Termine im Projekt anlegen

Termine sind der Punkt, an dem aus einem Auftrag ein Einsatz beim Kunden wird. Ein Termin gehört immer zu einem Auftrag und trägt eine Tätigkeit – daraus ergibt sich, was der Techniker vor Ort zu tun hat: Bericht schreiben, Feuchtigkeit messen, Geräte aufbauen.
Planen können Sie an zwei Stellen: in der Zeitleiste des Projekts oder direkt im Auftrag. Beides führt zum gleichen Ergebnis, die Zeitleiste ist bei mehreren Terminen übersichtlicher.

Zu finden im Projekt in der Zeitleiste oder im jeweiligen Auftrag im Bereich Termine.

Was Sie vorher brauchen

Mindestens einen Auftrag im Projekt. Ohne Auftrag gibt es nichts, worauf sich ein Termin beziehen könnte. Wie Sie einen anlegen, steht im Guide Aufträge im Projekt.
Schritt 1: Auftrag und Tätigkeit wählen

In der Zeitleiste auf das graue Plus klicken, dann:
  • den Auftrag auswählen, zu dem der Termin gehört – etwa Trocknung
  • die Tätigkeit festlegen, die durchgeführt werden soll – etwa Schadenaufnahme
Hinweis:
Die Tätigkeit ist die wichtigste Angabe im Termin. Sie bestimmt die Farbe im Kalender und legt fest, was der Techniker vor Ort ausfüllen muss. Wählen Sie hier falsch, fehlt dem Kollegen später zum Beispiel das Messprotokoll oder das Geräteaufbaublatt.

Schritt 2: Datum und Dauer

Datum und Uhrzeit eintragen. Zusätzlich können Sie eine Dauer in Tagen angeben: Tragen Sie 3 ein, wird der Termin automatisch für drei aufeinanderfolgende Tage geplant.
Hinweis:
Das ist bei längeren Arbeiten hilfreich – etwa wenn ein Fliesenleger oder Maler mehrere Tage im Haus ist. Sie legen einen Termin an statt drei einzelne.

Schritt 3: Mitarbeiter zuweisen

Wählen Sie eine Person oder mehrere gleichzeitig. Der Termin erscheint anschließend in den Kalendern aller zugewiesenen Personen.
Schritt 4: Bestätigt oder unbestätigt?

Beim Speichern entscheiden Sie:
  • Unbestätigt – der Termin steht, ist mit dem Kunden aber noch nicht abgesprochen. Er lässt sich jederzeit verschieben, auch mit der Maus im Kalender.
  • Bestätigt – der Termin ist fest vereinbart. Er muss zuerst abgesagt beziehungsweise freigegeben werden, bevor er sich ändern lässt.
Hinweis:
Diese Sperre ist Absicht: Ein mit dem Mieter vereinbarter Termin soll nicht versehentlich verrutschen. Legen Sie deshalb im Zweifel unbestätigt an und bestätigen erst, wenn Sie die Zusage haben.

Hinweis:
Jedes Zu- und Absagen wird automatisch im Nachrichtenverlauf des Projekts festgehalten. Damit ist später belegbar, wann was vereinbart oder abgesagt wurde – ohne dass jemand eine Notiz schreiben muss.

Schritt 5: Ein Angebot an den Termin hängen

Ist für eine Tätigkeit in den Einstellungen ein Angebot vorgesehen, erscheint beim Anlegen ein zusätzliches Auswahlfeld. Dort können Sie dem Termin ein oder mehrere Angebote zuordnen.
Hinweis:
Die Positionen des Angebots werden dem Mitarbeiter im Termin als Aufgabenliste angezeigt. Er kann sie vor Ort abhaken – und Sie sehen anschließend, was wirklich gemacht wurde. Das ist die Grundlage für eine Rechnung, die zum Angebot passt.

Der Termin in der Zeitleiste

Nach dem Speichern erscheint der Termin in der Zeitleiste, farbig nach Tätigkeit. Die Legende zu den Farben lässt sich oben rechts einblenden.
Das Bild dient der Veranschaulichung. Tätigkeiten und Farben sind bei Ihnen individuell eingestellt.

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Bei vielen Terminen können Sie die Zeitleiste einschränken – zum Beispiel nach Auftrag, Tätigkeit oder Mitarbeiter.
Terminvorschläge und Bestätigungen an Mieter senden

Direkt aus der Terminübersicht können Sie dem Mieter einen Terminvorschlag oder eine Terminbestätigung schicken. Die Textvorlagen dafür werden in den Einstellungen hinterlegt und können Angaben automatisch einsetzen, etwa:
  • Projektnummer
  • Ansprechpartner
  • Datum und Uhrzeit
Hinweis:
Voraussetzung ist eine E-Mail-Adresse beim Mieter. Deshalb lohnt es sich, sie beim Anlegen des Mieters gleich zu erfassen.

Mehrere Mieter, mehrere Bestätigungen

Sind in einem Projekt mehrere Mieter hinterlegt – etwa mehrere betroffene Wohnungen –, wird die Bestätigung je Person erfasst. Bestätigt nur einer, ist genau das im Termin sichtbar.
Hinweis:
Diese Information sieht auch der Techniker vor Ort. Er weiß dadurch, welche Wohnungen zugänglich sind, und fährt nicht umsonst in ein Haus, in dem nur eine von vier Türen aufgeht.

Termine direkt im Auftrag verwalten

Sie können Termine auch im Auftrag selbst anlegen, ändern und löschen:
1. Den Auftrag öffnen.
2. Den Bereich Termine aufrufen.
3. Oben rechts einen neuen Termin anlegen und Tätigkeit, Datum, Uhrzeit und Mitarbeiter festlegen.
In dieser Ansicht können Sie außerdem:
  • einen Arbeitsnachweis nachträglich hinzufügen – etwa wenn er auf Papier vorliegt
  • eine Notiz zum Termin hinterlegen
  • den Termin löschen
Das Vorgehen ist dasselbe wie in der Zeitleiste.

Was damit zusammenhängt

  • Aufträge – jeder Termin gehört zu einem Auftrag.
  • Tätigkeiten – bestimmen Farbe und Pflichten am Termin; werden in den Einstellungen festgelegt.
  • Mieter – erhalten Vorschläge und Bestätigungen, brauchen dafür eine E-Mail-Adresse.
  • Kalender – dort erscheinen die Termine aller Mitarbeiter nebeneinander.
  • Nachrichtenverlauf – Zu- und Absagen werden automatisch dort dokumentiert.
  • Angebote – lassen sich an den Termin hängen und vor Ort abhaken.
  • Arbeitsnachweise – entstehen am Termin und können hier nachgetragen werden.