Nachfassens, zum Beispiel: „30.07. telefonisch zugesagt, Zahlung bis KW 33“.

Projekt-Schnellansicht

Neben dem Projektnamen in der ersten Spalte liegt ein Pfeil-Symbol. Es öffnet das Projekt in einem Fenster, ohne die Liste zu verlassen. Der Projektname selbst ist ein normaler Link in die Projektansicht.

Excel-Export

Über das Drei-Punkte-Symbol oben rechts öffnet sich der Export. Sie geben Startdatum und Enddatum an und erhalten eine Excel-Datei.
  • Enthalten sind alle abgeschlossenen, nicht archivierten Rechnungen, deren Rechnungsdatum im gewählten Zeitraum liegt.
  • Die Forderungsausgleiche stehen eingerückt direkt unter der jeweiligen Rechnung.
  • Start- und Enddatum sind mit dem gewählten Monat vorbelegt.
Achtung:
Der Export folgt nicht der Filterung der Liste. Er enthält alle gebuchten Rechnungen des Zeitraums – also auch die bereits ausgeglichenen, die in der OP-Liste selbst nicht mehr stehen. Das ist für eine Umsatzübersicht sinnvoll, für eine reine Liste offener Forderungen aber der falsche Eindruck.

Achtung:
Liegt das Startdatum nach dem Enddatum, wird kein Export erzeugt, sondern eine Fehlermeldung angezeigt.

Sortieren

Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert die Tabelle danach – etwa nach ausstehendem Betrag oder nach Freigabedatum.

Was damit zusammenhängt

  • Offene Posten (OP-Liste) – Aufbau, Filter und Farben der Liste.
  • Offene Rechnung ausgleichen – die wichtigste der sieben Optionen.
  • Mahnliste – der nächste Schritt, wenn die Erinnerung nicht reicht.
  • E-Mail-Einstellungen – Grundlage für Versand und Textvorlagen.
  • Rechnungen erstellen und zuordnen – die Detailansicht hinter „Detail“.