Der Auftragseingang ist das Vorzimmer Ihrer Projekte. Hier landen neue Anfragen, die noch kein Projekt sind: gemeldete Schäden, Anrufe, die jemand aufgenommen hat, oder Meldungen, die ein Kunde selbst über ein Formular auf Ihrer Internetseite abgeschickt hat.
Sie sehen die Anfrage an, prüfen sie – und wenn Sie den Auftrag annehmen, wird daraus mit einem Klick ein vollständiges Projekt. Alle Angaben werden dabei übernommen, Sie tippen nichts zweimal.

Zu finden links im Menü unter Projektbezogene Eingabe → Auftragseingang.

Was Sie hier sehen

Alle noch nicht angenommenen Anfragen stehen in einer Liste. Neue Anfragen werden im Menü mit einer Zahl angezeigt – Sie erkennen also ohne Nachsehen, ob etwas eingegangen ist.

Über das Suchfeld oben finden Sie eine bestimmte Anfrage, zum Beispiel nach Adresse, Ort oder Name.

Hinweis:
Über die Postleitzahl-Zuordnung können Sie nachsehen, welcher Ihrer Standorte für eine bestimmte Postleitzahl zuständig ist. Das hilft bei der Frage, wer den Einsatz übernimmt, bevor Sie den Auftrag annehmen.

Eine Anfrage selbst erfassen

Ruft ein Kunde an, erfassen Sie die Meldung über Hinzufügen. Es öffnet sich ein Formular mit den Angaben, die Sie am Telefon ohnehin abfragen:

Name oder Firma
Telefon, Mobilnummer und E-Mail
Straße, Postleitzahl, Ort
Art der Immobilie

Hinweis:
Weicht der Schadenort von der Anschrift ab – etwa weil der Eigentümer woanders wohnt als das beschädigte Haus steht –, schalten Sie die entsprechende Option ein. Dann erscheinen zusätzliche Felder für die abweichende Adresse.

Versicherung und Schadennummer
Wenn schon bekannt ist, über welche Versicherung der Schaden läuft, können Sie das gleich hinterlegen und eine Schadennummer eintragen. Beides ist kein Pflichtfeld und lässt sich später im Projekt ergänzen.

Hinweis:
Zur Auswahl stehen nur Versicherungen, die in den Stammdaten angelegt sind.

Abteilung und Beschreibung
Zum Schluss wählen Sie die betroffene Abteilung – etwa Leckageortung oder Trocknung – und schreiben in das Freitextfeld, was gemeldet wurde. Diese Beschreibung geht nicht verloren: sie wird beim Annehmen in den Nachrichtenverlauf des Projekts übernommen, zusammen mit dem Namen der Person, die die Meldung aufgenommen hat.

Mit Absenden liegt die Anfrage im Auftragseingang.

Anfragen, die Kunden selbst schicken

Dasselbe Formular kann auf Ihrer Internetseite eingebunden werden. Dann meldet der Kunde seinen Schaden selbst, die Anfrage landet direkt in Ihrem Auftragseingang, und niemand muss sie abtippen.

Eine Anfrage ansehen

Ein Klick auf die Objektadresse zeigt alle erfassten Angaben. So sehen Sie den vollständigen Sachverhalt, bevor Sie entscheiden.

Aus der Anfrage ein Projekt machen

Sie nehmen den Auftrag an, indem Sie auf den gelben Kreis klicken. Dabei passiert Folgendes:

Es entsteht ein Projekt mit eigener Projektnummer.
Der Projektleiter wird zugewiesen.
Kundendaten, Objektdaten, Versicherung, Schadennummer und die Zusatzangaben werden übernommen.
Die Beschreibung wird in den Nachrichtenverlauf des Projekts geschrieben.

Hinweis:
Nach dem Annehmen verschwindet die Anfrage aus dem Auftragseingang. Das ist richtig so – sie ist nicht verloren, sondern lebt als Projekt weiter. Ab jetzt finden Sie den Fall über die Projektübersicht oder die Projektsuche.

Wie es weitergeht

Im Projekt arbeiten Sie normal weiter: weitere Aufträge anlegen, Termine planen, Angaben ergänzen. Die Kundendaten und das Objekt sind schon erfasst – Sie beginnen also nicht bei Null, sondern mittendrin.

Was damit zusammenhängt

Stammdaten – die Versicherungen zur Auswahl kommen von dort.
Abteilungen – die Auswahl im Formular sind Ihre eingerichteten Abteilungen.
Projektübersicht – dort geht der Fall nach dem Annehmen weiter.
Nachrichten – die Beschreibung aus dem Formular steht anschließend im Verlauf des Projekts.