Funktionen im Projekt

Oben in der Projektansicht, neben der Projektnummer, liegen einige Funktionen für das Projekt als Ganzes: eine Beschreibung hinterlegen, ein Projekt kopieren, Inhalte in ein anderes Projekt übertragen und ein abgeschlossenes Projekt archivieren.
Diese Funktionen brauchen Sie nicht täglich – aber wenn Sie sie brauchen, ersparen sie viel Handarbeit. Vor allem in zwei Situationen: ein zweiter Schaden im selben Gebäude, und ein Fall, der versehentlich im falschen Projekt gelandet ist.

Zu finden im Projekt oben neben der Projektnummer.

Projektbeschreibung hinterlegen

Neben der Projektnummer können Sie eine kurze Beschreibung eintragen. Sie erscheint auch in der Projektübersicht.
Hinweis:
Das ist die schnellste Hilfe zum Wiederfinden. „Rohrbruch Küche, 3 Wohnungen betroffen“ sagt in der Liste mehr als jede Projektnummer. Nutzen Sie es besonders, wenn Sie mehrere Projekte am selben Objekt haben.

Projekt kopieren

Projekt kopieren erstellt ein neues Projekt auf Basis des vorhandenen. Übernommen werden ausschließlich die Objektdaten. Das ursprüngliche Projekt bleibt unverändert.
Hinweis:
Der typische Fall: ein neuer Schaden im selben Gebäude. Sie müssen Adresse, Ansprechpartner und Objektart nicht neu eintippen. Alles andere – Aufträge, Termine, Bilder, Rechnungen – bleibt beim alten Projekt, wo es hingehört.

Projektdaten übertragen

Mit Projektdaten übertragen verschieben Sie Inhalte in ein anderes, bereits bestehendes Projekt. Übertragen werden können:
  • Nachrichten
  • vollständige Aufträge samt Berichten, Bildern und Dokumenten
  • Angebote und Rechnungen
  • unterschriebene Arbeitsnachweise
  • eingetragene Mieter
Nicht übertragen werden:
  • Objektdaten
  • Kundendaten
  • Versicherer
  • Hausverwaltung
  • Schadennummer
Die ausgewählten Inhalte liegen danach im Zielprojekt.
Hinweis:
Der typische Fall: Ein Auftrag wurde im falschen Projekt angelegt, oder es sind versehentlich zwei Projekte für denselben Schaden entstanden. Statt alles neu zu erfassen, schieben Sie die Inhalte zusammen.

Achtung:
Angebote und Rechnungen, deren Nummer eine Auftrags- oder Projektnummer enthält, behalten die Nummer des ursprünglichen Projekts. Das ist beabsichtigt – eine bereits verschickte Rechnungsnummer darf sich nicht ändern. Rechnen Sie also damit, dass im Zielprojekt eine Rechnung mit „fremder“ Nummer steht.

Projekt exportieren

Projekt exportieren brauchen Sie nur, wenn ein Partnerunternehmen ebenfalls mit Pluvius arbeitet. Dann lassen sich beide Systeme koppeln und Projekte direkt zwischen ihnen übertragen.
Hinweis:
Für den normalen Alltag ist diese Funktion nicht nötig. Wenn Sie mit einem Partnerbetrieb zusammenarbeiten, der auch Pluvius nutzt, die Kopplung wird einmal eingerichtet.

Projekt archivieren

Projekt archivieren schließt ein Projekt ab und nimmt es aus der aktiven Übersicht. Sinnvoll, wenn:
  • das Projekt vollständig abgeschlossen ist
  • die letzte Rechnung verschickt wurde
  • keine weitere Bearbeitung nötig ist

Archivierte Projekte bleiben vollständig erhalten. Sie finden sie über die Suche, wenn Sie den Filter Archiv setzen, und können sie jederzeit wieder dearchivieren.
Hinweis:
Archivieren ist immer die richtige Wahl gegenüber dem Löschen. Es hält die tägliche Liste kurz, ohne dass etwas verloren geht – und ein Jahr später ist der Fall samt Bildern und Nachweisen noch vollständig belegbar.

Hinweis:
Änderungen wie das Archivieren werden automatisch im Nachrichtenverlauf des Projekts festgehalten. Sie können also später nachvollziehen, wann ein Projekt geschlossen wurde und von wem.

Was damit zusammenhängt

  • Projektübersicht – dort erscheint die Beschreibung, und dort suchen Sie archivierte Projekte über den Archiv-Filter.
  • Objektdaten – Grundlage beim Kopieren.
  • Nachrichtenverlauf – dokumentiert Archivieren und andere Änderungen.
  • Nummernkreise – erklären, warum übertragene Rechnungen ihre alte Nummer behalten.
  • Systemkopplung – Voraussetzung für den Export an ein Partnerunternehmen.