Aufträge im Projekt

Ein Projekt sagt, wo der Schaden ist und wer beteiligt ist. Was tatsächlich gearbeitet wird, steht im Auftrag.
Aufträge werden in Abteilungen angelegt – jede Abteilung ist ein Arbeitsbereich Ihres Betriebs, etwa Leckageortung, Trocknung oder Wiederherstellung. Daran hängt anschließend alles Weitere: Termine, Berichte, Bilder, Geräte, Angebote und Rechnungen gehören immer zu einem Auftrag, nicht zum Projekt als Ganzem.

Zu finden im Projekt selbst – die Abteilungen stehen dort gebündelt.

Was Sie im neuen Projekt sehen

Nach dem Anlegen zeigt das Projekt alle verfügbaren Abteilungen, zum Beispiel:
  • Leckageortung
  • Reparatur
  • Trocknung
  • Demontage
  • Wiederherstellung
Das Bild dient der Veranschaulichung. Welche Abteilungen es gibt und welche Farben sie haben, ist bei Ihnen individuell eingestellt.

Einen Auftrag anlegen

1. Die passende Abteilung wählen und Auftrag anlegen auswählen.
2. Bei Bedarf eine Kurzbeschreibung zum Schaden oder zur Aufgabe eintragen.
3. Mit dem Plus wird der Auftrag erstellt und erscheint in der Projektübersicht.
Hinweis:
Hat eine Abteilung Unterkategorien, können Sie diese direkt auswählen – zum Beispiel die Nachortung innerhalb der Leckageortung. Das ist genauer als ein zweiter allgemeiner Auftrag und macht später in der Auswertung den Unterschied sichtbar.

Nur anlegen, was gebraucht wird

Sie müssen nicht für jede Abteilung einen Auftrag erstellen. Wenn nur eine Leckageortung und eine Trocknung stattfinden, legen Sie genau diese zwei an. Das hält die Projektansicht übersichtlich, und in der Auswertung entstehen keine leeren Vorgänge.

Der Auftrag ist zunächst leer

Nach dem Anlegen enthält ein Auftrag noch nichts. Er füllt sich im Verlauf der Arbeit mit:
  • Terminen
  • Bildern
  • Dokumenten
  • Berichten
Alles davon wird im jeweiligen Auftrag gespeichert – die Trocknungsbilder liegen also beim Trocknungsauftrag und nicht irgendwo im Projekt.

Der Status: woran Sie den Stand erkennen

Sind in Ihrem System Status und Automatisierungen eingerichtet, erhält ein neuer Auftrag automatisch einen Startstatus – häufig „Termin erstellen“. Der Status zeigt allen Beteiligten, was als Nächstes zu tun ist, und er ist die Grundlage für die Fortschrittsbalken in der Projektübersicht.
Hinweis:
Welche Status es gibt und welcher automatisch gesetzt wird, ist bei jedem Betrieb anders eingestellt. Wenn bei Ihnen kein Status erscheint, sind noch keine eingerichtet – das lässt sich nachholen.

Übersicht behalten

Aufträge lassen sich ein- und ausklappen. Auch im eingeklappten Zustand bleibt der Status sichtbar – Sie sehen den Stand also, ohne alles zu öffnen.

Mehrere Aufträge in einer Abteilung

In einer Abteilung können mehrere Aufträge liegen. Wird zum Beispiel später eine weitere Ortung nötig, legen Sie einfach einen zusätzlichen Auftrag in der Leckageortung an.
Hinweis:
Das ist der wichtigste Grundsatz für die Ordnung: Ein Schaden bleibt ein Projekt. Legen Sie für eine Nacharbeit kein zweites Projekt an, sondern einen weiteren Auftrag. Sonst zerfällt derselbe Fall in zwei Vorgänge – mit zwei Projektnummern, getrennten Rechnungen und einer Versicherung, die Rückfragen stellt.

Was damit zusammenhängt

  • Abteilungen – werden in den Einstellungen angelegt und benannt; sie bestimmen, was hier zur Auswahl steht.
  • Tätigkeiten – gehören zur Abteilung und legen fest, was am Termin zu tun ist, etwa Bericht, Messung oder Geräteaufbau.
  • Termine – werden am Auftrag angelegt, nicht am Projekt.
  • Status und Automatisierungen – bestimmen den Startstatus und den weiteren Ablauf.
  • Projektübersicht – die farbigen Balken dort zeigen den Stand dieser Aufträge.
  • Angebot und Rechnung – beziehen sich auf den Auftrag, deshalb ist die richtige Abteilung von Anfang an wichtig.