Angebote weiterverarbeiten: Beauftragung und Nachtrag

Ein Angebot ist ein Vorschlag. Sobald der Auftraggeber zusagt, sollte aus dem Vorschlag ein verbindlicher Umfang werden, und der kann kleiner sein als das Angebot oder später wachsen.
Genau dafür gibt es das Weiterverarbeiten: Aus dem Angebot entsteht eine Beauftragung, eine Teilbeauftragung oder ein Nachtrag. Das ursprüngliche Angebot bleibt dabei immer erhalten.

Zu finden im Projekt in der Angebotszeile über den Knopf Weiterverarbeiten.

Warum das wichtig ist

Nur so bleibt nachvollziehbar, was angeboten und was freigegeben wurde. Abgerechnet werden darf nur, was beauftragt ist, und wenn eine Versicherung später kürzt, ist die Teilbeauftragung Ihr Beleg dafür, was tatsächlich zugesagt war.
Vollbeauftragung

Wenn der gesamte Angebotsumfang freigegeben wurde.
  • Beauftragt am: das Datum der Freigabe eintragen. Das Feld ist mit dem heutigen Tag vorbelegt.
  • Vollbeauftragung anklicken: Pluvius kopiert alle Positionen in ein neues Beauftragungsdokument.
  • Das Angebot gilt danach als weiterverarbeitet, die Beauftragung ist die Grundlage der Rechnung. Beide stehen in der Projektansicht in der Gruppe Beauftragungen & Nachträge, und die Beauftragung nennt in ihrer Zeile das Angebot, aus dem sie entstanden ist.
Hinweis:
Im Feld Beauftragt am wird das Datum der Freigabe festgehalten. Es erscheint anschließend in der Projektansicht in der Spalte Datum.

Teilbeauftragung

Wenn nur ein Teil freigegeben wurde, im Normalfall bei Versicherungen.
  • Positionen auswählen: nur anhaken, was wirklich beauftragt wurde.
  • Menge anpassen: wenn eine kleinere Menge freigegeben wurde, direkt ändern.
  • Die passenden Überschriften übernimmt Pluvius automatisch mit, damit die Gliederung erhalten bleibt.
Hinweis:
Angebot und Teilbeauftragung bleiben zwei getrennte Dokumente. Das Angebot behält alle ursprünglichen Positionen, die Teilbeauftragung enthält nur die ausgewählten.

Nachtragsangebot

Wenn nach der Beauftragung zusätzliche Arbeiten dazukommen, etwa weil beim Öffnen weitere Schäden sichtbar werden.
  • Nachtrag erstellen anklicken: Pluvius legt ein neues Nachtragsangebot an.
  • Nur die zusätzlichen Leistungen eintragen.
  • Der Nachtrag kann anschließend selbst beauftragt und abgerechnet werden.
  • Er bleibt mit dem Ursprungsangebot verbunden und steht in der Projektansicht in der Gruppe Beauftragungen & Nachträge. Seine Zeile nennt „Nachtrag zu“ und die Nummer des Ursprungsangebots.
Achtung:
Ein Nachtrag ersetzt das Angebot nicht, sondern ergänzt es. Er wird als eigenes Dokument geführt, die Positionen des Ursprungsangebots bleiben dort bestehen.

Hinweis:
Solange ein Nachtrag noch nicht beauftragt ist, steht in seiner Zeile in der Spalte Abrechnung der Vermerk Im Auftragswert, noch nicht abrechenbar. Er zählt also schon zum Auftragswert, eine Rechnung lässt sich daraus aber erst nach der Beauftragung machen.

Der übliche Ablauf

  • 1. Angebot schreiben. Es ist zunächst ein Entwurf ohne Nummer.
  • 2. Angebot versenden, Status auf Versendet setzen. Mit dem Versand per E-Mail fällt die Angebotsnummer.
  • 3. Freigabe erhalten, Status entsprechend setzen.
  • 4. Über Weiterverarbeiten die Voll- oder Teilbeauftragung erzeugen. Hat das Angebot noch keine Nummer, bekommt es sie in diesem Schritt.
  • 5. Arbeiten ausführen, der Außendienst hakt die Positionen ab.
  • 6. Kommen Leistungen dazu: Nachtrag erstellen und ebenfalls beauftragen lassen.
  • 7. Aus Beauftragung und Nachtrag die Rechnung erzeugen.
Achtung:
Beim Weiterverarbeiten werden die Positionen in das neue Dokument kopiert. Spätere Änderungen am Angebot wirken sich deshalb nicht auf bereits erzeugte Beauftragungen, Nachträge oder Rechnungen aus.

Achtung:
Nach dem Weiterverarbeiten ist das Angebot gesperrt. Seine Positionen lassen sich nicht mehr ändern, und löschen können Sie es nicht mehr, der Papierkorb verschwindet aus der Zeile. Das gilt auch, wenn Sie nur einen Bestellschein an einen Subunternehmer daraus gemacht haben. Was sich dann noch ändern lässt, geht über einen Nachtrag, nicht über das Angebot.

Wann die Nummer vergeben wird

Ein Angebot entsteht als Entwurf und hat zunächst keine Nummer. Statt einer Angebotsnummer steht in der Zeile die Art des Belegs mit einer internen Nummer, etwa Angebotsentwurf 4711, und das Druckersymbol ist gelb. Die Nummer fällt erst, wenn Sie etwas mit dem Angebot tun.
  • Weiterverarbeiten setzt fest: jeder der Wege in diesem Fenster vergibt die Nummer, sobald Sie ihn ausführen. Das gilt für Beauftragung, Teilbeauftragung, Nachtrag, Rechnung, das Anhängen an eine bestehende Rechnung und den Bestellschein an einen Subunternehmer.
  • Versenden per E-Mail setzt ebenfalls fest, weil der Beleg damit das Haus verlässt.
  • Ansehen, Drucken und Herunterladen bleiben folgenlos. Sie können Seitenumbruch und Layout also in Ruhe prüfen, ohne dass eine Nummer verbraucht wird.
Hinweis:
Das Fenster selbst vergibt nichts. Erst der Klick auf einen der Knöpfe darin vergibt die Nummer. Solange das Angebot ein Entwurf ist, steht das im Fenster auch oben: „Dieses Dokument hat noch keine Nummer. Mit dem nächsten Schritt wird sie vergeben.“

Tipp aus der Praxis:
Weil ein Entwurf ohne Nummer löschbar ist und eine vergebene Nummer nicht mehr, lohnt es sich, ein Angebot erst dann weiterzuverarbeiten, wenn die Zusage wirklich da ist. Vorher können Sie es so oft ansehen und drucken, wie Sie wollen.

Was damit zusammenhängt

  • Angebote im Projekt: dort sehen Sie das Ergebnis in den drei Gruppen und im Baum.
  • Vom Angebot zur Rechnung: das Fenster Weiterverarbeiten Block für Block.
  • Angebot abhaken: der Außendienst bestätigt erledigte Positionen.
  • Subunternehmer beauftragen und weiterberechnen: Vergabe an Dritte aus demselben Angebot.
  • Rechnungen korrigieren: Storno und gesperrte Dokumente: was gilt, wenn die Nummer schon vergeben ist.
  • Status und Label: die Status, mit denen Sie den Stand kennzeichnen.