Offene Posten (OP-Liste)

Die Offene-Posten-Liste beantwortet eine einzige Frage: Welches Geld ist noch nicht da? Sie zeigt alle Rechnungen, die gestellt, aber noch nicht vollständig bezahlt sind – mit dem offenen Betrag je Rechnung und der Gesamtsumme oben.
Sie ist damit der tägliche Arbeitsplatz der Buchhaltung: von hier aus wird ausgeglichen, erinnert, angeschrieben und exportiert.

Zu finden unter Buchhaltung ▸ Offene Posten.

Voraussetzung: Wer die Liste sehen darf

Die Seite ist den Gruppen Buchhaltung und Management vorbehalten. Wer sie ohne diese Rechte aufruft, wird mit der Meldung „Sie haben keine Rechte für diesen Bereich“ zur Startseite zurückgeleitet.
Hinweis:
Die Prüfung gilt für die Seite selbst, nicht nur für den Menüeintrag. 

Voraussetzung: Welche Rechnungen erscheinen

Eine Rechnung steht in dieser Liste, wenn alle vier Bedingungen zutreffen:
  • Sie ist nicht archiviert.
  • Sie ist abgeschlossen, also gebucht.
  • Sie ist nicht als ausgeglichen gekennzeichnet.
  • Ihr offener Betrag ist nicht null.
Hinweis:
Daraus folgt: Eine Rechnung, die Sie vermissen, ist entweder noch nicht gebucht (dann ist sie ein Entwurf und steht im Projekt), bereits ausgeglichen oder archiviert. Ein Entwurf erscheint hier nie – das Buchen ist die Eintrittskarte in die Buchhaltung.

Der offene Gesamtbetrag

Oben rechts steht der offene Betrag als Summe über alle Rechnungen, die die aktuelle Filterung ergibt. Ändern Sie den Filter, ändert sich diese Summe mit.
Filtern und suchen

  • Suche – sucht in der Rechnungsnummer.
  • Jahr – fünf Jahre zurück bis fünf Jahre voraus.
  • Monat – ein einzelner Monat oder Gesamtes Jahr.
  • Projektleiter
  • Hausverwaltung
  • Versicherung
Achtung:
Sobald etwas im Suchfeld steht, wird nicht mehr nach Jahr und Monat gefiltert – die Suche läuft dann über alle Zeiträume. Wer eine Rechnungsnummer sucht, findet sie also unabhängig vom eingestellten Monat; wer wieder nach Zeitraum arbeiten will, muss das Suchfeld leeren.

Die Spalten

  • Rechnungsnummer – darunter das Projekt als Link und das Objekt. Über das Pfeil-Symbol öffnet sich das Projekt in einer Schnellansicht.
  • Kunde – mit der Debitorennummer darunter.
  • Rechnungsdatum
  • Rechnung freigegeben am – das Abschlussdatum; steht ein Strich, wurde noch keines gesetzt.
  • Interner Kommentar – ein Textfeld, das direkt in der Liste beschrieben werden kann.
  • Ausstehender Betrag (inkl. MwSt.)
  • Versicherer
  • Optionen – die Aktionen zur Zeile (siehe „Weitere Funktionen der OP-Liste“).
Die Zeilenfarben

  • Weiß – das Zahlungsziel des Kunden ist noch nicht überschritten.
  • Gelb – Mahnstufe 1: das Zahlungsziel des Kunden ist überschritten.
  • Rot – Mahnstufe 2: das Zahlungsziel ist um mehr als 8 Tage überschritten.
Gerechnet wird ab dem Datum, an dem die Rechnung freigegeben wurde.
Hinweis:
Das Zahlungsziel steht beim Kunden in den Stammdaten, nicht an der Rechnung. Zwei Rechnungen mit demselben Datum können deshalb unterschiedlich eingefärbt sein, wenn die Kunden verschiedene Zahlungsziele haben.

Sortieren

Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert die Tabelle nach dieser Spalte.

Was damit zusammenhängt

  • Offene Rechnung ausgleichen – der nächste Schritt aus dieser Liste heraus.
  • Weitere Funktionen der OP-Liste – Optionen je Zeile und der Excel-Export.
  • Mahnliste – dieselben Rechnungen, sortiert nach dem ältesten Abschlussdatum.
  • Rechnungen erstellen und zuordnen – das Buchen als Voraussetzung.
  • Kunden – dort steht das Zahlungsziel, das die Farben steuert.
  • Rechte und Rollen – die Gruppen Buchhaltung und Management.