E-Rechnung (XML) erstellen

Viele Auftraggeber nehmen Rechnungen nur noch elektronisch entgegen. Pluvius erzeugt dafür eine E-Rechnung – und prüft vorher, ob alle dafür nötigen Angaben vorhanden sind.
Die Prüfung zeigt genau, was fehlt, und lässt es an derselben Stelle ergänzen.

Zu finden in der Rechnung über das XML-Symbol oben rechts.

Achtung:
Solange die Rechnung ein Entwurf ist, gibt es kein E-Rechnungs-XML: es entsteht erst mit der Rechnungsnummer, und die fällt beim Buchen oder beim Anhängen an eine E-Mail. Eine Rechnung, deren Prüfung nicht durchläuft, ist damit aber nicht blockiert. Beim Versenden per E-Mail geht das PDF ohne XML hinaus, und eine Meldung nennt, was fehlt. Beim Buchen verlangt Pluvius den Haken Ohne E-Rechnung buchen in der Rechnungsmaske; ohne diesen Haken wird nicht gebucht. Der Zeitpunkt ist entscheidend: mit dem Buchen wird das PDF eingefroren, ein fehlendes XML lässt sich danach nur über Storno oder Gutschrift nachziehen.

Das Prüffenster

Sind alle Pflichtangaben vorhanden, erscheint der grüne Hinweis, dass die E-Rechnung erstellt werden kann. Fehlt etwas, zeigt Pluvius die betroffenen Bereiche einzeln an.

Kunde

Fehlende Felder beim Rechnungsempfänger, zum Beispiel Leitweg-ID, Adresse, Postleitzahl oder Ort. Über Kunden bearbeiten gelangen Sie direkt zum passenden Kunden.

Standort (Rechnungssteller)

Fehlende Angaben zum eigenen Standort, etwa USt-ID, Adresse, Postleitzahl oder Stadt.

Steuer

Fehlende Angaben aus dem gewählten Buchungskonto: Steuerkategorie und Steuersatz. Über Konten bearbeiten kommen Sie direkt zur Kontenliste.

Leistungspositionen – fehlende Mengeneinheiten

Hier stehen alle Einheiten aus den Rechnungspositionen, die sich keinem Code zuordnen lassen. Je Schreibweise tragen Sie den passenden UN/CEFACT-Code ein und speichern.
Hinweis:
Die eingetragene Schreibweise wird als Alias hinterlegt und gilt danach automatisch. Dieselbe Schreibweise wird also nur einmal zugeordnet.

Tipp aus der Praxis:
Welcher Code zu einer Einheit gehört, steht in der Liste der Leistungseinheiten in der Spalte Code – dort lässt sich der Code einer vergleichbaren Einheit ablesen.

E-Rechnung herunterladen

Unten im Fenster liegt E-Rechnung herunterladen. Die Schaltfläche ist grün, wenn die Prüfung ohne Fehler durchgelaufen ist, und gelb, solange noch Angaben fehlen.
Achtung:
Die Prüfung meldet fehlende Angaben, verhindert den Download aber nicht. Eine E-Rechnung, die trotz gelber Schaltfläche heruntergeladen wird, enthält die gemeldeten Angaben nicht.

Was damit zusammenhängt

  • Leistungseinheiten abgleichen – die Zuordnung der Schreibweisen.
  • Buchungskonten – Steuerkategorie und Steuersatz.
  • Kunden – Leitweg-ID und Adressdaten.
  • Einstellungen ▸ Standorte – die Absenderdaten.
  • Rechnungen erstellen und zuordnen – der Weg zum XML-Symbol.