Im Projekt sehen Sie alle Angebote, Beauftragungen, Nachträge und Rechnungen an einer Stelle, und vor allem wie sie zusammenhängen. Welches Angebot wurde beauftragt? Zu welcher Beauftragung gehört diese Rechnung? Gibt es einen Nachtrag?

Zu finden im Projekt im Bereich Angebote beziehungsweise Rechnungen.


Die Liste ist in drei Gruppen geteilt, jede mit der Anzahl hinter der Überschrift: Angebote, Beauftragungen & Nachträge und Rechnungen. Ein Klick auf die Überschrift klappt eine Gruppe zu. Das ist der Griff für Projekte mit dreißig Rechnungen, in denen die Angebote darüber sonst aus dem Bild rutschen. Zugeklappte Gruppen merkt sich Ihr Browser, für Ihre Kollegen bleibt die Ansicht wie sie war.

Jede Zeile nennt oben ihre Nummer und darunter, woraus sie entstanden ist, etwa „Beauftragung zu HS-5-2026-TR / 1 / A - 1“ oder „Schlussrechnung zu …“. Steht dahinter ein + 1, stammt die Rechnung aus mehr als einem Angebot. Alle Nummern erscheinen, wenn Sie mit der Maus auf der Zeile stehen bleiben, und die Suche findet die Rechnung auch über das zweite Angebot.

In den Gruppen Angebote und Beauftragungen & Nachträge stehen diese Spalten. Ein Klick auf den Spaltentitel erklärt sie auch im Programm:

• Status: der Bearbeitungsstand, den jemand von Hand setzt, direkt in der Zeile änderbar. Er sagt, wo der Vorgang steht, und vergibt keine Nummer.
• Datum: das Datum der Beauftragung, sobald es eines gibt, sonst der Tag, an dem das Dokument angelegt wurde.
• Bearb.: das Kürzel dessen, der das Dokument angelegt hat. Ein Klick darauf öffnet seine Kontaktdaten.
• Betrag: die Summe dieses einen Dokuments. Oben steht der Bruttobetrag, also der Betrag, der berechnet wird, klein darunter netto.
• Berechnet: was aus diesem Vorgang bereits in Rechnung gestellt wurde, netto und Gutschriften abgezogen. Der Wert steht nur in der ersten Zeile eines Vorgangs, weil er dem ganzen Vorgang gehört und nicht dem einzelnen Dokument.
• Abzurechnen: der Auftragswert (Beauftragung plus Nachträge) minus dem, was schon berechnet ist, netto. Das ist der Betrag, aus dem noch eine Rechnung werden muss.
• Abrechnung: der Abrechnungsstand dieses einen Dokuments in Worten, siehe den nächsten Abschnitt.
• Aktionen: die Knöpfe der Zeile, siehe Was Sie von hier aus tun können.

In der Gruppe Rechnungen stehen anstelle von Berechnet, Abzurechnen und Abrechnung zwei andere Spalten:

• OP: der offene Posten dieser Rechnung, also berechnet und noch nicht bezahlt. Ist alles ausgeglichen, steht hier Bezahlt; solange nicht gebucht ist, ein Strich.
• Verbucht: das Datum, an dem die Rechnung gebucht wurde. Ein Strich heißt, sie ist noch ein Entwurf ohne Nummer.

Diese Spalte beantwortet für jede Zeile die Frage, mit der die Buchhaltung ins Projekt kommt: muss daraus noch eine Rechnung werden? Sie steht nur in den Gruppen Angebote und Beauftragungen, denn nur dort gibt es etwas abzurechnen.

• Grundlage: ein Ursprungsangebot. Daraus wird nicht abgerechnet, dafür ist die Beauftragung da.
• Zu berechnen: aus diesem Dokument muss noch eine Rechnung werden. Daneben steht der offene Betrag.
• Teilweise berechnet: ein Teil ist berechnet, der Rest steht in der Spalte Abzurechnen.
• Vollständig berechnet: nichts mehr offen.
• Im Auftragswert, noch nicht abrechenbar: ein Nachtrag, der schon zum Auftragswert zählt. Abrechnen lässt er sich erst, wenn er beauftragt ist.
• Abgelehnt: der Kunde hat abgelehnt, eine Weiterverarbeitung ist gesperrt.

Seit der Umstellung auf Entwürfe bekommt ein Beleg seine Nummer nicht mehr beim Anlegen, sondern erst, wenn Sie etwas mit ihm tun. Woran Sie das in der Zeile erkennen, ist die Farbe des Druckersymbols, also des Knopfes Vorschau:

• Gelb: ein Entwurf. Der Beleg hat noch keine Nummer, Vorschau und Download tragen ein Wasserzeichen, und bei einer Rechnung fehlt zusätzlich das E-Rechnungs-XML. Ein Entwurf lässt sich noch löschen.
• Grün: festgesetzt und gedruckt. Die Nummer ist vergeben, und der Beleg wurde über diesen Weg schon gedruckt oder versendet.
• Neutral: die Nummer ist vergeben, gedruckt wurde noch nicht. In der Praxis sind das Belege aus der Zeit vor den Entwürfen.

