Wenn eine Rechnung bereits gebucht ist, sollte sie nicht einfach verändert werden. Für Korrekturen nutzt Pluvius eigene Korrekturbelege. Dadurch bleibt nachvollziehbar, welche Rechnung ursprünglich gestellt wurde und wodurch sie korrigiert wurde.

Storno

Ein Storno wird genutzt, wenn eine gebuchte Rechnung vollständig aufgehoben werden soll. Pluvius erstellt dabei einen eigenen Storno-Beleg mit negativen Positionen. Die ursprüngliche Rechnung bleibt weiterhin sichtbar und wird als storniert gekennzeichnet.

Geeignet für: vollständige Korrektur einer gebuchten Rechnung.
Auswirkung: Es entsteht ein eigener negativer Korrekturbeleg.
Anzeige: In der Projektansicht hängt der Storno als Korrektur unter der ursprünglichen Rechnung.
Wichtig: Ein Storno ist erst möglich, wenn die Rechnung gebucht ist.

Gutschrift

Eine Gutschrift wird genutzt, wenn nur bestimmte Positionen oder Mengen korrigiert werden sollen. Sie wählen die betroffenen Positionen aus und tragen bei Bedarf die Menge ein, die gutgeschrieben werden soll.

Geeignet für: teilweise Korrektur einer gebuchten Rechnung.
Positionen auswählen: Markieren Sie die Positionen, die gutgeschrieben werden sollen.
Mengen anpassen: Wenn nur ein Teil einer Position gutgeschrieben wird, passen Sie die Anzahl an.
Auswirkung: Pluvius erstellt eine eigene Gutschrift mit negativen Beträgen für die ausgewählten Positionen.

Hinweis:
Storno und Gutschrift sind nicht dasselbe. Ein Storno hebt die Rechnung vollständig auf. Eine Gutschrift korrigiert nur ausgewählte Positionen oder Mengen.

Warum kann ich gebuchte Rechnungen nicht normal ändern?

Sobald eine Rechnung gebucht ist, ist sie ein wichtiger kaufmännischer Beleg. Damit keine Nummernlücken oder unklare Änderungen entstehen, bleibt der ursprüngliche Beleg erhalten. Änderungen werden über zusätzliche Korrekturbelege dokumentiert.

Wichtig:
Wenn eine Rechnung noch nicht gebucht ist, kann sie als Entwurf noch angepasst oder gelöscht werden. Wenn sie gebucht ist, arbeiten Sie mit Storno oder Gutschrift.

In Pluvius passieren beim Weiterverarbeiten einige Dinge automatisch. Das ist gewollt, damit Angebote, Beauftragungen, Nachträge und Rechnungen später sauber zusammenhängen und nicht versehentlich durcheinander geraten.

Nummern werden automatisch vergeben

Angebote und Rechnungen bekommen beim Anlegen automatisch eine passende Nummer. Diese Nummer wird aus dem eingerichteten Nummernkreis gebildet. Dadurch müssen Benutzer die Nummer nicht selbst vergeben.

Angebot: Beim Anlegen wird automatisch eine Angebotsnummer vergeben.
Rechnung: Beim Anlegen wird automatisch eine Rechnungsnummer vergeben.
Gutschrift: Auch Korrekturbelege erhalten eine eigene Nummer.

Hinweis:
Wenn Nummernkreise geändert werden müssen, sollte das vor dem produktiven Arbeiten geprüft werden. Im normalen Arbeitsalltag sollten Benutzer keine Dokumentnummern frei eintragen müssen.

Status ändert sich durch Weiterverarbeitung

Wenn ein Angebot weiterverarbeitet wird, setzt Pluvius je nach Schritt automatisch einen passenden Status. Dadurch kann später besser erkannt werden, ob ein Angebot noch offen ist oder bereits als Grundlage für weitere Dokumente genutzt wurde.

Beauftragung erstellt: Das Ursprungsangebot kann als Freigabe erhalten markiert werden.
Schlussrechnung erstellt: Der beauftragte Umfang kann als Berechnet markiert werden.
Storno erstellt: Wenn keine aktive Rechnung mehr am Angebot hängt, kann der berechnete Stand wieder zurückgesetzt werden.

Warum sind manche Angebote gesperrt?

Ein Angebot wird gesperrt, wenn es einen Arbeitsstand erreicht hat, der nicht mehr einfach verändert werden sollte. Das betrifft zum Beispiel Angebote, die bereits versendet, freigegeben, abgelehnt, berechnet oder weiterverarbeitet wurden. Auch wenn daraus bereits ein Folgedokument, eine Rechnung oder ein Bestellschein entstanden ist, wird der Stand geschützt.

Warum? Damit der ursprüngliche Angebotsstand nicht nachträglich verändert wird, obwohl darauf bereits eine Beauftragung oder Rechnung basiert.
Was bedeutet das im Alltag? Statt das alte Angebot zu ändern, erstellen Sie je nach Fall eine Beauftragung, einen Nachtrag oder eine Korrektur.
Was bleibt möglich? Der Zusammenhang bleibt sichtbar, und die vorhandenen Dokumente können weiterhin geöffnet und nachvollzogen werden.

Wichtig:
Wenn ein Angebot bereits als Grundlage für eine Beauftragung oder Rechnung genutzt wurde, sollte es nicht mehr wie ein normaler Entwurf bearbeitet werden. Für neue oder zusätzliche Leistungen nutzen Sie einen Nachtrag.

Warum sind gebuchte Rechnungen geschützt?

Eine Rechnung wird beim Buchen abgeschlossen. Danach ist sie nicht mehr nur ein Entwurf, sondern ein kaufmännischer Beleg. Deshalb wird eine gebuchte Rechnung nicht mehr normal gelöscht oder frei verändert.

Vor dem Buchen: Die Rechnung sollte vollständig geprüft werden, zum Beispiel Empfänger, Leistungszeitraum, Konto, Kostenstelle und Positionen.
Nach dem Buchen: Korrekturen laufen über Storno oder Gutschrift.
Offener Betrag: Nach dem Buchen kann Pluvius Zahlungseingänge und offene Beträge nachvollziehen.

Empfehlung:
Buchen Sie Rechnungen erst, wenn alle Pflichtangaben geprüft sind. Besonders wichtig sind Rechnungsempfänger, Leistungszeitraum, Konto, Kostenstelle, Referenz bei öffentlichen Auftraggebern und die richtige Zuordnung zum Angebot oder zur Beauftragung.