Der Weg vom Angebot zur Rechnung führt in Pluvius immer über eine Stelle: den Knopf Weiterverarbeiten in der Dokumentzeile. Dahinter öffnet sich ein Fenster, das alles anbietet, was mit diesem Dokument gerade möglich ist, und nur das.
Dieser Guide erklärt, was dort steht und wann welcher Weg angeboten wird.

Zu finden im Projekt in der Zeile eines Angebots über den Knopf Weiterverarbeiten.

Der Kopf des Fensters

Oben steht die Art des Dokuments und dahinter weiterverarbeiten, also etwa „Angebot weiterverarbeiten“, darunter der Beleg selbst. Daneben liegt ein Fragezeichen, das den Ablauf und die Begriffe erklärt.

Aktueller Dokumentstand

Der graue Kasten zeigt, wo Sie stehen:

Status und, falls gesetzt, das Datum unter Beauftragt.
Das Ursprungsangebot (Kennzeichen A), sofern das Dokument aus einem anderen entstanden ist.
Das Dokument selbst, gekennzeichnet mit A, B oder N.
Unter Weiterverarbeitet alle bereits daraus entstandenen Dokumente: Beauftragungen und Nachträge, Rechnungen (R) und Bestellscheine (BS). Hat ein solches Dokument noch keine Nummer, steht dort seine Art mit der internen Nummer, etwa Beauftragungsentwurf 4711.

Hinweis:
Diese Kennbuchstaben stehen nur in diesem Fenster. In der Dokumentenliste des Projekts gibt es sie nicht mehr, dort sagt jede Zeile im Text, woraus sie entstanden ist.

Hinweis:
Oben im Fenster können zwei verschiedene Hinweise stehen, und sie bedeuten nicht dasselbe:

Gelb: „Dieses Angebot wurde noch nicht weiterverarbeitet. Eine Rechnung oder Beauftragung fixiert den aktuellen Stand.“ Es gibt also noch kein Folgedokument.
Blau: „Dieses Dokument hat noch keine Nummer. Mit dem nächsten Schritt wird sie vergeben.“ Das Dokument ist ein Entwurf, und der nächste Schritt in diesem Fenster vergibt die Nummer.

Ansehen, Drucken und Herunterladen bleiben dagegen folgenlos. Das Fenster selbst vergibt auch nichts, erst das Ausführen eines Weges darin.

Rechnung direkt erstellen

Bei einem Ursprungsangebot bietet Pluvius diesen Block für einfache Fälle ohne separaten Beauftragungs-Schritt an. Zur Auswahl stehen:

Einzelrechnung: der vollständige Umfang in einer Rechnung. Dieser Knopf legt die Rechnung sofort an.
Abschlagsrechnung, Vorschussrechnung und Schlussrechnung: hier öffnet sich zuerst ein weiteres Fenster, in dem Sie Betrag beziehungsweise Positionen festlegen. Was dort steht, erklärt der Guide Vorschuss-, Abschlags- und Schlussrechnung.

Darüber liegt der Haken Angebotsnummer als übergeordnete Textposition einfügen.

Hinweis:
Ist in Ihrem Unternehmen eingestellt, dass Rechnungen nur aus einer Beauftragung entstehen dürfen, steht an dieser Stelle stattdessen der Hinweis: „Rechnungen können erst aus einer Beauftragung, Teilbeauftragung oder einem Nachtrag erstellt werden.“

Tipp aus der Praxis:
Der Haken Angebotsnummer als übergeordnete Textposition ist hilfreich, wenn mehrere Angebote oder Nachträge in eine Rechnung übernommen werden, die Positionen bleiben dann je Angebot gruppiert.

Beauftragung dokumentieren

Dieser Block erscheint, wenn aus dem Dokument eine Beauftragung entstehen darf. Sie tragen Beauftragt am ein und wählen:

Vollbeauftragung: der gesamte Umfang. Die Beauftragung entsteht sofort.
Teilbeauftragung: es öffnet sich die Auswahl der Positionen und Mengen.

Das Feld Beauftragt am ist mit dem heutigen Tag vorbelegt und änderbar. Es erscheint danach in der Projektansicht in der Spalte Datum.

Neue Rechnung erstellen

Bei einer Beauftragung, Teilbeauftragung oder einem Nachtrag steht derselbe Rechnungsblock zur Verfügung. Das gewählte Dokument wird dabei als Quelle der Rechnung verknüpft.

Nachtrag erstellen

Für zusätzliche Leistungen nach einer bereits erfolgten Weiterverarbeitung.

An Subunternehmer weiterleiten

Über Bestellschein erstellen geben Sie Positionen an eine Fremdfirma weiter. Vorhandene Bestellscheine werden im selben Fenster mit Nummer, Firma und Summe aufgelistet.

An bestehende Rechnung anhängen

Gibt es bereits eine passende offene Rechnung, lassen sich die Positionen dort anhängen. Sie wählen die Rechnung aus einer Liste, die Nummer, Rechnungsart und Summe zeigt.

Tipp aus der Praxis:
Dieser Weg bietet sich an, wenn ein Nachtrag freigegeben wurde und zur selben noch nicht gebuchten Rechnung gehören soll.

An einer Rechnung sieht das Fenster anders aus

Derselbe Knopf öffnet an einer Rechnungszeile ein anderes Fenster. Es heißt Korrektur zu und dahinter die Rechnungsnummer, darunter steht die Rechnungsart. Angeboten werden dort genau zwei Wege:

Storno erstellen: erstellt eine vollständige negative Korrektur mit allen Positionen dieser Rechnung. Der Knopf heißt genauso.
Gutschrift erstellen: hier wählen Sie über Positionen auswählen aus, welche Positionen und Mengen gutgeschrieben werden sollen.

Mit Abbrechen schließen Sie das Fenster, ohne etwas anzulegen.

Hinweis:
Beide Wege gibt es erst, wenn die Rechnung gebucht ist. Ein Rechnungsentwurf wird stattdessen direkt geändert oder gelöscht, dafür braucht es keinen Korrekturbeleg. Was der Unterschied bedeutet, steht in Rechnungen korrigieren: Storno und gesperrte Dokumente.

Wenn nichts angeboten wird

Bei einem abgelehnten Angebot erscheint: „Dieses Angebot ist abgelehnt und kann nicht weiterverarbeitet werden.“
Ist aus anderen Gründen kein Schritt möglich, erscheint: „Für dieses Angebot ist aktuell keine Weiterverarbeitung möglich.“

Achtung:
Beim Weiterverarbeiten werden die Positionen in das neue Dokument kopiert. Spätere Änderungen am Angebot wirken sich deshalb nicht mehr auf bereits erzeugte Beauftragungen, Nachträge oder Rechnungen aus.

Was damit zusammenhängt

Angebote weiterverarbeiten: Beauftragung und Nachtrag: die Angebotsseite desselben Fensters, dort auch, wann die Nummer fällt.
Vorschuss-, Abschlags- und Schlussrechnung: die drei Auswahlfenster im Detail.
Rechnungen erstellen und zuordnen: was danach in der Rechnung zu prüfen ist.
Subunternehmer beauftragen und weiterberechnen: der Bestellschein.
Angebote im Projekt: die Liste, aus der dieses Fenster aufgeht.
Häufige Abläufe: Angebote und Rechnungen: Beispiele für den ganzen Weg.

Vom Angebot zur Rechnung