Häufige Abläufe: Angebote und Rechnungen

Angebot, Beauftragung, Nachtrag, Abschlag, Schlussrechnung: die Bausteine sind erklärt, die Frage im Alltag ist aber meist: Welchen Weg nehme ich in diesem Fall?
Dieser Guide stellt typische Abläufe zusammen. Nicht jeder Schritt wird in jedem Auftrag gebraucht.

Alle Schritte starten im Projekt über den Knopf Weiterverarbeiten in der jeweiligen Dokumentzeile.

Hinweis:
Für alle Abläufe hier gilt dasselbe zur Nummer: jeder Beleg entsteht als Entwurf ohne Nummer. Die Angebotsnummer fällt beim Weiterverarbeiten oder beim Versenden per E-Mail, die Rechnungsnummer beim Buchen. Ansehen, Drucken und Herunterladen bleiben folgenlos. Ein Entwurf lässt sich löschen, ein festgesetzter Beleg nicht mehr.

1 · Einfacher Auftrag: Angebot, Beauftragung, Einzelrechnung

  • Angebot mit allen Leistungen erstellen. Es ist zunächst ein Entwurf ohne Nummer.
  • Angebot prüfen und versenden. Mit dem Versand fällt die Angebotsnummer.
  • Nach der Freigabe Weiterverarbeiten öffnen.
  • Datum bei Beauftragt am eintragen.
  • Vollbeauftragung erstellen.
  • Aus der Beauftragung eine Einzelrechnung erstellen. Sie ist bis zum Buchen ein Entwurf.
  • Rechnung prüfen und buchen. Dabei fällt die Rechnungsnummer.

2 · Nur ein Teil wurde freigegeben

  • Beim Angebot Weiterverarbeiten öffnen.
  • Teilbeauftragung wählen.
  • Nur die freigegebenen Positionen markieren.
  • Mengen anpassen, wenn nur ein Teil einer Position beauftragt wurde.
  • Daraus später die passende Rechnung erstellen.
Hinweis:
Der nicht beauftragte Rest bleibt dadurch vom beauftragten Umfang getrennt, Angebot und Teilbeauftragung sind zwei eigene Dokumente.

3 · Abschlagsrechnung während der Arbeiten

  • Die Beauftragung oder Teilbeauftragung öffnen.
  • Weiterverarbeiten, dann Abschlagsrechnung.
  • Positionen auswählen, Restmengen prüfen, Anzahl jetzt anpassen.
  • Abschlagsrechnung erstellen, prüfen und buchen.

4 · Vorschuss vorab

  • Beauftragung, Teilbeauftragung oder Nachtrag öffnen.
  • Weiterverarbeiten, dann Vorschussrechnung.
  • Die Rechnung entsteht ohne Leistungspositionen.
  • Rechnung öffnen und die Vorschussposition ergänzen.
  • Prüfen und buchen.

5 · Nachtrag abrechnen

  • Das ursprüngliche Angebot öffnen.
  • Weiterverarbeiten, dann Nachtragsangebot.
  • Im Nachtrag nur die zusätzlichen Leistungen erfassen.
  • Nach der Freigabe daraus eine Beauftragung oder direkt die Rechnung erstellen.
  • Gibt es bereits einen Rechnungsentwurf, kann der Nachtrag über an bestehende Rechnung anhängen dorthin übernommen werden.
Tipp aus der Praxis:
Werden mehrere Angebote oder Nachträge in eine Rechnung übernommen, lässt sich der Haken Angebotsnummer als übergeordnete Textposition einfügen setzen, die Positionen bleiben dann je Angebot gruppiert.

6 · Schlussrechnung

  • Beauftragung, Teilbeauftragung oder Nachtrag öffnen.
  • Weiterverarbeiten, dann Schlussrechnung.
  • Vorgeschlagene Positionen und Mengen prüfen.
  • Kontrollieren, wie die bereits gestellten Abschläge und Vorschüsse als Abzug ausgewiesen werden.
  • Schlussrechnung erstellen, prüfen und buchen.

7 · Etwas war falsch

  • Rechnung noch nicht gebucht: direkt in der Rechnung ändern. Sie ist ein Entwurf und lässt sich auch löschen, ohne eine Lücke im Nummernkreis zu hinterlassen. Löschen dürfen Innendienst und Management.
  • Gebucht, ganze Rechnung falsch: Storno.
  • Gebucht, nur einzelne Positionen falsch: Gutschrift.
  • Leistungen kommen dazu: Nachtrag.

Was damit zusammenhängt

  • Vom Angebot zur Rechnung – das Fenster hinter jedem dieser Schritte.
  • Vorschuss-, Abschlags- und Schlussrechnung – die Auswahlfenster im Detail.
  • Rechnungen korrigieren: Storno und gesperrte Dokumente – Punkt 7 im Detail.
  • Angebote weiterverarbeiten: Beauftragung und Nachtrag – die Angebotsseite.
  • Angebote im Projekt – der Überblick über alle entstandenen Dokumente.