Rechnungserstellung: Übersicht

Rechnungen entstehen in Pluvius nicht aus dem Nichts, sondern aus dem, was vorher im Projekt passiert ist: aus einem Angebot, einer Beauftragung, einer Teilbeauftragung oder einem Nachtrag. Dadurch stehen die Positionen bereits fest, wenn Sie die Rechnung öffnen.
Dieser Guide zeigt, wo Rechnungen zu finden sind, welche Arten es gibt und in welchem Zustand eine Rechnung gerade ist.

Zu finden im Projekt im Bereich Rechnungen, oder über Formulare▸ Rechnungen.

Rechnungen in der Projektansicht

Die Liste zeigt je Rechnung:
Die Rechnungen stehen in der Gruppe Rechnungen, mit der Anzahl hinter der Überschrift; ein Klick auf die Überschrift klappt die Gruppe zu. Jede Zeile nennt oben die Rechnungsnummer und darunter, woraus die Rechnung entstanden ist, etwa „Schlussrechnung zu Angebot..“. Steht dahinter ein + 1, hängen Positionen aus einem zweiten Angebot daran; alle Nummern erscheinen, wenn Sie mit der Maus auf der Zeile stehen bleiben, und die Suche findet die Rechnung auch über das zweite Angebot.
  • Status: der Bearbeitungsstand, den jemand von Hand setzt, direkt in der Zeile änderbar. Er vergibt keine Nummer und bucht nichts.
  • Datum: der Tag, an dem die Rechnung angelegt wurde.
  • Bearb.: das Kürzel dessen, der sie angelegt hat. Ein Klick öffnet seine Kontaktdaten.
  • Betrag: die Rechnungssumme. Oben brutto, klein darunter netto.
  • OP: der offene Posten, also berechnet und noch nicht bezahlt. Ist alles ausgeglichen, steht hier Bezahlt; solange nicht gebucht ist, ein Strich.
  • Verbucht: das Datum, an dem gebucht wurde. Ein Strich heißt, die Rechnung ist noch nicht gebucht. Das gilt auch dann, wenn in der Zeile schon eine Rechnungsnummer steht, weil die Rechnung per E-Mail versendet wurde.
  • Aktionen: die Knöpfe der Zeile, siehe unten.
Hinweis:
Dieselbe Ansicht kennt drei Formen: Liste, Baum und Fluss. Im Baum steht ein Vorgang je Zeile, die Rechnung also unter dem Angebot, aus dem sie entstanden ist. Wie das zu lesen ist, steht im Guide Angebote im Projekt.

Die Rechnungsarten

  • Einzelrechnung: der vollständige Umfang in einer Rechnung.
  • Abschlagsrechnung: ein Teil des Umfangs während der laufenden Arbeiten.
  • Vorschussrechnung: wird ohne Leistungspositionen erstellt, die Position wird danach in der Rechnung ergänzt.
  • Schlussrechnung: enthält die volle Auftragsmenge, bereits gestellte Abschläge und Vorschüsse werden am Ende der Rechnung als Abzug ausgewiesen.
  • Gutschrift und Storno: Korrekturbelege zu einer Rechnung, die schon gebucht ist. Sie sind der Weg, wenn Löschen nicht mehr geht.
Entwurf oder gebucht

Eine Rechnung entsteht als Entwurf und bekommt ihre Nummer erst dann, wenn sie das Haus verlässt: beim Buchen oder beim Anhängen an eine E-Mail. Das ist der Grund, warum in einer frischen Zeile noch keine Rechnungsnummer steht, sondern Rechnungsentwurf mit einer internen Nummer.
  • Entwurf, in der Zeile am gelben Druckersymbol und am Kennzeichen Entwurf zu erkennen: Positionen, Texte und Angaben lassen sich ändern. Die Rechnung hat keine Nummer, Vorschau und Download tragen ein Wasserzeichen, und das E-Rechnungs-XML fehlt. Ein Entwurf lässt sich löschen, ohne dass im Nummernkreis eine Lücke entsteht.
  • Gebucht: die Nummer ist vergeben, Positionen und Rechnungsdaten sind geschützt. Die Rechnung zeigt an, wer gebucht hat und wann, und sie steht ab jetzt in der Offene-Posten-Liste.
Hinweis:
Ansehen, Drucken und Herunterladen bleiben folgenlos. Sie können also Seitenumbruch und Layout eines Entwurfs prüfen, ohne dass eine Nummer fällt. Vergeben wird sie beim Buchen und beim Versenden per E-Mail, je nachdem was zuerst kommt.

