Angebotserstellung und Grunddaten

Im Angebot stellen Sie zusammen, was Sie einem Kunden, einer Hausverwaltung oder einer Versicherung anbieten. Es ist der Ausgangspunkt für alles Weitere: Aus dem Angebot entstehen später Beauftragung, Nachtrag, Bestellschein für den Subunternehmer und schließlich die Rechnung.
Wer hier sauber arbeitet, tippt später nichts mehr nach.

Zu finden im Projekt im Bereich Angebote – oder über Formulare▸ Angebote.

Was Sie vorher brauchen

  • Ein Projekt mit Kunde und Objekt.
  • Einen Auftrag, dem das Angebot zugeordnet wird – dann gehört es zum richtigen Gewerk.
  • Idealerweise gepflegte Leistungen, damit Sie nicht jede Position frei schreiben müssen.
Die Angebotsmaske im Überblick

  • Projektpfad – ganz oben: Projekt, Auftrag und Angebotsnummer. Über Projekt und Auftrag springen Sie zurück.
  • Angebotsnummer – ein Klick darauf öffnet das Fenster Angebot bearbeiten mit allen Grunddaten.
  • Info – rechts im Pfad, klappt eine Zeile mit Kunde, Versicherung, Objekt, Steuersatz, Datum und Ersteller auf.
  • Werkzeugleiste – Leerzeile, Suche, Kopieren, Einfügen, Lesezeichen, Prozent, Abmarkieren, Aufmaß, Snapshot und Löschen.
  • Positionsbereich – alle Leistungen, Texte und Überschriften des Angebots.
  • Angebotssumme – unten rechts, wird laufend mitgerechnet.
Hinweis:
Wurden aus dem Angebot bereits Rechnungen erzeugt, erscheinen diese oben als Schaltflächen mit der Rechnungsnummer – grün, wenn die Rechnung abgeschlossen ist. Ein Klick führt zur Rechnung.

Angebot bearbeiten: die Grunddaten

Ein Klick auf die Angebotsnummer öffnet die Einstellungen des Angebots.
  • Notiz – kurze interne Notiz. Erscheint nicht beim Kunden, hilft aber beim Wiederfinden.
  • Steuersatz – der Mehrwertsteuersatz dieses Angebots.
  • Ersteller – der verantwortliche Mitarbeiter.
  • Kunde – bei mehreren Kunden im Projekt der Empfänger dieses Angebots.
  • Infotext – ist der Haken gesetzt, wird der hinterlegte Infotext ins Angebot übernommen.
  • Privat – kennzeichnet das Angebot als privates Angebot.
  • Referenz – Bestellnummer oder Kundenreferenz. Bei öffentlichen Auftraggebern oft Pflicht.
  • Kostenstelle – interne Zuordnung.
  • Auftrag – zu welchem Auftrag im Projekt das Angebot gehört.
  • Angebotstyp – Angebot, Beauftragung, Teilbeauftragung oder Nachtrag.
  • Einleitungs-, Schluss- und Zusatztext – die Texte, die im PDF vor und nach den Positionen stehen.
Hinweis:
Im Feld Referenz lässt sich eine Bestellnummer oder Kundenreferenz hinterlegen.

Hinweis:
Änderungen in diesem Fenster werden mit Speichern übernommen. Änderungen an den Positionen werden dagegen sofort gespeichert, sobald Sie ein Feld verlassen.

Zeit sparen: ein altes Angebot übernehmen

Solange ein Angebot noch keine einzige Position enthält, erscheint oben rechts die Schaltfläche Angebot importieren. Dahinter wählen Sie ein bestehendes Angebot aus und übernehmen dessen Positionen mit Übernehmen.
Hinweis:
Die Schaltfläche Angebot importieren erscheint nur, solange das Angebot keine Position enthält. Sobald die erste Position erfasst ist, wird sie ausgeblendet.

Tipp aus der Praxis:
Bei einem vergleichbaren Schaden lässt sich so das letzte Angebot übernehmen und anschließend anpassen.

Angebot ansehen, herunterladen, speichern

Oben rechts lag früher eine Reihe von drei Symbolen. Geblieben ist eines, neben dem Menü für das Leistungsverzeichnis und der Statusauswahl:
  • Drucker: öffnet die Belegvorschau, eine Leiste am rechten Rand mit dem fertigen PDF, so wie es der Kunde bekommt. Seine Farbe sagt, was gedruckt wird: gelb ist ein Entwurf mit Wasserzeichen und ohne Nummer, grün heißt festgesetzt und schon gedruckt oder versendet, neutral heißt festgesetzt, aber noch nicht gedruckt.
Was Sie mit dem Angebot tun können, steht in der Vorschau unter dem PDF:
  • In Dokumente speichern: legt das Angebot bei den Dokumenten des Auftrags ab.
  • Download: lädt es als Datei auf Ihren Rechner.
  • Per E-Mail senden: öffnet das E-Mail-Fenster mit dem Angebot schon als Anhang.
Hinweis:
Ablegen und Download sind aus der Knopfleiste verschwunden und stehen jetzt unter dem PDF in der Vorschau. Beides tut etwas mit dem Beleg, und dafür sollte man ihn gesehen haben. In der Maske bleibt der Knopf fürs Ansehen.

Achtung:
Ansehen, Drucken und Herunterladen vergeben keine Nummer. Ein Entwurf bleibt ein Entwurf. Die Angebotsnummer fällt erst, wenn Sie das Angebot weiterverarbeiten oder per E-Mail versenden. Beim Anhängen an eine E-Mail sagt die Leiste das vorher an.

Achtung:
In der Bearbeitungsmaske sehen Sie die Positionsliste. Wie das Dokument beim Empfänger aussieht, mit Nummerierung, Zwischensummen sowie Einleitungs- und Schlusstext, zeigt erst die Druckansicht.

Was damit zusammenhängt

  • Angebotserstellung: Leistungen suchen und erfassen – der nächste Schritt.
  • Angebote im Projekt – dort sehen Sie alle Angebote eines Projekts im Zusammenhang.
  • Leistungen und Leistungsverzeichnis – der Vorrat, aus dem Sie Positionen ziehen.
  • PDF-Layout und Berichtstexte – bestimmen Aussehen und Standardtexte.
  • Nummernkreise: vergeben die Angebotsnummer, sobald das Angebot festgesetzt wird.
  • Angebote weiterverarbeiten: Beauftragung und Nachtrag: dort fällt die Nummer.