Rechnungen erstellen und zuordnen

Die Rechnungsmaske ist der Ort, an dem eine Rechnung geprüft, ergänzt und am Ende gebucht wird. Der Aufbau ähnelt der Angebotsmaske – entscheidend ist zusätzlich der Bereich Info, denn dort stehen die Angaben, die auf dem Dokument, in der Buchhaltung und in der E-Rechnung gebraucht werden.

Zu finden über die Rechnungsnummer in der Projektansicht oder in der Rechnungsliste.

Orientierung im Kopfbereich

  • Rechnungsnummer – von Pluvius vergeben.
  • Projekt und Auftrag – führen zurück in die jeweilige Ansicht.
  • Quell-Angebot – zeigt, aus welchem Angebot oder welcher Beauftragung die Rechnung entstanden ist.
  • Info – klappt die Rechnungsdaten auf.
Positionen bearbeiten

Die Positionen funktionieren wie im Angebot: Leerzeile, Suche, Kopieren und Einfügen, Lesezeichen, Prozent, Abmarkieren, Snapshot und Löschen. Auch Struktur und Zwischensummen entstehen auf dieselbe Weise.
Achtung:
Positionen lassen sich nur ändern, solange die Rechnung nicht gebucht ist.

Der Bereich Info

  • Leistungszeitraum – von wann bis wann die Leistung erbracht wurde. Pluvius kann den Zeitraum anhand vorhandener Termine vorbelegen.
  • Rechnungsadresse (Kunde) – der Empfänger der Rechnung.
  • Kontonummer – das Buchungskonto.
  • Zusatzfeld – zusätzlicher Text, der auf der Rechnung erscheint.
  • Leistungsempfänger – nur nötig, wenn er von der Rechnungsadresse abweicht.
  • Referenz – externe Angabe wie Schaden-, Auftrags- oder Bestellnummer.
  • Projektleiter – der Zuständige für diese Rechnung.
  • Nicht exportieren – ist der Haken gesetzt, wird die Rechnung im DATEV-Export nicht berücksichtigt.
Achtung:
Ohne ausgewählte Kontonummer lässt sich die Rechnung nicht buchen.

Hinweis:
Liegt das Startdatum des Leistungszeitraums nach dem Enddatum, wird die Eingabe als fehlerhaft markiert.

Rechnungsadresse und Leistungsempfänger

Standardmäßig gilt Leistungsempfänger = Rechnungsadresse. Ein abweichender Leistungsempfänger wird nur gewählt, wenn beide nicht identisch sind; zur Auswahl stehen die im Projekt hinterlegten Kunden. Über die Einstellung Leistungsempfänger = Rechnungsadresse nehmen Sie das wieder zurück.
Tipp aus der Praxis:
Ein Beispiel für einen abweichenden Leistungsempfänger: Die Rechnung geht an eine Versicherung oder Hausverwaltung, erbracht wurde die Leistung aber am Objekt eines Mieters oder Eigentümers.

Abschlagsrechnung kennzeichnen

Über die Schaltfläche Abschlagsrechnung wird die Rechnung als Abschlagsrechnung geführt. Ohne Haken ist sie keine.

Rechnung buchen

  • Buchungsdatum – bleibt das Feld leer, wird das aktuelle Datum verwendet.
  • Buchen – schließt die Rechnung ab; vorher erscheint eine Rückfrage.
  • Gebucht durch und Gebucht am – werden danach angezeigt.
Achtung:
Nach dem Buchen sind Positionen und Rechnungsdaten geschützt. Korrekturen erfolgen über Storno oder Gutschrift.

Ansehen, herunterladen, speichern

  • Drucker-Symbol – öffnet die Rechnungsansicht.
  • XML-Symbol – öffnet die Prüfung für die E-Rechnung.
  • Download-Symbol – lädt die Rechnung als PDF herunter.
  • Diskette – legt die Rechnung bei den Dokumenten des Auftrags ab.
Forderungsausgleich

Unter der Rechnung steht der Bereich Forderungsausgleich mit Ausgleichsgrund, Ausgleichsdatum, Ausgleichssumme und Kommentar. Wurde noch nichts erfasst, steht dort, dass kein Forderungsausgleich vorliegt.

Was damit zusammenhängt

  • Vom Angebot zur Rechnung – wie die Rechnung entsteht.
  • E-Rechnung (XML) erstellen – die Prüfung hinter dem XML-Symbol.
  • Buchungskonten – die Auswahl bei der Kontonummer.
  • Offene Posten (OP-Liste) und Offene Rechnung ausgleichen – der Forderungsausgleich.
  • Angebotserstellung: Kurztasten und Einstellungen – dieselben Werkzeuge in den Positionen.