Angebote weiterverarbeiten: Beauftragung und Nachtrag

Ein Angebot ist ein Vorschlag. Sobald der Auftraggeber zusagt, sollte aus dem Vorschlag ein verbindlicher Umfang werden – und der kann kleiner sein als das Angebot oder später wachsen.
Genau dafür gibt es das Weiterverarbeiten: Aus dem Angebot entsteht eine Beauftragung, eine Teilbeauftragung oder ein Nachtrag. Das ursprüngliche Angebot bleibt dabei immer erhalten.

Zu finden im Projekt in der Angebotszeile über den Pfeil im Kreis.

Warum das wichtig ist

Nur so bleibt nachvollziehbar, was angeboten und was freigegeben wurde. Abgerechnet werden darf nur, was beauftragt ist – und wenn eine Versicherung später kürzt, ist die Teilbeauftragung Ihr Beleg dafür, was tatsächlich zugesagt war.
Vollbeauftragung

Wenn der gesamte Angebotsumfang freigegeben wurde.
  • Beauftragt am – das Datum der Freigabe eintragen.
  • Vollbeauftragung wählen – Pluvius kopiert alle Positionen in ein neues Beauftragungsdokument.
  • Das Angebot gilt danach als freigegeben, die Beauftragung ist die Grundlage der Rechnung.
Hinweis:
Im Feld Beauftragt am wird das Datum der Freigabe festgehalten. Es erscheint anschließend in der Projektansicht in der Spalte Datum.

Teilbeauftragung

Wenn nur ein Teil freigegeben wurde – Im Normalfall bei Versicherungen.
  • Positionen auswählen – nur anhaken, was wirklich beauftragt wurde.
  • Menge anpassen – wenn eine kleinere Menge freigegeben wurde, direkt ändern.
  • Die passenden Überschriften übernimmt Pluvius automatisch mit, damit die Gliederung erhalten bleibt.
Hinweis:
Angebot und Teilbeauftragung bleiben zwei getrennte Dokumente. Das Angebot behält alle ursprünglichen Positionen, die Teilbeauftragung enthält nur die ausgewählten.

Nachtragsangebot

Wenn nach der Beauftragung zusätzliche Arbeiten dazukommen – etwa weil beim Öffnen weitere Schäden sichtbar werden.
  • Nachtrag erstellen – Pluvius legt ein neues Nachtragsangebot an.
  • Nur die zusätzlichen Leistungen eintragen.
  • Der Nachtrag kann anschließend selbst beauftragt und abgerechnet werden.
  • Er bleibt mit dem Ursprungsangebot verbunden und ist in der Projektansicht unter dem Kennzeichen N sichtbar.
Achtung:
Ein Nachtrag ersetzt das Angebot nicht, sondern ergänzt es. Er wird als eigenes Dokument mit dem Kennzeichen N geführt; die Positionen des Ursprungsangebots bleiben dort bestehen.

Der übliche Ablauf

  • 1. Angebot schreiben und versenden, Status auf Versendet setzen.
  • 2. Freigabe erhalten – Status entsprechend setzen.
  • 3. Über Weiterverarbeiten die Voll- oder Teilbeauftragung erzeugen.
  • 4. Arbeiten ausführen; der Außendienst hakt die Positionen ab.
  • 5. Kommen Leistungen dazu: Nachtrag erstellen und ebenfalls beauftragen lassen.
  • 6. Aus Beauftragung und Nachtrag die Rechnung erzeugen.
Achtung:
Beim Weiterverarbeiten werden die Positionen in das neue Dokument kopiert. Spätere Änderungen am Angebot wirken sich deshalb nicht auf bereits erzeugte Beauftragungen, Nachträge oder Rechnungen aus.

Was damit zusammenhängt

  • Angebote im Projekt – dort sehen Sie das Ergebnis als Baum aus A, B, N und R.
  • Vom Angebot zur Rechnung – der Schritt danach.
  • Angebot abhaken – der Außendienst bestätigt erledigte Positionen.
  • Subunternehmer beauftragen und weiterberechnen – Vergabe an Dritte aus demselben Angebot.
  • Status und Label – die Status, mit denen Sie den Stand kennzeichnen.