Die Rechnungsmaske ist der Ort, an dem eine Rechnung geprüft, ergänzt und am Ende gebucht wird. Der Aufbau ähnelt der Angebotsmaske, entscheidend ist zusätzlich der Bereich Info, denn dort stehen die Angaben, die auf dem Dokument, in der Buchhaltung und in der E-Rechnung gebraucht werden.

Zu finden über die Rechnungsnummer in der Projektansicht oder in der Rechnungsliste.

Orientierung im Kopfbereich

Rechnungsnummer: von Pluvius vergeben, aber erst beim Buchen. Solange die Rechnung ein Entwurf ist, steht hier Rechnungsentwurf mit einer internen Nummer.
Projekt und Auftrag: führen zurück in die jeweilige Ansicht.
Quell-Angebot: zeigt, aus welchem Angebot oder welcher Beauftragung die Rechnung entstanden ist. Hängen Positionen aus mehreren Angeboten daran, nennt die Rechnungszeile in der Projektansicht die erste Quelle und dahinter die Zahl der weiteren, etwa „+ 1“. Alle Nummern erscheinen, wenn Sie mit der Maus auf der Zeile stehen bleiben.
Info: klappt die Rechnungsdaten auf.

Positionen bearbeiten

Die Positionen funktionieren wie im Angebot: Leerzeile, Suche, Kopieren und Einfügen, Lesezeichen, Prozent, Abmarkieren, Snapshot und Löschen. Auch Struktur und Zwischensummen entstehen auf dieselbe Weise.

Achtung:
Positionen lassen sich nur ändern, solange die Rechnung nicht gebucht ist.

Der Bereich Info

Leistungszeitraum: von wann bis wann die Leistung erbracht wurde. Pluvius kann den Zeitraum anhand vorhandener Termine vorbelegen.
Rechnungsadresse (Kunde): der Empfänger der Rechnung.
Kontonummer: das Buchungskonto.
Zusatzfeld: zusätzlicher Text, der auf der Rechnung erscheint.
Leistungsempfänger: nur nötig, wenn er von der Rechnungsadresse abweicht.
Referenz: externe Angabe wie Schaden-, Auftrags- oder Bestellnummer.
Projektleiter: der Zuständige für diese Rechnung.
Nicht exportieren: ist der Haken gesetzt, wird die Rechnung im DATEV-Export nicht berücksichtigt.

Achtung:
Ohne ausgewählte Kontonummer lässt sich die Rechnung nicht buchen.

Hinweis:
Liegt das Startdatum des Leistungszeitraums nach dem Enddatum, wird die Eingabe als fehlerhaft markiert.

Rechnungsadresse und Leistungsempfänger

Standardmäßig gilt Leistungsempfänger = Rechnungsadresse. Ein abweichender Leistungsempfänger wird nur gewählt, wenn beide nicht identisch sind; zur Auswahl stehen die im Projekt hinterlegten Kunden. Über die Einstellung Leistungsempfänger = Rechnungsadresse nehmen Sie das wieder zurück.

Tipp aus der Praxis:
Ein Beispiel für einen abweichenden Leistungsempfänger: Die Rechnung geht an eine Versicherung oder Hausverwaltung, erbracht wurde die Leistung aber am Objekt eines Mieters oder Eigentümers.

Abschlagsrechnung kennzeichnen

Über die Schaltfläche Abschlagsrechnung wird die Rechnung als Abschlagsrechnung geführt. Ohne Haken ist sie keine.

Rechnung buchen

Buchungsdatum: bleibt das Feld leer, wird das aktuelle Datum verwendet.
Buchen: schließt die Rechnung ab, vorher erscheint eine Rückfrage. In diesem Schritt vergibt Pluvius die Rechnungsnummer aus dem Nummernkreis.
Gebucht durch und Gebucht am: werden danach angezeigt.

Hinweis:
Solange keine Nummer vergeben ist, ist die Rechnung ein Entwurf: Vorschau und Download tragen ein Wasserzeichen, das E-Rechnungs-XML fehlt, und sie lässt sich löschen, ohne dass im Nummernkreis eine Lücke entsteht. Sobald die Nummer vergeben ist, sei es beim Buchen oder beim Anhängen an eine E-Mail, ist der Papierkorb weg und Löschen nicht mehr möglich.

