Dokumentenupload im Auftrag

Hier sammeln Sie alle Dateien, die zu diesem Auftrag gehören: Abtretungen, Skizzen, Grundrisse, Schadenunterlagen, E-Mails, Bilder oder andere Nachweise.
Der Vorteil liegt im Alltag: Die Unterlagen liegen nicht verteilt in Ordnern und Postfächern, sondern am passenden Auftrag. Wer den Auftrag öffnet – auch der Techniker unterwegs –, hat alles beisammen.

Zu finden im jeweiligen Auftrag im Bereich Dokumente.

Was Sie vorher brauchen

Nur den Auftrag und die Datei. Alles Weitere entscheiden Sie beim Hochladen.
Ein Dokument hochladen

1. Name eintragen – kurz und eindeutig. Der Name erscheint später in der Liste.
2. Dokument auswählen – die Datei von Ihrem Computer.
3. Daten hinzufügen – damit wird die Datei am Auftrag abgelegt.
Hinweis:
Verwenden Sie klare Namen wie Abtretung, Grundriss, Schadenskizze, Versicherungsunterlagen oder E-Mail Schadenmeldung. Dann findet jeder im Büro und im Außendienst die Datei sofort. „Scan_20260810.pdf“ hilft niemandem.

Welche Dateien sich eignen

Für fertige Unterlagen ist PDF die beste Wahl – solche Dateien lassen sich überall zuverlässig öffnen und behalten ihr Aussehen. Bilder und Skizzen können Sie auch als JPG oder PNG hochladen.

Die drei Haken und was sie bewirken

Die Haken bestimmen, wie Pluvius das Dokument einordnet und wo es wieder auftaucht. Sie sind freiwillig – ohne Haken wird die Datei als normales Auftragsdokument gespeichert.
  • Skizze – für Zeichnungen, Grundrisse und Schadenskizzen. Die Datei kann dann im Termin und im Außendienst als Skizze zum Auftrag angezeigt werden. Der Techniker sieht sie also vor Ort, ohne zu suchen.
  • Abnahme – für Dokumente, die vor Ort unterschrieben werden sollen: eine Abtretung, ein Abnahmeformular, eine Bestätigung des Kunden.
  • Extern sichtbar – nur setzen, wenn externe Personen mit Projektzugang das Dokument sehen dürfen. Ohne diesen Haken bleibt es intern.
Achtung:
Prüfen Sie Extern sichtbar besonders sorgfältig. Ist ein Dokument freigegeben, können externe Zugänge es sehen. Interne Arbeitsunterlagen, Kalkulationen oder Notizen gehören nicht dazu – geben Sie nur frei, was für den Empfänger bestimmt ist.

Die Dokumentenliste

Unter dem Upload-Bereich stehen alle Dateien des Auftrags:
  • Upload – wann die Datei hochgeladen wurde
  • Größe – wie groß die Datei ist
  • Dokument – über den Namen öffnen Sie die Datei
  • Extern – zeigt, ob die Datei freigegeben ist. Der Schalter lässt sich hier direkt umstellen
  • Bearbeiten – über den Stift Name, Datei und Einordnung ändern
  • Löschen – über den Papierkorb die Datei entfernen
Hinweis:
Die Spalte Extern ist gleichzeitig Ihre Kontrolle: Ein Blick genügt, um zu sehen, was für externe Zugänge offen liegt. Prüfen Sie das, bevor Sie einem Versicherer oder einer Hausverwaltung Zugang geben.

Der Bereich Unterschriften

Darunter stehen die unterschriebenen Dokumente, die über Pluvius entstanden sind – etwa eine unterschriebene Abtretung oder ein unterzeichneter Schadenbericht.
  • Dokumentname – öffnet das unterschriebene PDF
  • Datum – wann die Unterschrift gespeichert wurde
  • Unterschrift (1/1) – wie viele der benötigten Unterschriften vorliegen. Bei 1/1 ist alles vollständig
Hinweis:
Dokumente und Unterschriften sind nicht dasselbe. Oben liegen die Dateien, die Sie hochgeladen haben. Unten stehen die Dokumente, die aus einem Unterschriftsablauf in Pluvius entstanden sind. Ein fehlendes unterschriebenes Dokument laden Sie also nicht unten hoch – es entsteht dort von selbst, sobald unterschrieben wurde.

Der Ablauf im Alltag

Erhalten Sie ein Dokument zum Auftrag, laden Sie es hoch und geben ihm einen klaren Namen. Dann entscheiden Sie, ob es eine besondere Aufgabe hat: Zeichnung oder Grundriss – Skizze. Soll vor Ort unterschrieben werden – Abnahme. Darf ein externer Zugang es sehen – Extern sichtbar. Danach erscheint es in der Liste und kann jederzeit geöffnet, geändert, freigegeben oder gelöscht werden.

Was damit zusammenhängt

  • Termine und Außendienst – als Skizze markierte Dateien erscheinen dort beim Auftrag.
  • Unterschriftsabläufe – erzeugen die Einträge im Bereich Unterschriften.
  • Externe Nutzer – sehen nur, was ausdrücklich freigegeben ist.
  • Bilddokumentation – Fotos gehören dorthin, nicht in die Dokumente; hier liegen Unterlagen.
  • Berichte – erzeugte Berichte des Auftrags finden Sie ebenfalls beim Auftrag.