Zusätzlich steht am Entwurf hinter der Nummer das Kennzeichen Entwurf. Anstelle einer Nummer nennt die Zeile dann die Art des Belegs mit der internen Nummer, etwa Beauftragungsentwurf 4711.


Unter der Liste stehen acht Kacheln. Sie gelten für das ganze Projekt, nicht für eine Zeile, und unter jedem Betrag steht klein, ob er netto oder brutto gemeint ist:

• Angeboten, netto: die Summe aller Angebote im Projekt.
• Beauftragt, netto: der Auftragswert, also was aus den Angeboten beauftragt wurde, samt Nachträgen.
• Berechnet, netto: was in Rechnung gestellt wurde.
• Bezahlt, brutto: was tatsächlich eingegangen ist. Diese Kachel steht bewusst auf einer anderen Basis, weil es der wirklich gezahlte Betrag ist.
• Subunternehmer und Materialkosten: die Gegenseite, also was das Projekt gekostet hat.
• Kosten Gesamt: beides zusammen.
• Projektzeiten: die Stunden, die auf das Projekt gebucht sind.

• Öffnen: über die Nummer der Zeile. Ein Angebot geht in die Angebotsmaske, eine Rechnung in die Rechnungsmaske.
• Vorschau (Druckersymbol): öffnet das echte PDF in einer Leiste am rechten Rand, ohne die Liste zu verlassen. Oben lässt es sich in einem neuen Tab öffnen. Bei einem Angebotsentwurf steht dort zusätzlich Nummer vergeben, bei einem Rechnungsentwurf nicht: die Rechnungsnummer fällt beim Buchen.Unter dem PDF liegt eine Leiste mit In Dokumente speichern (legt den Beleg als Dokument am Auftrag ab), Download (Datei auf Ihren Rechner) und, hinter einem Trennstrich, Per E-Mail senden (öffnet das E-Mail-Fenster mit genau diesem Beleg schon als Anhang).
• Download: dieselbe Datei direkt aus der Zeile, ohne Vorschau.
• Weiterverarbeiten: der einzige beschriftete Knopf der Zeile. Am Angebot führt er zu Rechnung, Beauftragung, Nachtrag oder Bestellschein an einen Subunternehmer, an der Rechnung zu Storno und Gutschrift. Solange aus dem Dokument noch eine Rechnung werden muss, ist er ausgefüllt.
• Aufgaben / Leistungsverzeichnis (Listensymbol, nur bei Angeboten und Beauftragungen): öffnet das Leistungsverzeichnis, mit dem der Außendienst die Positionen abhakt.
• Kommentar hinzufügen (Sprechblase): hinterlegt eine interne Anmerkung am Dokument. Der Kunde sieht sie nicht.
• Löschen (Papierkorb): erscheint nur, solange der Beleg ein Entwurf ohne Nummer ist, nicht durch ein Folgedokument gesperrt ist und Sie Innendienst oder Management sind. Fehlt eines davon, ist der Papierkorb nicht da.

Im Kopf der Karte sitzen drei Knöpfe und die Umschaltung der Ansicht:

• Trichter: blendet die Filterleiste ein und aus. Sie ist zugeklappt voreingestellt, damit sie in jeder Ansicht keine Zeile Höhe kostet, und gilt für alle drei Ansichten gemeinsam. Welchen Zustand Sie zuletzt gewählt haben, merkt sich Ihr Browser.
• Klemmbrett: öffnet die gesammelte Projektauswertung, auch als Excel.
• Legende: erklärt die Farben des Druckersymbols, das Kennzeichen Entwurf, den Knopf Weiterverarbeiten und die Zustände der Spalte Abrechnung. Wenn Sie in einer Zeile etwas nicht deuten können, ist das der kürzeste Weg.
• Liste, Baum und Fluss: dieselben Dokumente, anders sortiert. Die Liste zeigt sie in den drei Gruppen und ist die Voreinstellung. Der Baum zeigt einen Vorgang je Zeile, also ein Ursprungsangebot mit seinen Beauftragungen, Nachträgen und Rechnungen; zugeklappt steht dort das jüngste Dokument, weil das die Stelle ist, an der der Vorgang gerade steht. In der Kopfzeile eines Vorgangs führen die Auftragsnummer auf das Auftragboard und das jüngste Dokument in den Beleg. Der Fluss zeichnet denselben Weg von links nach rechts, also Angebot, Beauftragung oder Nachtrag, Rechnung, Gutschrift, mit Verbindungslinien dazwischen. Ein Klick auf ein Kästchen zeigt Nummer, Betrag und Status in einer Karte darunter.

• Angebote weiterverarbeiten: Beauftragung und Nachtrag: der nächste Schritt aus einer Zeile heraus.
• Angebotserstellung und Grunddaten: die Bearbeitung eines einzelnen Angebots.
• Rechnungserstellung: Übersicht: dieselbe Ansicht von der Rechnungsseite.
• Rechnungen korrigieren: Storno und gesperrte Dokumente: der Weg, wenn eine Nummer schon vergeben ist.
• Offene Posten (OP-Liste): was in der Spalte OP noch aussteht.
• Nummernkreise: woher die Nummer kommt, die beim Festsetzen fällt.