Offene Rechnung ausgleichen

Ausgleichen heißt: einer Rechnung sagen, dass Geld dafür eingegangen ist. Pluvius rechnet dann selbst aus, ob die Rechnung damit vollständig bezahlt ist – und nimmt sie in diesem Fall aus der Offene-Posten-Liste heraus.
Der Ausgleich ist ein eigener Eintrag mit Datum, Grund und Betrag. Es können mehrere zu einer Rechnung gehören, etwa bei Teilzahlungen.

Zu finden in der OP-Liste in der Zeile der Rechnung unter Optionen ▸ Ausgleichen.

Voraussetzung

Die Rechnung muss gebucht sein. Ein Entwurf steht nicht in der OP-Liste und kann nicht ausgeglichen werden.

Das Fenster

Oben stehen drei Werte zur Orientierung:
  • Rechnungssumme – der Bruttobetrag der Rechnung.
  • Ausgleichssumme – was bereits ausgeglichen wurde.
  • Restbetrag – was noch offen ist.

Die Felder

  • Datum – wann der Betrag eingegangen ist.
  • Ausgleichsgrund – eine Auswahl, warum ausgeglichen wird.
  • Ausgleichssumme – der Betrag, der ausgeglichen wird.
  • Kommentar – ein freies Textfeld, optional.
Mit Buchen wird der Ausgleich gespeichert.

Zwei Rückfragen vor dem Buchen

Bei zwei auffälligen Beträgen fragt Pluvius nach, bevor es bucht. Beides kommt im Alltag wirklich vor, deshalb wird nur gefragt und nichts gesperrt: Mit OK wird der Ausgleich so gebucht, wie Sie ihn eingegeben haben, mit Abbrechen passiert nichts und das Fenster bleibt mit Ihren Eingaben stehen.
  • Derselbe Betrag ist auf dieser Rechnung schon erfasst. Gibt es zu dieser Rechnung bereits einen Ausgleich über genau diesen Betrag, erscheint die Frage „Über 1.190,00 € ist auf dieser Rechnung schon ein Ausgleich erfasst. Trotzdem buchen?“. Das fängt die versehentlich zweimal erfasste Zahlung ab. Zwei echte Teilzahlungen über denselben Betrag bestätigen Sie einfach mit OK.
  • Der Betrag ist größer als der Restbetrag. Liegt die eingegebene Ausgleichssumme über dem Restbetrag, der oben im Fenster steht, erscheint die Frage „1.500,00 € ist mehr als der offene Restbetrag von 1.190,00 €. Trotzdem buchen?“. Eine Überzahlung lässt sich damit weiter buchen, sie geht nur nicht mehr unbemerkt durch.
Trifft beides zu, kommt nur die erste Frage.
Hinweis:
Beide Fragen richten sich nach dem Betrag im Feld Ausgleichssumme. Steht dort kein Betrag, kommt keine der beiden. Die Frage nach dem Restbetrag erscheint außerdem nur, wenn der Restbetrag über null liegt; bei einem Storno oder einer Gutschrift mit negativem Restbetrag bleibt sie aus.

Tipp aus der Praxis:
Buchen Sie mehr, als offen ist, halten Sie den Grund im Feld Kommentar fest. Der Ausgleich selbst speichert nur Datum, Grund und Betrag; der Kommentar steht später in der Rechnung im Bereich Forderungsausgleich neben dem Betrag und erklärt dort die Überzahlung.

Was danach passiert

  • Pluvius zählt alle Ausgleiche dieser Rechnung zusammen.
  • Erreicht diese Summe den Bruttobetrag, gilt die Rechnung als ausgeglichen. Als Ausgleichsdatum wird der heutige Tag gesetzt.
  • Die Rechnung verschwindet damit aus der OP-Liste.
  • Ist die Summe kleiner, bleibt die Rechnung mit dem verbleibenden Restbetrag stehen.
  • Der Rechnungsstatus wird mitgesetzt: voll ausgeglichen auf bezahlt, teilweise ausgeglichen auf teilbezahlt. Sie müssen ihn im Projekt nicht mehr von Hand nachziehen.
  • Nach dem Buchen kehren Sie in die OP-Liste zurück – und zwar in Jahr und Monat der Rechnung.
Hinweis:
Teilzahlungen werden also nicht überschrieben, sondern gesammelt. Sie können nacheinander mehrere Ausgleiche buchen; der Restbetrag im Fenster zeigt jeweils, was noch fehlt.

Achtung:
Maßgeblich ist der Bruttobetrag. Wird nur der Nettobetrag eingetragen, bleibt die Rechnung offen und taucht weiter in der OP-Liste auf.

Mit einer anderen Rechnung verrechnen

Gibt es zum selben Auftrag weitere noch nicht ausgeglichene Rechnungen – etwa einen Storno oder eine Gutschrift –, erscheinen sie im Fenster als Schaltflächen in der Form „1.190,00 € mit −1.190,00 € ausgleichen“. Ein Klick verrechnet die beiden Beträge miteinander.
Tipp aus der Praxis:
Das ist der Weg, um eine stornierte Rechnung und ihren Storno-Beleg gemeinsam aus der OP-Liste zu bekommen: beide stehen sonst offen, obwohl sich der Vorgang rechnerisch aufhebt.

Ausgleiche einsehen und entfernen

Alle Ausgleiche einer Rechnung stehen in der Rechnung selbst im Bereich Forderungsausgleich – mit Ausgleichsgrund, Datum, Summe und Kommentar. Dort lässt sich ein einzelner Ausgleich auch wieder entfernen.
Achtung:
Wird ein Ausgleich entfernt, sinkt die Ausgleichssumme wieder. Die Rechnung gilt dann erneut als offen und erscheint wieder in der OP-Liste.

Hinweis:
Der Rechnungsstatus wird dabei ebenfalls zurückgenommen: aus bezahlt oder teilbezahlt wird wieder kein Status. Ein von Hand gesetzter Status wie Überfällig bleibt stehen, den nimmt die Automatik nicht weg.

Was damit zusammenhängt

  • Offene Posten (OP-Liste) – der Einstieg und das Ergebnis.
  • Rechnungen erstellen und zuordnen – der Bereich Forderungsausgleich in der Rechnung.
  • Gutschrift erstellen und Rechnungen korrigieren – die Belege, mit denen verrechnet wird.
  • Weitere Funktionen der OP-Liste – Zahlungserinnerung und Anschreiben.
  • Mahnliste – dort steht dieselbe Ausgleichen-Funktion zur Verfügung.