Achtung:
Fehlt einer Rechnung etwas für das E-Rechnungs-XML, hält Pluvius das Buchen nicht auf, verlangt aber eine ausdrückliche Bestätigung. Über dem Buchungsdatum steht dann, was fehlt, und darunter der Haken Ohne E-Rechnung buchen. Ohne diesen Haken bucht Pluvius nicht und nennt den fehlenden Punkt noch einmal. Mit Haken wird gebucht, und das eingefrorene PDF enthält kein E-Rechnungs-XML. Was fehlen kann und wie es sich ergänzen lässt, steht im Guide E-Rechnung (XML) erstellen.

Achtung:
Nach dem Buchen sind Positionen und Rechnungsdaten geschützt. Korrekturen erfolgen über Storno oder Gutschrift.

Ansehen, herunterladen, speichern

Drucker-Symbol: öffnet die Belegvorschau, eine Leiste am rechten Rand mit dem echten PDF. Seine Farbe sagt, was gedruckt wird: gelb ist ein Entwurf mit Wasserzeichen, grün heißt festgesetzt und schon gedruckt, neutral heißt festgesetzt, aber noch nicht gedruckt.
XML-Symbol: öffnet die Prüfung für die E-Rechnung.

In der Belegvorschau selbst liegt unter dem PDF eine Leiste mit dem, was Sie mit dem Beleg tun können:

In Dokumente speichern: legt die Rechnung bei den Dokumenten des Auftrags ab.
Download: lädt sie als PDF auf Ihren Rechner.
Per E-Mail senden: öffnet das E-Mail-Fenster mit dieser Rechnung schon als Anhang.

Hinweis:
Ablegen und Download sind aus der Knopfleiste der Maske verschwunden und stehen jetzt unter dem PDF in der Vorschau. Der Grund: beides tut etwas mit dem Beleg, und dafür sollte man ihn gesehen haben. In der Maske bleibt ein Knopf fürs Ansehen.

Achtung:
Beim Anhängen an eine E-Mail wird ein Rechnungsentwurf festgesetzt, die Nummer fällt also auch auf diesem Weg. Unter der Leiste steht dann vorher der Satz „Beim Anhängen an die E-Mail wird die Nummer vergeben.“ Einen Knopf Nummer vergeben gibt es an der Rechnung nicht, anders als am Angebot. Gebucht ist die Rechnung durch den Versand nicht. Kopfzeile und Vorschau nennen ab jetzt die Rechnungsnummer, das Wasserzeichen ist weg und der Papierkorb auch, aber Gebucht durch und Gebucht am bleiben leer, in der Projektansicht stehen in den Spalten OP und Verbucht weiter Striche, in der Offene-Posten-Liste erscheint die Rechnung nicht, und Positionen und Angaben lassen sich weiter ändern. Beim Kunden liegt also eine Rechnung mit Nummer, in Pluvius ist der Vorgang bis zum Buchen offen.

So sieht ein Rechnungsentwurf aus

Woran Sie in der Maske erkennen, dass die Rechnung noch keine Nummer hat:

In der Kopfzeile steht statt der Rechnungsnummer Rechnungsentwurf und dahinter eine interne Nummer, etwa Rechnungsentwurf 361. Dieselbe Bezeichnung trägt auch die Belegvorschau als Titel.
Das Druckersymbol ist gelb.
Das PDF trägt ein Wasserzeichen, das quer über die Seite läuft und sagt, dass der Beleg erst mit der Belegnummer gültig wird. Auch die Überschrift im PDF lautet Rechnungsentwurf statt Rechnung.
In der Projektansicht steht in den Spalten OP und Verbucht je ein Strich.

Forderungsausgleich

Unter der Rechnung steht der Bereich Forderungsausgleich mit Ausgleichsgrund, Ausgleichsdatum, Ausgleichssumme und Kommentar. Wurde noch nichts erfasst, steht dort, dass kein Forderungsausgleich vorliegt.

Was damit zusammenhängt

Vom Angebot zur Rechnung: wie die Rechnung entsteht.
Rechnungserstellung: Übersicht: Entwurf oder gebucht, und was die Zeile im Projekt dazu sagt.
E-Rechnung (XML) erstellen: die Prüfung hinter dem XML-Symbol.
Buchungskonten: die Auswahl bei der Kontonummer.
Offene Posten (OP-Liste) und Offene Rechnung ausgleichen: der Forderungsausgleich.
Nummernkreise: woher die Nummer kommt, die beim Buchen fällt.

Rechnungen erstellen und zuordnen