Offene Rechnung ausgleichen

Ausgleichen heißt: einer Rechnung sagen, dass Geld dafür eingegangen ist. Pluvius rechnet dann selbst aus, ob die Rechnung damit vollständig bezahlt ist – und nimmt sie in diesem Fall aus der Offene-Posten-Liste heraus.
Der Ausgleich ist ein eigener Eintrag mit Datum, Grund und Betrag. Es können mehrere zu einer Rechnung gehören, etwa bei Teilzahlungen.

Zu finden in der OP-Liste in der Zeile der Rechnung unter Optionen ▸ Ausgleichen.

Voraussetzung

Die Rechnung muss gebucht sein. Ein Entwurf steht nicht in der OP-Liste und kann nicht ausgeglichen werden.

Das Fenster

Oben stehen drei Werte zur Orientierung:
  • Rechnungssumme – der Bruttobetrag der Rechnung.
  • Ausgleichssumme – was bereits ausgeglichen wurde.
  • Restbetrag – was noch offen ist.
Die Felder

  • Datum – wann der Betrag eingegangen ist.
  • Ausgleichsgrund – eine Auswahl, warum ausgeglichen wird.
  • Ausgleichssumme – der Betrag, der ausgeglichen wird.
  • Kommentar – ein freies Textfeld, optional.
Mit Buchen wird der Ausgleich gespeichert.

Was danach passiert

  • Pluvius zählt alle Ausgleiche dieser Rechnung zusammen.
  • Erreicht diese Summe den Bruttobetrag, gilt die Rechnung als ausgeglichen. Als Ausgleichsdatum wird der heutige Tag gesetzt.
  • Die Rechnung verschwindet damit aus der OP-Liste.
  • Ist die Summe kleiner, bleibt die Rechnung mit dem verbleibenden Restbetrag stehen.
  • Nach dem Buchen kehren Sie in die OP-Liste zurück – und zwar in Jahr und Monat der Rechnung.
Hinweis:
Teilzahlungen werden also nicht überschrieben, sondern gesammelt. Sie können nacheinander mehrere Ausgleiche buchen; der Restbetrag im Fenster zeigt jeweils, was noch fehlt.

Achtung:
Maßgeblich ist der Bruttobetrag. Wird nur der Nettobetrag eingetragen, bleibt die Rechnung offen und taucht weiter in der OP-Liste auf.

Mit einer anderen Rechnung verrechnen

Gibt es zum selben Auftrag weitere noch nicht ausgeglichene Rechnungen – etwa einen Storno oder eine Gutschrift –, erscheinen sie im Fenster als Schaltflächen in der Form „1.190,00 € mit −1.190,00 € ausgleichen“. Ein Klick verrechnet die beiden Beträge miteinander.
Tipp aus der Praxis:
Das ist der Weg, um eine stornierte Rechnung und ihren Storno-Beleg gemeinsam aus der OP-Liste zu bekommen: beide stehen sonst offen, obwohl sich der Vorgang rechnerisch aufhebt.

Ausgleiche einsehen und entfernen

Alle Ausgleiche einer Rechnung stehen in der Rechnung selbst im Bereich Forderungsausgleich – mit Ausgleichsgrund, Datum, Summe und Kommentar. Dort lässt sich ein einzelner Ausgleich auch wieder entfernen.
Achtung:
Wird ein Ausgleich entfernt, sinkt die Ausgleichssumme wieder. Die Rechnung gilt dann erneut als offen und erscheint wieder in der OP-Liste.

Was damit zusammenhängt

  • Offene Posten (OP-Liste) – der Einstieg und das Ergebnis.
  • Rechnungen erstellen und zuordnen – der Bereich Forderungsausgleich in der Rechnung.
  • Gutschrift erstellen und Rechnungen korrigieren – die Belege, mit denen verrechnet wird.
  • Weitere Funktionen der OP-Liste – Zahlungserinnerung und Anschreiben.
  • Mahnliste – dort steht dieselbe Ausgleichen-Funktion zur Verfügung.