Achtung:
Wird ein Entwurf per E-Mail versendet, zieht Pluvius die Rechnungsnummer schon beim Anhängen. Gebucht ist die Rechnung damit nicht. In den Spalten OP und Verbucht steht weiter ein Strich, in der Offene-Posten-Liste erscheint die Rechnung nicht, und Positionen, Texte und Angaben lassen sich weiter ändern. Der Papierkorb dagegen ist ab diesem Moment weg, weil die Nummer vergeben ist. Beim Kunden liegt also eine Rechnung mit Nummer, in Pluvius ist der Vorgang noch offen. Erst das Buchen hält fest, wer gebucht hat und wann, und stellt die Rechnung in die Offene-Posten-Liste.

Tipp aus der Praxis:
Nach einem Versand per E-Mail gibt die Spalte Verbucht die Auskunft: steht dort ein Strich, obwohl die Zeile eine Rechnungsnummer trägt, fehlt noch das Buchen. Das lässt sich in der Rechnungsmaske nachholen, siehe Guide Rechnungen erstellen und zuordnen.

Achtung:
Fehlt einer Rechnung etwas für das E-Rechnungs-XML, hält Pluvius sie nicht auf, sondern weist darauf hin. Beim Versenden per E-Mail geht das PDF ohne XML hinaus, und eine Meldung nennt, was fehlt.

Achtung:
Eine gebuchte Rechnung lässt sich nicht mehr bearbeiten und nicht mehr löschen. Korrekturen laufen dann über Storno oder Gutschrift. Löschen ist nur beim Entwurf möglich und nur für Innendienst oder Management.

Was Sie von der Liste aus tun können

  • Öffnen: über die Rechnungsnummer in die Rechnungsmaske.
  • Vorschau (Druckersymbol): öffnet das echte PDF in einer Leiste am rechten Rand. Unter dem PDF liegen In Dokumente speichern, Download und, hinter einem Trennstrich, Per E-Mail senden, das das E-Mail-Fenster mit dieser Rechnung als Anhang öffnet. Bei einem Entwurf steht unter der Leiste der Satz „Beim Anhängen an die E-Mail wird die Nummer vergeben.“ Einen Knopf Nummer vergeben gibt es an der Rechnung nicht: die Nummer fällt beim Buchen oder eben in diesem Moment, beim Anhängen an die E-Mail.
  • Download: die Datei direkt aus der Zeile.
  • Weiterverarbeiten: führt an der Rechnung zu Storno und Gutschrift.
  • Kommentar hinzufügen (Sprechblase): eine interne Anmerkung an der Rechnung. Der Kunde sieht sie nicht.
  • Löschen (Papierkorb): nur am Entwurf, und nur für Innendienst oder Management. Ist die Nummer vergeben, ist der Knopf nicht da.
Tipp aus der Praxis:
Die Farbe des Druckersymbols ist die schnellste Auskunft über den Zustand: gelb ist ein Entwurf mit Wasserzeichen, grün heißt festgesetzt und schon gedruckt oder versendet, neutral heißt festgesetzt, aber noch nicht gedruckt. Der Knopf Legende im Kopf der Karte erklärt das im Programm.

Was damit zusammenhängt

  • Vom Angebot zur Rechnung: wie eine Rechnung entsteht.
  • Rechnungen erstellen und zuordnen: die Rechnungsmaske im Detail.
  • Angebote im Projekt: dieselbe Ansicht auf der Angebotsseite, dort auch die Spalten Berechnet und Abzurechnen.
  • Rechnungen korrigieren: Storno und gesperrte Dokumente: der Weg nach dem Buchen.
  • Offene Posten (OP-Liste): der offene Betrag nach dem Buchen.
  • Nummernkreise: vergeben die Rechnungsnummer beim Buchen.