Offene Posten (OP-Liste)

Die Offene-Posten-Liste beantwortet eine einzige Frage: Welches Geld ist noch nicht da? Sie zeigt alle Rechnungen, die gestellt, aber noch nicht vollständig bezahlt sind – mit dem offenen Betrag je Rechnung und der Gesamtsumme oben.
Sie ist damit der tägliche Arbeitsplatz der Buchhaltung: von hier aus wird ausgeglichen, erinnert, angeschrieben und exportiert.

Zu finden unter Buchhaltung ▸ Offene Posten.

Voraussetzung: Wer die Liste sehen darf

Die Seite ist den Gruppen Buchhaltung und Management vorbehalten. Wer sie ohne diese Rechte aufruft, wird mit der Meldung „Sie haben keine Rechte für diesen Bereich“ zur Startseite zurückgeleitet.
Hinweis:
Die Prüfung gilt für die Seite selbst, nicht nur für den Menüeintrag. 

Voraussetzung: Welche Rechnungen erscheinen

Eine Rechnung steht in dieser Liste, wenn alle vier Bedingungen zutreffen:
  • Sie ist nicht archiviert.
  • Sie ist abgeschlossen, also gebucht.
  • Sie ist nicht als ausgeglichen gekennzeichnet.
  • Ihr offener Betrag ist nicht null.
Hinweis:
Daraus folgt: Eine Rechnung, die Sie vermissen, ist entweder noch nicht gebucht (dann ist sie ein Entwurf und steht im Projekt), bereits ausgeglichen oder archiviert. Ein Entwurf erscheint hier nie – das Buchen ist die Eintrittskarte in die Buchhaltung.

Der offene Gesamtbetrag

Oben rechts steht der offene Betrag als Summe über alle Rechnungen, die die aktuelle Filterung ergibt. Ändern Sie den Filter, ändert sich diese Summe mit.
Filtern und suchen

  • Suche – sucht in der Rechnungsnummer.
  • Jahr – fünf Jahre zurück bis fünf Jahre voraus.
  • Monat – ein einzelner Monat oder Gesamtes Jahr.
  • Projektleiter
  • Hausverwaltung
  • Versicherung
Achtung:
Sobald etwas im Suchfeld steht, wird nicht mehr nach Jahr und Monat gefiltert – die Suche läuft dann über alle Zeiträume. Wer eine Rechnungsnummer sucht, findet sie also unabhängig vom eingestellten Monat; wer wieder nach Zeitraum arbeiten will, muss das Suchfeld leeren.

Die Spalten

  • Rechnungsnummer – darunter das Projekt als Link und das Objekt. Über das Pfeil-Symbol öffnet sich das Projekt in einer Schnellansicht.
  • Kunde – mit der Debitorennummer darunter.
  • Rechnungsdatum
  • Rechnung freigegeben am – das Abschlussdatum; steht ein Strich, wurde noch keines gesetzt.
  • Interner Kommentar – ein Textfeld, das direkt in der Liste beschrieben werden kann.
  • Ausstehender Betrag (inkl. MwSt.)
  • Versicherer
  • Optionen – die Aktionen zur Zeile (siehe „Weitere Funktionen der OP-Liste“).
Die Zeilenfarben

  • Weiß – das Zahlungsziel des Kunden ist noch nicht überschritten.
  • Gelb – Mahnstufe 1: das Zahlungsziel des Kunden ist überschritten.
  • Rot – Mahnstufe 2: das Zahlungsziel ist um mehr als 8 Tage überschritten.
Gerechnet wird ab dem Datum, an dem die Rechnung freigegeben wurde.
Hinweis:
Das Zahlungsziel steht beim Kunden in den Stammdaten, nicht an der Rechnung. Zwei Rechnungen mit demselben Datum können deshalb unterschiedlich eingefärbt sein, wenn die Kunden verschiedene Zahlungsziele haben.

Die Rechnung ansehen, ohne die Liste zu verlassen

Wer offene Posten klärt, schaut in eine Rechnung nach der anderen. Deshalb öffnet Optionen ▸ Anzeigen das Rechnungs-PDF nicht mehr als eigene Seite, sondern in einer Leiste, die von rechts über die Liste fährt. Im Kopf der Leiste steht die Rechnungsnummer, darunter liegt das fertige PDF, unten der Knopf Download, der die Datei unter der Rechnungsnummer auf Ihrem Rechner speichert. Geschlossen wird die Leiste über das Kreuz oben rechts oder mit einem Klick daneben.
Der Gewinn steckt in dem, was dabei stehen bleibt: Jahr und Monat, die Sortierung, die Seitenzahl und ein gerade getippter interner Kommentar sind nach dem Schließen unverändert da. Vorher führte „Anzeigen“ aus der Liste heraus, und beim Zurückgehen war sie neu aufgebaut.
Hinweis:
Die Leiste bietet in der OP-Liste nur den Download. Das Ablegen bei den Dokumenten und der Mailversand stehen weiterhin am Beleg im Projekt, weil dort Auftrag und Empfänger dazugehören. Soll das PDF doch in einem eigenen Tab stehen, führt das Pfeilsymbol oben rechts in der Leiste dorthin; der Weg über die rechte Maustaste auf „Anzeigen“ und „Link in neuem Tab öffnen“ funktioniert ebenfalls wie vorher.

Hinweis:
Zeigt Ihr Browser PDFs nicht eingebettet an, bleibt die Leiste nicht leer. Sie meldet „Die Vorschau lässt sich hier nicht anzeigen“, nennt den Grund und bietet den Knopf In neuem Tab öffnen.

Sortieren

Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert die Tabelle nach dieser Spalte.

Was damit zusammenhängt

  • Offene Rechnung ausgleichen – der nächste Schritt aus dieser Liste heraus.
  • Weitere Funktionen der OP-Liste – Optionen je Zeile und der Excel-Export.
  • Mahnliste – dieselben Rechnungen, sortiert nach dem ältesten Abschlussdatum.
  • Rechnungen erstellen und zuordnen – das Buchen als Voraussetzung.
  • Kunden – dort steht das Zahlungsziel, das die Farben steuert.
  • Rechte und Rollen – die Gruppen Buchhaltung und Management.