Subunternehmer

In diesem Bereich verwalten Sie die Fremdfirmen, die in diesem Projekt mitarbeiten: welche Firma beteiligt ist, wer dort Ihr Ansprechpartner ist, wann sie vor Ort ist und welche Rechnungen von ihr vorliegen.
Der wichtigste Nutzen liegt am Ende: Sie sehen, welche Kosten der Subunternehmer verursacht hat und mit welchem Betrag Sie diese an den Auftraggeber weiterberechnet haben. Damit ist bei jedem Schaden nachvollziehbar, was daran verdient wurde.

Zu finden im Projekt im Bereich Subunternehmer.

Was Sie vorher brauchen

Die Firma muss in den Stammdaten unter Subunternehmer angelegt sein. Im Projekt können Sie sie dann auswählen – etwa über eine Folgearbeit, bei der Sie „Subunternehmer im Projekt hinterlegen“ wählen.

Die Übersicht

Zu jeder beteiligten Firma sehen Sie:
  • den Firmennamen
  • hinterlegte Ansprechpartner
  • geplante Termine
  • vorliegende Rechnungen
Ein Klick auf den Firmennamen öffnet die Stammdaten der Firma. Dort sehen und ändern Sie die hinterlegten Angaben – und Sie sehen, ob die Firma eine generelle Freigabe hat, also ohne separate Beauftragung anfangen darf.
Hinweis:
Die generelle Freigabe ist im Alltag eine wichtige Information: Firmen mit Freigabe können Sie auf Zuruf losschicken. Bei allen anderen sollte vorher eine schriftliche Beauftragung heraus – sonst streiten Sie später über den Umfang.

Ansprechpartner hinterlegen

Im Bereich Mitarbeiter tragen Sie die Person ein, mit der Sie in diesem Projekt zu tun haben:
  • Name
  • Position im Unternehmen, wenn bekannt
  • Kontaktdaten
Über das Plus wird die Person dem Projekt hinzugefügt.
Hinweis:
Tragen Sie den Vorarbeiter oder Bauleiter ein, der wirklich auf der Baustelle ist – nicht die Zentrale. Das ist die Nummer, die Sie brauchen, wenn vor Ort etwas klemmt.

Termine des Subunternehmers planen

Im Bereich Termine hinterlegen Sie, wann die Firma vor Ort ist. Der Termin erscheint anschließend in der Zeitleiste des Projekts. Optional können Sie eine Information zum Termin ergänzen.
Hinweis:
Genau dafür lohnt sich der Eintrag: Sie sehen in der Zeitleiste, wann der Trockenbauer fertig ist, und planen Ihre eigenen Leute erst danach ein. Ohne diese Termine planen Sie ins Blaue und schicken Techniker auf eine Baustelle, auf der noch gearbeitet wird.

Rechnungen des Subunternehmers hinterlegen

Im Bereich Rechnungen erfassen Sie die Eingangsrechnungen der Firma:
  • Rechnungsnummer
  • die Rechnung selbst als PDF- oder Bilddatei
  • Rechnungssumme
  • Zahldatum
Nach dem Speichern liegt die Rechnung dauerhaft im Projekt und ist jederzeit einsehbar.

Weiterberechnung: was bleibt bei Ihnen?

Ist eine Subunternehmerrechnung erfasst, zeigt der Bereich Weiterberechnet, mit welchem Betrag Sie diese Kosten an den Auftraggeber weitergegeben haben.
Hinweis:
Das ist die betriebswirtschaftlich wichtigste Zahl in diesem Bereich. Sie sehen unmittelbar, ob die Vergabe aufgegangen ist – was die Fremdfirma gekostet hat und was Sie dafür bekommen haben. Steht dort nichts, wurde die Rechnung noch nicht weiterberechnet: ein guter Anlass, das vor der Schlussrechnung zu prüfen.

Was damit zusammenhängt

  • Stammdaten Subunternehmer – dort werden Firma, Zahlungsziel, Skonto und die ausgeführten Gewerke gepflegt.
  • Folgearbeiten – über sie kommt die Firma meist ins Projekt.
  • Angebot – daraus entsteht der Bestellschein, mit dem Sie die Firma beauftragen.
  • Zeitleiste und Kalender – dort erscheinen die Termine der Firma.
  • Auswertung – Fremdleistungen und Weiterberechnung fließen dort ein.