Subunternehmer beauftragen und weiterberechnen

Werden Arbeiten ganz oder teilweise von einem Subunternehmer ausgeführt, können Sie aus dem Angebot einen Bestellschein erstellen. Die ausgewählten Positionen werden damit zur Grundlage für die Beauftragung der Fremdfirma.
Der Vorteil: Sie geben genau die Leistungen weiter, die Sie selbst angeboten haben, und behalten im Projekt den Überblick, was schon vergeben ist und was noch offen bleibt.

Zu finden in der Angebotsmaske im Zusatzmenü unter Subunternehmer, oder im Projekt über Weiterverarbeiten im Block An Subunternehmer weiterleiten.

Was Sie vorher brauchen

  • Ein Angebot mit den betreffenden Positionen.
  • Den Subunternehmer in den Stammdaten – sonst steht er nicht zur Auswahl.
  • Klarheit darüber, welche Leistungen vergeben werden.
  • Eine Vorstellung von der Preisgrundlage, also dem Weiterberechnungsfaktor.

Den Bestellschein zusammenstellen

  • Subunternehmer – der Empfänger des Bestellscheins.
  • Weiterberechnungsfaktor – bestimmt, mit welchem Preis die Positionen übernommen werden.
  • Positionen auswählen – nur markierte Positionen wandern in den Bestellschein.
  • Bereits beauftragt – zeigt, welche Mengen schon an Subunternehmer vergeben wurden.
  • Rest – zeigt, was davon noch offen ist.
Hinweis:
Die Spalten Bereits beauftragt und Rest zeigen je Position, welche Menge schon an Subunternehmer vergeben wurde und welche noch offen ist.

Achtung:
Der Bestellschein setzt das Angebot fest. Hat es noch keine Nummer, sagt das Fenster es vorher an: „Das Angebot hat noch keine Nummer. Mit dem Bestellschein wird sie vergeben.“ Danach ist das Angebot gesperrt: seine Positionen lassen sich nicht mehr ändern, und löschen können Sie es nicht mehr. Der Papierkorb verschwindet dann aus der Zeile. Stellen Sie den Bestellschein also erst zusammen, wenn die Positionen stehen.

Der Weiterberechnungsfaktor

Über den Faktor steuern Sie, zu welchem Preis der Subunternehmer die Positionen erhält. Damit bleibt die Spanne zwischen Ihrem Angebotspreis und dem Einkaufspreis erhalten – ohne dass Sie jede Position einzeln umrechnen müssen.
Achtung:
Der Faktor wirkt auf alle übernommenen Positionen des Bestellscheins.

Was der Bestellschein ist – und was nicht

  • Er ist die Beauftragung an die Fremdfirma – vergleichbar mit Ihrer eigenen Beauftragung durch den Kunden.
  • Er ist keine Kundenrechnung und verändert Ihr Angebot an den Kunden nicht.
  • Er macht die Vergabe im Projekt nachvollziehbar und fließt in die Subunternehmerkosten der Projektauswertung ein.
Hinweis:
Das Angebot an den Kunden bleibt unverändert. Die Kosten des Subunternehmers erscheinen getrennt davon in der Projektübersicht unter den Subunternehmerkosten.

Nach dem Bestellschein

  • Der Subunternehmer erscheint im Projekt unter den beteiligten Firmen.
  • Termine der Fremdfirma lassen sich im Projekt planen.
  • Die Eingangsrechnung des Subunternehmers wird im Projekt hinterlegt und den Kosten zugeordnet.

Das Anschreiben an die Firma

Der Bestellschein ist die Beauftragung selbst. Ein Anschreiben dazu, etwa eine Auftragserteilung oder eine Baustellenanweisung, geht getrennt davon aus dem E-Mail-Fenster des Projekts hinaus: Dort liegt in der Karte Dokumente die Gruppe Subunternehmer mit je einer Zeile pro Schreiben. Der Text, den Sie in der Zeile ins Feld Hinweis tippen, wird ins Schreiben gedruckt, und mit dem vorausgewählten Haken liegt das versendete Schreiben anschließend bei den Projektdokumenten.
Hinweis:
Die Vorlagen für diese Schreiben werden unter Stammdaten ▸ Subunternehmer hinterlegt und dort der einzelnen Firma zugeordnet, dafür sind Management-Rechte nötig. Ist bei einer Firma keine Vorlage angehakt, stehen im E-Mail-Fenster alle Vorlagen zur Auswahl.

Was damit zusammenhängt

  • Subunternehmer aus dem Angebot beauftragen – derselbe Ablauf aus Sicht des Projekts.
  • Subunternehmer (Projekte) – Firmen, Ansprechpartner, Termine und Rechnungen.
  • Partner: Agentur, Hausverwaltung, Sachverständige, Subunternehmer, Lieferanten – die Stammdaten dazu.
  • Angebote weiterverarbeiten – die Beauftragung durch Ihren eigenen Auftraggeber.
  • Angebotserstellung: Kurztasten und Einstellungen – dort liegt der Menüpunkt Subunternehmer.
  • E-Mails aus dem Projekt senden – dort geht das Anschreiben an die Fremdfirma hinaus.
  • Partner: Agentur, Hausverwaltung, Sachverständige, Subunternehmer, Lieferanten – dort entstehen die Vorlagen für diese Schreiben.