Vorschuss-, Abschlags- und Schlussrechnung erstellen

Eine Vorschussrechnung nutzen Sie, wenn vorab eine Zahlung angefordert werden soll. Sie ist hilfreich, wenn Material, Geräte, Planung oder andere Kosten bereits vor Beginn oder während der Arbeiten abgesichert werden sollen.

Wie funktioniert die Vorschussrechnung?

Bei der Vorschussrechnung werden nicht automatisch die normalen Leistungspositionen übernommen. Stattdessen wird die Rechnung angelegt und die Vorschussposition anschließend passend ergänzt. Dadurch kann der Vorschuss als eigener Betrag erfasst werden, ohne dass einzelne Leistungspositionen schon endgültig abgerechnet werden müssen.

  • Geeignet für: Zahlungen vorab oder Sicherheitsleistungen.
  • Positionen: Die pauschale Vorschussposition wird nach dem Anlegen der Rechnung ergänzt.
  • Späterer Ablauf: Der Vorschuss kann bei der weiteren Abrechnung und Schlussrechnung berücksichtigt werden.
Hinweis:
Verwenden Sie eine Vorschussrechnung nur, wenn wirklich eine Zahlung vorab angefordert wird. Für bereits erbrachte Teilleistungen ist meistens die Abschlagsrechnung besser geeignet.


Eine Abschlagsrechnung nutzen Sie, wenn während der laufenden Arbeit bereits ein Teilbetrag abgerechnet werden soll. Das ist zum Beispiel sinnvoll bei größeren Aufträgen, längeren Baustellen oder wenn nur bestimmte Mengen bereits erbracht wurden.

Wann nutze ich eine Abschlagsrechnung?

  • Wenn der Auftrag noch nicht komplett abgeschlossen ist.
  • Wenn bereits Teilleistungen ausgeführt wurden.
  • Wenn ein Teilbetrag während des Projekts berechnet werden soll.
  • Wenn später noch eine Schlussrechnung folgen soll.

Was wird beim Erstellen ausgewählt?

Beim Erstellen wählen Sie aus, welche Positionen oder Mengen jetzt abgerechnet werden sollen. Pluvius zeigt dabei den beauftragten Umfang, bereits abgerechnete Mengen und den noch offenen Rest an. So wird vermieden, dass versehentlich mehr berechnet wird, als beauftragt oder noch offen ist.

  • Position auswählen: Nur markierte Positionen werden in die Abschlagsrechnung übernommen.
  • Menge jetzt: Hier tragen Sie ein, welcher Anteil aktuell abgerechnet wird.
  • Prozentwert: Bei mehreren Positionen kann ein prozentualer Abschlag gesetzt werden.
  • Bereits abgerechnet: Pluvius berücksichtigt vorhandene Abschläge oder Vorschüsse im weiteren Ablauf.
Hinweis:
Eine Abschlagsrechnung ist kein Abschluss des Projekts. Die endgültige Abrechnung erfolgt später über die Schlussrechnung.


Die Schlussrechnung nutzen Sie am Ende eines Auftrags. Sie dient dazu, den beauftragten Umfang abschließend abzurechnen und bereits erstellte Vorschüsse oder Abschläge sichtbar zu berücksichtigen.

Wann erstelle ich eine Schlussrechnung?

  • Wenn der Auftrag abgeschlossen ist.
  • Wenn der restliche offene Betrag berechnet werden soll.
  • Wenn vorher Abschlags- oder Vorschussrechnungen erstellt wurden.
  • Wenn der Auftrag kaufmännisch sauber abgeschlossen werden soll.

Was zeigt Pluvius in der Schlussrechnung?

Pluvius zeigt bei der Schlussrechnung die bisherige Abrechnung mit an. Bereits vorhandene Abschläge oder Vorschüsse werden berücksichtigt, damit am Ende erkennbar ist, welcher Betrag bereits berechnet oder gezahlt wurde und welcher Restbetrag noch offen ist.

  • Gesamtumfang: Der beauftragte oder ausgewählte Leistungsumfang wird dargestellt.
  • Bereits berechnet: Vorherige Abschläge oder Vorschüsse werden mit aufgeführt.
  • Restzahlung: Der offene Betrag wird für den Abschluss sichtbar.
Hinweis:
Prüfen Sie vor der Schlussrechnung, ob alle Nachträge, Abschläge und Vorschüsse vollständig im Projekt erfasst sind. Danach ist der Auftrag kaufmännisch deutlich sauberer nachvollziehbar.