Leistungen per Excel importieren

Ein Leistungsverzeichnis einer Versicherung hat schnell mehrere hundert Positionen. Über den Excel-Import laden Sie eine Vorlage herunter, füllen sie und spielen sie zurück – Pluvius prüft dabei jede Zeile, bevor etwas gespeichert wird.
Derselbe Weg funktioniert auch zum Ändern: Preise anpassen, Datei hochladen, fertig.

Zu finden unter Abrechnung▸ Leistungen ▸ Hinzufügen +, dort unten links Excel Import verwenden.

Achtung:
Der Import ist nur für Benutzer mit Management-Rechten sichtbar. Fehlt die Schaltfläche im Fenster „Leistung hinzufügen“, liegt es an den Rechten – nicht an der Einrichtung.

Schritt 1: Vorlage herunterladen

Die heruntergeladene Datei enthält alle aktuellen Leistungen – damit ist sie zugleich Ihr Export. Sind noch keine Leistungen vorhanden, steht eine Demoleistung darin, an der Sie den Aufbau ablesen können.
Über das Trichter-Symbol filtern Sie den Download vorher nach Abteilung und Leistungsverzeichnis.
Tipp aus der Praxis:
Über das Trichter-Symbol lässt sich der Download vorher auf eine Abteilung oder ein Leistungsverzeichnis eingrenzen. Die Datei enthält dann nur diese Zeilen.

Schritt 2: Datei bearbeiten

  • Neue Leistung anlegen – eine Zeile nach unten kopieren und die ID-Spalte (Spalte A) leer lassen.
  • Bestehende Leistung ändern – die ID unverändert stehen lassen und nur die gewünschten Werte anpassen.
Achtung:
Die ID-Spalte steuert das Ergebnis: Steht eine ID in der Zeile, wird die vorhandene Leistung aktualisiert. Ist sie leer, entsteht eine neue Leistung.

Hinweis:
Achten Sie in der Spalte Einheit auf die Schreibweisen. Pluvius kennt gängige Varianten wie „Stk.“ oder „STK“ und ordnet sie automatisch zu. Unbekannte Schreibweisen fallen erst beim E-Rechnungs-Check auf und müssen dann einzeln nachgetragen werden – siehe „Leistungseinheiten abgleichen“.

Schritt 3: Datei hochladen

Wählen Sie die bearbeitete Datei aus – die Prüfung startet automatisch, während der Anzeige „Validierung läuft…“. Danach zeigt Pluvius das Ergebnis: welche Zeilen neu sind, welche geändert werden und wo etwas nicht stimmt.
Hinweis:
Der erste Durchgang ist ein Prüflauf – es wird noch nichts gespeichert. Lesen Sie das Ergebnis, bevor Sie bestätigen. Fehlerhafte Zeilen korrigieren Sie in Excel und laden die Datei einfach erneut hoch; ein Zurücksetzen ist nicht nötig.

GAEB-Import als Alternative

Im selben Fenster liegt GAEB Import verwenden. Damit lesen Sie Leistungsverzeichnisse im GAEB-Format ein, wie sie bei Ausschreibungen und von größeren Auftraggebern üblich sind. Sie ordnen dabei Abteilung und Leistungsverzeichnis zu, in die importiert werden soll.
Hinweis:
Beim GAEB-Import wählen Sie aus, in welche Abteilung und in welches Leistungsverzeichnis die Positionen übernommen werden.

Tipp aus der Praxis

Tipp aus der Praxis:
Ein möglicher Ablauf: zuerst das Leistungsverzeichnis anlegen, dann mit wenigen Zeilen testen und erst danach die vollständige Datei hochladen.

Was damit zusammenhängt

  • Leistungen und Leistungsverzeichnis – wohin die importierten Zeilen laufen.
  • Leistungseinheiten abgleichen – die Schreibweisen der Einheiten.
  • Stammdaten per Excel importieren – derselbe Ablauf für Kunden, Objekte und Partner.
  • Abteilungen – die Zuordnung beim Import.
  • Rechte und Rollen – warum der Import nicht für alle sichtbar ist.