Der Weg vom Angebot zur Rechnung führt in Pluvius immer über eine Stelle: den Pfeil im Kreis in der Dokumentzeile. Dahinter öffnet sich ein Fenster, das alles anbietet, was mit diesem Dokument gerade möglich ist – und nur das.
Dieser Guide erklärt, was dort steht und wann welcher Weg angeboten wird.

Zu finden im Projekt in der Zeile eines Angebots über den Pfeil im Kreis.

Der Kopf des Fensters

Oben steht, welches Dokument Sie gerade weiterverarbeiten, daneben eine Schaltfläche Hilfe, die den Ablauf und die Begriffe erklärt.

Aktueller Dokumentstand

Der graue Kasten zeigt, wo Sie stehen:

Status und – falls gesetzt – das Datum unter Beauftragt.
Das Ursprungsangebot (Kennzeichen A), sofern das Dokument aus einem anderen entstanden ist.
Das Dokument selbst, gekennzeichnet mit A, B oder N.
Unter Weiterverarbeitet alle bereits daraus entstandenen Dokumente: Beauftragungen und Nachträge, Rechnungen (R) und Bestellscheine (BS).

Hinweis:
Ist das Angebot noch ein Entwurf, erscheint oben der Hinweis, dass eine Rechnung oder Beauftragung den aktuellen Stand fixiert.

Rechnung direkt erstellen

Bei einem Ursprungsangebot bietet Pluvius diesen Block für einfache Fälle ohne separaten Beauftragungs-Schritt an. Zur Auswahl stehen:

Einzelrechnung
Abschlagsrechnung
Vorschussrechnung
Schlussrechnung

Darüber liegt der Haken Angebotsnummer als übergeordnete Textposition einfügen.

Hinweis:
Ist in Ihrem Unternehmen eingestellt, dass Rechnungen nur aus einer Beauftragung entstehen dürfen, steht an dieser Stelle stattdessen der Hinweis: „Rechnungen können erst aus einer Beauftragung, Teilbeauftragung oder einem Nachtrag erstellt werden.“

Tipp aus der Praxis:
Der Haken Angebotsnummer als übergeordnete Textposition ist hilfreich, wenn mehrere Angebote oder Nachträge in eine Rechnung übernommen werden – die Positionen bleiben dann je Angebot gruppiert.

Beauftragung dokumentieren

Dieser Block erscheint, wenn aus dem Dokument eine Beauftragung entstehen darf. Sie tragen Beauftragt am ein und wählen:

Vollbeauftragung – der gesamte Umfang.
Teilbeauftragung – nur ausgewählte Positionen und Mengen.

Neue Rechnung erstellen

Bei einer Beauftragung, Teilbeauftragung oder einem Nachtrag steht derselbe Rechnungsblock zur Verfügung. Das gewählte Dokument wird dabei als Quelle der Rechnung verknüpft.

Nachtrag erstellen

Für zusätzliche Leistungen nach einer bereits erfolgten Weiterverarbeitung.

An Subunternehmer weiterleiten

Über Bestellschein erstellen geben Sie Positionen an eine Fremdfirma weiter. Vorhandene Bestellscheine werden im selben Fenster mit Nummer, Firma und Summe aufgelistet.

An bestehende Rechnung anhängen

Gibt es bereits eine passende offene Rechnung, lassen sich die Positionen dort anhängen. Sie wählen die Rechnung aus einer Liste, die Nummer, Rechnungsart und Summe zeigt.

Tipp aus der Praxis:
Dieser Weg bietet sich an, wenn ein Nachtrag freigegeben wurde und zur selben noch nicht gebuchten Rechnung gehören soll.

Wenn nichts angeboten wird

Bei einem abgelehnten Angebot erscheint: „Dieses Angebot ist abgelehnt und kann nicht weiterverarbeitet werden.“
Ist aus anderen Gründen kein Schritt möglich, erscheint: „Für dieses Angebot ist aktuell keine Weiterverarbeitung möglich.“

Achtung:
Beim Weiterverarbeiten werden die Positionen in das neue Dokument kopiert. Spätere Änderungen am Angebot wirken sich deshalb nicht mehr auf bereits erzeugte Beauftragungen, Nachträge oder Rechnungen aus.

Was damit zusammenhängt

Angebote weiterverarbeiten: Beauftragung und Nachtrag – die Angebotsseite desselben Fensters.
Vorschuss-, Abschlags- und Schlussrechnung – die drei Auswahlfenster im Detail.
Rechnungen erstellen und zuordnen – was danach in der Rechnung zu prüfen ist.
Subunternehmer beauftragen und weiterberechnen – der Bestellschein.
Häufige Abläufe: Angebote und Rechnungen – Beispiele für den ganzen Weg.

Vom Angebot zur Rechnung